Ist ein Firmenstempel für die Versicherungsmaklertätigkeit erforderlich?

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, wonach Gewerbetreibende bzw. Firmeninhaber/Geschäftsführer von Unternehmen einen Firmenstempel im Geschäftsverkehr verwenden müssen. Dass zum seriösen Gesamtauftritt eines Unternehmens, insbesondere bei Vertragsunterschriften, ein Firmenstempel einfach dazu gehört und die Glaubwürdigkeit des Erklärenden unterstreicht, ist eine andere Frage. Willenserklärungen von Bevollmächtigten können auf Basis einer Vollmacht, insbesondere einer (schriftlichen) Original-Vollmacht, mit Wirkung für den Vollmachtgeber abgegeben oder eingeholt werden. Das regelt das BGB (§§ 164 ff., 174 BGB).

Auch wenn ein Stempel keine gesetzliche Pflicht ist, kann er gleichwohl relevant sein. So kann ein Firmenstempel im Zusammenhang mit einem gesetzlichen Schriftformerfordernis von Bedeutung sein, wie der BGH mit einem Urteil aus dem Jahr 2013 bestätigt hat.

Konkret ging es hier um den Mietvertrag für Gewerberäumlichkeiten. Laut BGH weist das Hinzusetzen eines Firmenstempels zu einer Unterschrift denjenigen, der die Unterschrift leistete, als unterschriftsberechtigt für die Firma aus (BGH, Urteil vom 23.01.2013, Az. XII ZR 35/11, Abruf-Nr. 130830). Der Leitsatz des BGH: Das Hinzusetzen eines (Firmen-)Stempels zu einer Unterschrift des Gesellschafters weist denjenigen, der die Unterschrift geleistet hat, als unterschriftsberechtigt für die Gesellschaft aus. Eine so in den Verkehr gegebene Erklärung erfüllt das Schriftformerfordernis des § 550 BGB.

Die Thematik Firmenstempel verlagert sich ohnehin, wenn ein Firmeninhaber/Geschäftsführer oder seine Mitarbeiter im üblichen Geschäfts- bzw. Rechtsverkehr mit Geschäftsbriefen agieren. Das gilt etwa auch für einen Makler, der z. B. Auskünfte von Versicherern zu einem Versicherungsvertrag eines seiner Kunden einholen möchte.

Geschäftsbriefe sind alle schriftlichen Mitteilungen über geschäftliche Angelegenheiten nach außen. Sie müssen bestimmte gesetzlich vorgeschriebene Angaben enthalten. Das gilt für alle Kaufleute.

Welche Angaben Pflicht sind, hängt von der Rechtsform der Firma ab (§§ 37a, 125a, 177a HGB; 35a GmbHG; 80 Abs. 1 AktG). Sprich, ob es sich um

Wichtig | Geschäftliche E-Mails und Faxe stehen Geschäftsbriefen gleich und erfordern daher ebenso diese Pflichtangaben.

Konkrete gesetzliche Vorgaben, wo die jeweiligen Pflichtangaben im Geschäftsbrief aufgeführt werden müssen, gibt es nicht. Oft werden die Angaben in der Fußleiste aufgeführt. Genauso gut können sie im Briefkopf wiedergegeben werden.

Wichtig | Für ein nicht im Handelsregister eingetragenes Unternehmen, etwa ein Einzelunternehmen oder eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), gibt es keine Vorschriften.

Eine GmbH muss nach § 35a GmbHG folgende Pflichtangaben in einem Geschäftsbrief aufführen:

Folgende Angaben können freiwillig in Geschäftsbriefen aufgeführt werden:

Obwohl diese Angaben keine Pflichtangaben sind, gehören sie dennoch zu den selbstverständlichen Angaben einer (Makler-)Firma und runden deren seriöses Gesamtbild ab.

Erstinformationen gemäß der Versicherungsvermittlungsverordnung wären ggf. dann zwingend anzugeben, wenn der Geschäftsbrief als Erstkontakt-Medium eingesetzt werden sollte. Die Steuer-/Umsatzsteuernummer ist ebenfalls keine Pflichtangabe auf Geschäftsbriefen. Sie ist in Geschäftsbriefen nur dann zwingend anzugeben, wenn Sie eine Rechnung oder Gutschrift enthalten würden.

Zurück zu Ihrer Frage: Sie sind als Makler nicht verpflichtet, einen Firmenstempel zu verwenden. Mit einem Firmenstempel unterstreichen Sie jedoch Ihre Glaubwürdigkeit im Geschäftsverkehr. Das gilt insbesondere in den Fällen, in denen Sie Verträge unterzeichnen oder Willenserklärungen abgeben.

Fordern Sie Kundenunterlagen an oder führen sonstige Maklertätigkeiten durch, etwa indem Sie einen Versicherungsvertrag kündigen, tun Sie dies meist per Brief, E-Mail oder Fax. Üblicherweise enthalten Ihre Vorlagen für Briefe, E-Mails oder Faxe die gesetzlichen Pflichtangaben für den Geschäftsbrief. Enthalten sind also im Fall Ihrer Makler-GmbH die Firma, Rechtsform GmbH, der Sitz der GmbH, das Registergericht und die Handelsregisternummer sowie alle Geschäftsführer. Damit sind Sie aus dem Schneider. Die Stempel-Frage stellt sich hier nicht.

Etwas anderes gilt evtl. dann, wenn Sie etwa einen Kurzbrief, einen handschriftlichen Vermerk oder Ähnliches ohne die Pflichtangaben an den Versicherer schicken. Sie enthalten dem Versicherer einige wichtige Informationen über sich vor; der Versicherer kann registergerichtliche Informationen über Sie nicht einholen. Hier könnte der Versicherer z. B. den Firmenstempel zum Nachweis der Pflichtangaben auf den Schreiben sehen wollen, um Sie und Ihre Befugnisse zu überprüfen.