Anspruch auf Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen im Vorstandsamt?

Die gesetzliche Grundlage für den Aufwandsersatz im Ehrenamt ist § 27 Abs. 3 BGB, der auf § 670 BGB (Auftragsrecht) verweist. Der Vorstand ist durch sein Amt Beauftragter i. S. v. § 662 BGB (unentgeltliche Geschäftsbesorgung). Eine weitere Genehmigung durch Vereinsordnungen oder einen Beschluss der Mitgliederversammlung ist für einen Aufwandsersatzanspruch deswegen nicht erforderlich. Sie könnten ihn auch nicht ausschließen. Der BGH vertritt die Auffassung, dass zu den ersatzpflichtigen Aufwendungen auch Verpflegungsmehraufwendungen gehören. Sie sind erstattungsfähig, soweit sie tatsächlich angefallen, für die Ausführung der übernommenen Tätigkeit erforderlich sind und sich in einem angemessenen Rahmen halten (BGH, Urteil vom 14.12.1987, Az. II ZR 53/87, Abruf-Nr. 090487).

Der Verein muss also angemessene Mehrkosten für die Verpflegung ersetzen, wenn sich der Vorstand auf Reisen, die er für den Verein macht, verpflegen muss. Was angemessen ist, hängt u. a. von der Größe des Vereins und dessen finanziellen Verhältnissen ab, sowie von Reiseziel und -dauer.

Die steuerlichen Pauschalen greifen zivilrechtlich aber nicht. Der Vorstand muss also die tatsächlichen Kosten nachweisen und den Mehraufwand bestimmen, weil Essen und Trinken ja zunächst Kosten der privaten Lebenshaltung sind, die auch ohne die ehrenamtliche Tätigkeit anfallen. Der Verein muss also nur den Teil erstatten, der tatsächlich einen Mehraufwand darstellt; also die Kosten, die bei Verpflegung zuhause oder am Vereinssitz nicht angefallen wären. Die steuerlichen Pauschalen (14 bzw. 28 Euro ab acht bzw. 24 Stunden Reisedauer) sind aber eine gute Orientierungshilfe.

Nach § 40 BGB kann die Regelung des § 27 Abs. 3 BGB nur per Satzung abgeändert werden. Es müsste hier also eine entsprechende Regelung aufgenommen werden, nach der der Verein keinen oder nur bestimmten Aufwandsersatz bezahlt, also z. B. Verpflegungsmehraufwendungen ausschließt. Auf eine Regelung in der Geschäftsordnung kommt es also nicht an.