Arbeitszimmer und Betriebsräume: Steuerfallen kennen – und clever umgehen

Wichtig | Erfüllen Sie die drei Voraussetzungen nicht, sind die Aufwendungen insgesamt nicht abzugsfähig (BFH, Beschluss vom 27.03.2007, Az. I B 125/06, Abruf-Nr. 243439).

Sie müssen also alle im Zusammenhang mit dem Arbeitszimmer stehenden Einzelpositionen fortlaufend und zeitnah innerhalb der Buchführung auf einem besonderen Konto als Betriebsausgabe erfassen. Das gilt auch für laufende Kosten wie Darlehenszinsen, Miet- und Energiekosten.

Zeitnah erfolgt die Aufzeichnung, wenn die Verbuchung auf gesonderten Konten innerhalb einer Frist von zehn Tagen, ausnahmsweise innerhalb eines Monats, erfolgt. Eine gesonderte Aufzeichnung erst nach Ablauf des Geschäftsjahres genügt dem BFH nicht (BFH, Urteil vom 11.03.1988, Az. III R 62/87).

Das bedeutet aber auch: Erfassen Sie die Aufwendungen für das Arbeitszimmer erst nachträglich in der Buchführung, z. B. weil Sie die gesamten Aufwendungen für das Arbeitszimmer erst im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses ermittelt und sodann eingebucht haben, verstoßen Sie bereits gegen die Pflicht. Folglich sind die Aufwendungen für das Arbeitszimmer nicht mehr abzugsfähig.

Wichtig | Die Aufzeichnungspflicht gilt unabhängig davon, ob Sie Ihren Gewinn per Bilanz oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln (BFH, Urteil vom 22.11.1988, Az. III R 171/82 und Urteil vom 26.10.1988, Az. X R 25/87).

Alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit dem Arbeitszimmer stehen, einzeln und zeitnah aufzuzeichnen, ist zeit- und arbeitsintensiv. Fallen z. B. Finanzierungsaufwendungen an, müssen Sie nämlich bei jeder Darlehensrate bedenken, dass der enthaltene Zinsanteil durch die bereits vorangegangenen Tilgungen gesunken ist. Deshalb gestattet die Finanzverwaltung praxisgerechte Vereinfachungen (BMF, Schreiben vom 15.08.2023, Az. IV C 6 – S 2145/19/10006 :027, Abruf-Nr. 236925):

Sowohl bei betrieblich genutzten Räumen als auch beim häuslichen Arbeitszimmer handelt es sich aufgrund der betrieblichen Nutzung um notwendiges Betriebsvermögen (R 4.2 Abs. 7 EStR). Die positive Folge dessen: Die Gebäude- abschreibung richtet sich nach § 7 Abs. 4 Nr. 1 EStG – und fällt folglich mit drei Prozent pro Jahr höher aus als die Abschreibung von Privatvermögen. Letztere beträgt nämlich meist nur zwei Prozent.

Diese Steuerfalle lässt sich mithilfe von drei Strategien vermeiden:

beträgt. Halten Sie diese Grenzen ein, können Sie Ihre Arbeitsräume auch als steuerlich begünstigtes Privatvermögen behandeln (R 4.2 Abs. 8 EStR). Bei einem Verkauf nimmt das Finanzamt dann nur eine Besteuerung vor, wenn ein privates Veräußerungsgeschäft nach § 23 Abs. 1 Nr. 1 EStG vorliegt, sprich der Verkauf innerhalb von zehn Jahren nach Erwerb erfolgt und zuvor keine Privatnutzung vorlag. Deshalb bleibt der Gewinn typischerweise steuerfrei.

Nutzen Sie die Arbeitsräume überwiegend auch privat (z. B. für private Büroarbeiten oder zur Verwaltung von Unterlagen), liegt eine Mischnutzung und infolgedessen kein notwendiges Betriebsvermögen vor. Folglich verbleiben die Betriebsräume im Privatvermögen. Der Vorteil: Ein späterer Veräußerungsgewinn unterliegt nur nach Maßgabe des § 23 Abs. 1 Nr. 1 EStG der Besteuerung und ist deshalb regelmäßig steuerfrei. Der Nachteil: Sie können die Aufwendungen für die Betriebsräume nicht mehr absetzen, sondern nur noch die Home-Office-Pauschale geltend machen.

Handelt es sich bei Ihren Betriebsräumen um Betriebsvermögen und haben Sie durch die Veräußerung einen Gewinn realisiert, können Sie die Besteuerung nach Maßgabe des § 6b EStG durch Bildung und Übertragung einer steuerfreien Rücklage „hinausschieben“. Dann unterliegt der Gewinn im Idealfall erst im Jahr der Betriebsaufgabe bzw. -veräußerung der Besteuerung. In Kombination mit den dann geltenden Besonderheiten (Freibetrag nach § 16 Abs. 4 EStG sowie begünstigter Steuersatz nach § 34 Abs. 1 oder Abs. 3 EStG), lässt sich die tatsächliche Steuerbelastung oft merklich reduzieren.