Satzungsgestaltung (Teil 6): Problemfällen der Vereinspraxis gut vorbeugen

Für die Einberufung der Mitgliederversammlung ist – wenn die Satzung nichts anderes bestimmt – der Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl (im Sinne des BGB, also laut Eintrag im Vereinsregister) zuständig und berechtigt. Die Satzung muss hier also zunächst keine weiteren Regelungen treffen.

Grundsätzlich ist für die Einberufung kein gültiger Vorstandsbeschluss erforderlich. Besteht der Vorstand aus mehreren vertretungsberechtigten Mitgliedern, sollte die Satzung die Zuständigkeit eingrenzen oder einen Beschluss des Vorstands verlangen, damit es bei Konflikten im Vorstand nicht zu konkurrierenden Einladungen kommt.

Weil die Einladung zur Mitgliederversammlung keine Außenvertretungshandlung ist, kann die Satzung auch ein anderes Organ vorsehen. Im Regelfall ist das nicht praktikabel. Das Verfahren könnte aber für den Sonderfall vorgesehen werden, dass der Vorstand sich weigert, die Versammlung einzuberufen, und damit auch das umständliche Verfahren der Einberufung auf Verlangen einer Minderheit ersetzen oder abkürzen. Dabei sollte aber ein höheres als das Zehn-Prozent-Quorum gewählt werden, das das BGB für das Minderheitenbegehren vorsieht, um einen Missbrauch zu vermeiden.

Wichtig | Der letzte Satz soll sicherstellen, dass die Mitgliederdaten für die Einladung jederzeit vorliegen.

Es kommt nicht selten vor, dass der Verein keine aktuelle Mitgliederliste hat. Er riskiert dann, dass nicht eingeladene Mitglieder Beschlüsse der Mitgliederversammlung wirksam anfechten. Die Satzung könnte für diesen Fall eine Lösung treffen, bei der sich die Mitglieder regelmäßig „zurückmelden“ müssen. Zwar wird es nicht sinnvoll sein, Mitglieder, die das unterlassen, aus dem Verein auszuschließen. Die Satzung könnte ihnen aber das Recht entziehen, Beschlusse der Versammlung anzufechten, weil sie nicht eingeladen wurden. Das Verfahren könnten zugleich genutzt werden, um die Adressdaten aktuell zu halten.

Häufig treten Mitglieder „stillschweigend“ aus dem Verein aus. Das kann durch Einstellung der Beitragszahlungen oder durch Umzug ohne Mitteilung der neuen Adresse erfolgen. Um in den Fällen ein umständliches Ausschlussverfahren zu vermeiden, kann eine Streichung von der Mitgliederliste erfolgen.

Damit wäre eine Streichung insbesondere möglich, wenn Einladungen zur Mitgliederversammlung nicht zustellbar sind. Die Kann-Regelung erlaubt es dem Verein aber, auf den Ausschluss zu verzichten, solange in diesem Fall die Beiträge weitergezahlt werden.