Steuerliche Regeln rund um Betriebsveranstaltungen kennen und Steuerfallen vermeiden

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Mitarbeiter und dessen Begleitpersonen anlässlich von solchen Veranstaltungen gehören zum Arbeitslohn (§ 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a S. 1 EStG).

Zu den Betriebsveranstaltungen gehören typischerweise Betriebsausflüge, Jubiläums-, Sommer- und Weihnachtsfeiern. Wer die Veranstaltung organisiert, ist unerheblich.

Relevant ist aber der Teilnehmerkreis. Der muss überwiegend aus Betriebs-

angehörigen bestehen. Dazu gehören etwa aktive oder passive Mitarbeiter und Praktikanten. Nehmen in geringem Umfang Ihre Geschäftspartner und Kunden an der Veranstaltung teil, ist das für den Charakter einer Betriebsveranstaltung unschädlich.

Wichtig | Keine Betriebsveranstaltung liegt aber vor, wenn Sie einen einzelnen Mitarbeiter z. B. anlässlich einer Beförderung, der Verabschiedung, des bevorstehenden Ruhestands oder eines Einzel-Jubiläums ehren (vgl. R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 LStR). Auch ein „Arbeitsessen“ ist keine Betriebsveranstaltung (vgl. R 19.6 Abs. 2 LStR).

Als Zuwendungen in diesem Sinne sind all Ihre Aufwendungen anzusehen. Dies gilt unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet (vgl. § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a S. 2 EStG).

Nimmt ein Mitarbeiter an einer Betriebsveranstaltung teil, handelt es sich um eine Zuwendung, die zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn i. S. v. § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG gehört. So lautet der Grundsatz. Davon gibt es zwei Ausnahmen:

Für die Bewertung ist nicht der ortsübliche Wert im Sinne des § 8 Abs. 2 EStG anzusetzen. Vielmehr müssen Sie die Zuwendungen mit den anteilig auf den Mitarbeiter und dessen Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen ansetzen (vgl. § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a S. 5 EStG).

Alternativ zur Besteuerung und Verbeitragung der Zuwendung mit den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen können Sie die Pauschalversteuerung mit 25 Prozent nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG – zu Ihren Lasten – wählen. Durch die Pauschalversteuerung vereinfacht sich die Lohnsteuererhebung. Außerdem entfallen bei zeitnaher Versteuerung die Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zu den Sozialabgaben (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Der BFH hat sich bislang zu unterschiedlichen Fragen im Zusammenhang mit der seit 2015 geltenden gesetzlichen Regelung zu Betriebsveranstaltungen befasst.

Um den zu versteuernden Arbeitslohn anlässlich einer Betriebsveranstaltung zu ermitteln, müssen Sie alle mit dieser in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Brutto-Aufwendungen ansetzen. Dies gilt auch, wenn sie für den Mitarbeiter nicht zu einem Vorteil führen (Gesamtkosten). § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a S. 5 EStG stellt eine eigenständige Bewertungsvorschrift dar, die anstelle der Bewertung mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort nach § 8 Abs. 2 S. 1 EStG anzuwenden ist.

Berücksichtigen müssen Sie alle Kosten, die der Veranstaltung direkt zugerechnet werden können. Das sind z. B. Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten, Übernachtungs- und Fahrtkosten (BMF, Schreiben vom 14.10.2015, Az. IV C 5 – S 2332/15/10001, Abruf-Nr. 145573 Tz. 6 und BMF, Schreiben vom 07.12.2016, Az. IV C 5 – S 2332/15/10001, Abruf-Nr. 190602, Punkt 3) genauso wie die Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung (Raummiete, DJ, Beleuchtung, Eventmanagement, Eintrittskarten, Sanitäter, Sicherheitsdienst, Trinkgelder, Stornokosten, etc.).

Die Gesamtkosten müssen Sie zu gleichen Teilen auf die anwesenden Teilnehmer aufteilen (BFH, Urteil vom 29.04.2021, Az. VI R 31/18, Abruf-Nr. 223501). Daher gehören auch sog. No-show-Kosten für eingeplante, aber nicht teilnehmende Mitarbeiter zu den Zuwendungen, die aus Anlass einer Betriebsveranstaltung gewährt werden und die zu Arbeitslohn führen können. Eine beim BVerfG eingereichte Beschwerde hiergegen wurde nicht zur Entscheidung angenommen (Az. 2 BvR 1443/21, Abruf-Nr. 238311).

Der BFH hatte – zweitens – entschieden, dass Sie die Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG mit einem Steuersatz von 25 Prozent zzgl. Soli und pauschaler Kirchensteuer auch dann anwenden können, wenn die Veranstaltung nicht allen Betriebsangehörigen offensteht, sondern für einen ausgewählten Teilnehmerkreis durchgeführt wird (z. B. Weihnachtsfeier für Führungskräfte). Denn nach der Legaldefinition in § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a S. 1 EStG kann eine Betriebsveranstaltung auch dann vorliegen, wenn sie nicht allen Angehörigen eines Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht (BFH, Urteil vom 27.03.2024, Az. VI R 5/22, Abruf-Nr. 241427).

Denn in § 19 Abs. 1 Nr. 1a S. 1 EStG wird ein Offenstehen der Veranstaltung für alle Beschäftigten als Voraussetzung für das Vorliegen einer Betriebsveranstaltung seit 2015 nicht mehr gefordert, so der BFH.

Begriffe, die in verschiedenen Vorschriften desselben Gesetzes verwendet werden, sind grundsätzlich einheitlich auszulegen. Für den BFH ist der Begriff der Betriebsveranstaltung in § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a S. 1 EStG und in § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG identisch.

Wichtig | Damit können Sie nun auch solche Veranstaltungen mit einem Steuersatz von 25 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer pauschal versteuern, die nicht allen Betriebsangehörigen offenstehen.

Wichtig | Der Anwendungsbereich der Pauschalierung mit dem Steuersatz von 25 Prozent anstelle des ansonsten für Sachzuwendungen geltenden Steuersatzes von 30 Prozent nach § 37b EStG dürfte sich damit erheblich erweitern. Zu beachten ist aber, dass die monatliche 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze für Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung nicht anwendbar ist. Das liegt daran, dass diese nicht nach § 8 Abs. 2 S. 1 EStG mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort, sondern nach der gesonderten Bewertungsregelung des § 19 Abs. 1 Nr. 1a S. 2 EStG zu bewerten sind.

Der uneingeschränkte Betriebsausgabenabzug gilt nur insoweit, wie an der Betriebsveranstaltung eigene Mitarbeiter und deren Begleitpersonen teilnehmen.

werden die auf diese Teilnehmer entfallenden Aufwendungen so behandelt, wie sie außerhalb der Betriebsveranstaltung zu behandeln wären. Das bedeutet: Der Betriebsausgabenabzug für diese Teilnehmer unterliegt den Abzugsbeschränkungen für Bewirtung und Geschenke.

Wichtig | Die Betriebsveranstaltung ist keine Betriebsveranstaltung mehr, wenn der Anteil an externen Gästen mehr als 50 Prozent der gesamten Teilnehmerzahl ausmacht (BMF, Schreiben vom 14.10.2015, Az. IV C 5 – S 2332/15/10001, Abruf-Nr. 145573, Tz. 1). Ist das bei Ihrer Betriebsveranstaltung der Fall, gilt der eingeschränkte Betriebsausgabenabzug für Bewirtungskosten für alle Teilnehmer, also auch für Ihre eigenen Arbeitnehmer.

Nachfolgend finden Sie ein Prüfungsschema, mit dem Sie ermitteln können, ob es sich um eine begünstigte Betriebsveranstaltung handelt und wann diese bei Ihren Mitarbeitern lohnsteuerfrei ist.