Reisekosten als Werbungskosten absetzen (Teil 3): Das geht beim Verpflegungsmehraufwand

Wann Sie Reisekosten infolge einer so gut wie ausschließlich beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit geltend machen können, hat SSP Ihnen in Teil 1 der Serie erläutert. Zu den abzugsfähigen Aufwendungen gehört auch der Mehraufwand für Verpflegung, der Ihnen infolge der Auswärtstätigkeit entstanden ist.

Differenzieren müssen Sie, wenn die Auswärtstätigkeit im Ausland erfolgt. Denn für Auslandstätigkeiten schreibt § 9 Abs. 4a S. 5 EStG vor, dass sich die abzugsfähige Pauschale nach dem jeweiligen Land richtet. Maßgebend ist dabei der Ort, den Sie vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht haben. Liegt dieser Ort bereits wieder im Inland, ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland entscheidend. Die konkrete Höhe der Pauschalen für Auslandsreisen ab dem 01.01.2025 finden Sie im BMF-Schreiben vom 02.12.2024 (Az. IV C – S 2353/19/10010 : 006, Abruf-Nr. 245476).

Die für Luxemburg geltenden Pauschalen gelten zudem für Schiffsreisen. Für das Personal auf deutschen Staatsschiffen sowie für das Personal auf Schiffen der Handelsmarine unter deutscher Flagge auf Hoher See gilt hingegen der Inlandsbetrag. Nur für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung ist das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.

Manche Arbeitnehmer werden bei einer Auswärtstätigkeit länger an einem Ort tätig – teils sogar länger als drei Monate. Das betrifft in der Praxis vor allem in Großprojekten eingesetzte Handwerker sowie Arbeitnehmer, die vorübergehend in anderen Filialen tätig werden.

Hier lautet die Auffassung des Fiskus: Je länger die Auswärtstätigkeit an einem Ort dauert, umso besser kann sich der Arbeitnehmer auf die auswärtige Verpflegungssituation einstellen – der Verpflegungsmehraufwand sinkt. Deshalb wird der Abzug der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate beschränkt (§ 9 Abs. 4a S. 6 EStG).

Die ungünstige Dreimonatsfrist können Sie umgehen. Von einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte, die zur Anwendung der Dreimonatsfrist führt, ist nämlich erst dann auszugehen, wenn Sie an der Tätigkeitsstätte an mindestens drei Tagen in der Woche tätig werden. Die Frist beginnt also nicht, solange Sie die Tätigkeitsstätte nur an maximal zwei Tagen in der Woche aufsuchen – auch wenn das über Jahre hinweg der Fall ist (BMF, Schreiben vom 25.11.2020, Az. IV C 5 – 2553/19/10011 : 006, Abruf-Nr. 219235, Rz. 55).

Die Dreimonatsfrist gilt auch nicht bei Tätigkeiten auf mobilen, nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen wie z. B. Fahrzeugen, Flugzeugen oder Schiffen. Auch hier können Sie die Pauschalen unbefristet absetzen. Das gilt ebenfalls, wenn Sie als Fernfahrer jeden Tag den gleichen Lkw nutzen. Entsprechendes gilt auch dann, wenn Sie Tätigkeiten in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet erbringen, z. B. als Zusteller oder Forstarbeiter (BMF, Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 56).

Nach § 9 Abs. 4a S. 7 EStG führt eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an der Tätigkeitsstätte zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn diese Unterbrechung mindestens vier Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist vollkommen unerheblich. In der Praxis liegt eine solche Unterbrechung meistens infolge von Urlaub, Krankheit, Fortbildung und Tätigkeiten an anderen Orten vor.

der anzusetzenden Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag.

Die Kürzung beträgt im Inland folglich 5,60 Euro für ein Frühstück (28 Euro x 20 Prozent) und je 11,20 Euro für ein Mittag- bzw. Abendessen (28 Euro x 40 Prozent). Dabei ist der Kürzungsbetrag auf die Höhe der grundsätzlich abzugsfähigen Verpflegungspauschale begrenzt. Ein negativer Betrag kann sich nicht ergeben.

Wichtig | Umfassende Beispiele und Fallgestaltungen zur Mahlzeitengestellung in Kombination mit dem Abzug von Verpflegungsmehraufwand finden Sie im BMF-Schreiben vom 25.11.2020 in den Rz. 61 bis 90.

Die als Werbungskosten abzugsfähigen Verpflegungsmehraufwendungen kann der Arbeitgeber auch steuer- und beitragsfrei erstatten (§ 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG). In diesem Fall mindert sich der Werbungskostenabzug um die Erstattung (§ 9 Abs. 4a S. 11 EStG).

Liegt die Erstattung oberhalb des als Werbungskosten abzugsfähigen Betrags, muss der übersteigende Betrag grundsätzlich mit den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers versteuert und verbeitragt werden. Das lässt sich aber umgehen. Denn gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG ist eine pauschale Besteuerung zu Lasten des Arbeitgebers mit 25 Prozent (zzgl. Soli und ggf. KiSt) möglich, soweit die gezahlte Vergütung die als Werbungskosten abzugsfähigen ungekürzten Pauschalen um nicht mehr als 100 Prozent übersteigt. Der Vorteil: Der Arbeitnehmer erhält einen hohen Nettobetrag für die Verpflegung während der Auswärtstätigkeit; zugleich tritt infolge der Pauschalversteuerung Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung ein.