Hybride und virtuelle Mitgliederversammlungen: Warum Satzungsregelungen wichtig sind

§ 32 BGB – und damit auch die Neuregelung zur virtuellen Mitgliederversammlung (s. u.) – ist eine nachgiebige Regelung (§ 40 BGB). Sie kann also durch Satzung abgeändert werden. Das bedeutet insbesondere, dass vor der Gesetzesnovellierung eingeführte Satzungsregelungen zur virtuellen Mitgliederversammlung ihre Gültigkeit behalten und es hier deswegen grundsätzlich keinen Änderungsbedarf gibt. Dennoch sollten Vereine prüfen, ob die gesetzlichen Neuregelungen ihren organisatorischen Bedürfnissen und technischen Möglichkeiten entsprechen, und die Satzung bei Bedarf anpassen.

Noch einmal zur Rekapitulation: Die Neuregelung besteht darin, dass in § 32 BGB ein neuer Absatz 2 eingefügt wird.

Die Regelung in § 32 Abs. 2 (neu) BGB verlangt, dass Mitglieder, die an der Mitgliederversammlung nur virtuell teilnehmen, ihre Mitgliederrechte uneingeschränkt wahrnehmen können. Das Rede-, Antrags- und Stimmrecht muss also in gleicher Form gewahrt werden wie in einer Präsenzversammlung.

Für eine hybride Mitgliederversammlung gilt zudem der Gleichbehandlungsgrundsatz. Die digital teilnehmenden Mitglieder müssen also die gleichen Möglichkeiten bezüglich des Rede-, Antrags- und Stimmrechts haben wie die anwesenden. Die Satzung könnte das aber einschränken. Das ist grundsätzlich kein Problem, weil die Mitglieder nach der BGB-Regelung ja die Wahl zwischen digitaler und Präsenzteilnahme haben.

Anders bei der virtuellen Teilnahme. Hier müssen die Mitgliederrechte sichergestellt sein. Denkbar wäre zwar, dass der Verein im Sonderfall virtuelle Versammlungen mit eingeschränkten Rechten durchführt (z. B. kein Rederecht gewährt). Dann muss es aber in jedem Fall zusätzlich auch Versammlungen geben, die die vollen Teilnahmerechte sicherstellen.

Der Verein muss – insbesondere mit Rücksicht auf die Zahl der Mitglieder – prüfen, ob er diese Anforderungen technisch und organisatorisch umsetzen kann. Wenn nicht, kann er diese Mitgliederrechte punktuell einschränken. Aber eben nur punktuell, weil diese Mitgliederrechte nicht grundsätzlich entzogen werden dürfen. Denkbar wären folgende Modelle:

Eine solche Einschränkung der Mitgliederrechte könnte insbesondere darin bestehen, dass die Mitglieder kein Rederecht, sondern nur das Antrags- und Stimmrecht haben. Es werden also Beschlüsse ohne Aussprache gefasst. Die Anträge könnten dabei z. B. vorab schriftlich vorgelegt werden. Faktisch entspräche das – der nach BGB möglichen – schriftlichen Beschlussfassung.

Eine Grundregelung zur virtuellen Mitgliederversammlung – wie das vor der Gesetzesnovelle erforderlich war – muss die Satzung nicht mehr schaffen. Das ist jetzt in § 32 Abs. 2 BGB hinreichend geregelt.

Die Gesetzesneuregelung verlangt aber für eine rein virtuelle Mitgliederversammlung einen Beschluss der Mitgliederversammlung. Der ist durch eine entsprechende Satzungsregelung verzichtbar. Da das Quorum für eine Satzungsänderung (nach BGB drei Viertel der anwesenden Mitglieder) höher ist als für die Einführung der virtuellen Mitgliederversammlung, wird das insbesondere bei Neugründungen sinnvoll sein.

Die Entscheidung, ob die Mitgliederversammlung in Präsenzform oder virtuell durchgeführt wird, überträgt die Satzung dann dem Vorstand:

Gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist eine Präsenzversammlung nur bei einer Beschlussfassung nach Umwandlungsrecht, also bei einer Verschmelzung des Vereins oder einem Rechtsformwechsel.

Grundsätzlich kann der Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl die Mitgliederversammlung einberufen. Er entscheidet dann auch über die Art der Durchführung. Es wäre dazu kein Beschluss des Vorstands erforderlich. Diese Regelung verhindert also, dass ein einzelnes alleinvertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied über die Art entscheidet, in der die Mitgliederversammlung durchgeführt wird. Ohne Beschluss des Vorstands kann so nur eine Präsenzversammlung einberufen werden.

Die Regelung des § 32 Abs. 2 (neu) BGB verlangt bei der virtuellen Mitgliederversammlung die Zustimmung einer vorhergehenden Versammlung. Das dient dem Mitgliederschutz.

Die zusätzliche Regelung stellt klar, dass die Mitgliederrechte auch dann voll gewahrt sind, wenn der Vorstand über die Art der Versammlung entscheidet. Hier hat die Rechtsprechung eine entsprechende Vorgabe gemacht (OLG Hamm, Beschluss vom 04.08.2022, Az. 27 W 58/22, Abruf-Nr. 231940).

Satz 1 der Regelung stellt klar, dass die Zugangsdaten nicht schon mit der Einladung verschickt werden müssen und die Mitglieder den Erhalt der Zugangsdaten prüfen müssen. Satz 2 dient insbesondere dazu klarzustellen, dass eventuelle Pflichtverletzungen der Mitglieder beim Umgang mit den Zugangsdaten nicht zulasten des Vereins gehen. Über die Sicherung der Zugangsdaten hinaus wird damit klargestellt, dass ausschließlich Mitglieder die Bild- und Tonübertragung verfolgen dürfen.

Regelt die Satzung, dass Mitgliederversammlungen auf elektronischem Weg stattfinden können, gilt das für alle Versammlungen und Beschlussgegenstände. Es kann daher sinnvoll sein, dass die Satzung die virtuelle Mitgliederversammlung in bestimmen Fällen ausschließt:

Nicht immer ist für eine Beschlussfassung eine eigene Mitgliederversammlung erforderlich. Oft geht es nur darum, die Zustimmung der Mitglieder zu eher formalen Fragen einzuholen oder die Zustimmung zu Geschäften, die im Einzelfall über das bisher Übliche (Vereinsherkommen) hinaus gehen.

Das BGB sieht als Alternative zur Beschlussfassung in der Mitgliederversammlung nur die schriftliche Beschlussfassung vor (§ 32 Abs. 3 BGB neu). Weil dafür die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich ist, ist dieses Verfahren in den meisten Vereinen nicht praktikabel.

Die Satzung kann dafür eine Sonderform der virtuellen Mitgliederversammlung vorsehen, in der die Beschlussfassung im Vordergrund steht und das Rederecht der Teilnehmer eingeschränkt ist.

Die Ladungsfrist kann von der Frist abweichen, die für eine Präsenz-Mitgliederversammlung gilt. Während der Vorstand die Möglichkeit hat, die Beschlussvorlagen zu erläutern und zu begründen, muss den Mitgliedern kein Rederecht eingeräumt werden. Zur schnelleren Durchführung wird das Antragsrecht nur im Vorfeld der Beschlussfassung ermöglicht und auf eine eventuelle Änderung der Beschlussvorlagen beschränkt.

Der neue § 32 Abs. 2 BGB lässt die Frage offen, wie virtuelle bzw. hybride Mitgliederversammlungen technisch umzusetzen sind. Vorgaben ergeben sich deswegen nur aus den allgemeinen vereinsrechtlichen Anforderungen an die Mitbestimmung der Mitglieder:

Die Hardwareanforderungen, die man dabei sicher an jedes Mitglied stellen kann, ist der Besitz eines PC und/oder eines Smartphones sowie eines Internetzugangs mit E-Mail-Adresse. Erforderliche Software muss frei verfügbar sein bzw. vom Verein kostenfrei gestellt werden.

Eine Regelung zur Einberufung der Mitgliederversammlung auf digitalem Weg (z. B. per E-Mail) enthält die gesetzliche Neuregelung nicht. Es kann deswegen zu der paradoxen Situation kommen, dass – mangels einer entsprechenden Satzungsregelung – die Mitgliederversammlung virtuell durchgeführt werden kann, dazu aber per Brief eingeladen werden muss.

Grundsätzlich gilt: Regelt die Satzung, dass zur Mitgliederversammlung „schriftlich“ eingeladen wird, ist die Einladung per E-Mail generell zulässig. Schriftform in diesem Sinn meint nämlich die Textform nach § 126b BGB, die auch durch digitale Medien erfüllt ist.

In der Regel kann die Einladung dann per E-Mail erfolgen, wenn das (etwa wegen des speziellen Mitgliederkreises) keine „unzumutbare Erschwernis“ darstellt. Fehlt eine ausdrückliche Regelung zur Einladung per E-Mail, kann aber kein Mitglied zur Angabe seiner E-Mail-Adresse verpflichtet werden. Das gilt auch, wenn eine angegebene E-Mail-Adresse ungültig wird. Das Mitglied muss dann wieder brieflich eingeladen werden.

Die Satzung sollte deswegen eine Regelung zur Einladung per E-Mail enthalten. Sie könnte wie folgt lauten:

Die Mitglieder müssen dann nicht eigens zur Angabe der E-Mail-Adresse verpflichtet werden, weil sich das von allein versteht. Eine klarstellende Regelung ist aber dennoch sinnvoll:

Wichtig | Natürlich ist auch eine Einladung über andere elektronische Medien zulässig (etwa über Messenger Dienste). Das muss die Satzung dann aber ausdrücklich regeln. Möglich wäre auch eine Ankündigung auf der Website des Vereins. Einladungen, die den Mitgliedern nicht direkt zugehen, sind aber nur für turnusmäßige Mitgliederversammlungen zulässig (deren ungefähren Termin die Mitglieder absehen können).