Reisekosten als Werbungskosten absetzen (Teil 1)

Auch wenn das Wort „Reisekosten“ oft Eingang in eine Steuererklärung findet, ist der Begriff selbst nicht gesetzlich definiert. Entsprechend gibt es im EStG keine zusammenhängende Darstellung des steuerlichen Reisekostenrechts und der Abzugspositionen. Deshalb muss für den Abzug von Reisekosten grundsätzlich die Legaldefinition des § 9 Abs. 1 S. 1 EStG herhalten. Reisekosten sind als Werbungskosten abziehbar, wenn die Reise ausschließlich oder nahezu ausschließlich der beruflichen Sphäre zuzuordnen ist.

Wichtig | Die Zuordnung zur beruflichen Sphäre erfordert nicht, dass es sich zwingend um Kosten im Zusammenhang mit Ihrer nichtselbstständigen Tätigkeit (§ 19 EStG) handelt. Reisekosten sind auch bei anderen Einkunftsarten abzugsfähig. Z. B. bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung als Werbungskosten (§ 21 EStG) und bei den Gewinneinkünften (§§ 13, 15 und 18 EStG) gemäß Richtlinie 4.12 Abs. 2 LStR als Betriebsausgaben. Die einzelnen Abzugspositionen und -voraussetzungen unterscheiden sich ebenfalls nicht. Sie sind bei den Gewinneinkünften sinngemäß anzuwenden.

Reisekosten eines Arbeitnehmers sind Aufwendungen wegen einer Auswärtstätigkeit, die so gut wie ausschließlich beruflich veranlasst ist. „Auswärtstätigkeit“ heißt, dass Sie vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung, aber auch außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte, beruflich tätig werden. Zudem sind die Reisekosten nachzuweisen oder zumindest glaubhaft zu machen. Das gilt nicht nur für die einzelnen Abzugspositionen im speziellen, sondern auch für den Anlass und die Art der beruflichen Auswärtstätigkeit im generellen. Deshalb sind vor allem Reisedauer und Reiseweg aufzuzeichnen und im Zweifel durch geeignete Unterlagen (z. B. Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen oder Schriftverkehr) nachzuweisen oder glaubhaft zu machen (R 9.4 LStR).

Wann Sie außerhalb Ihrer Wohnung tätig werden, ist klar: Immer dann, wenn Sie Ihre berufliche Tätigkeit nicht im Home-Office erbringen. Doch wann werden Sie zusätzlich außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig, sodass sich eine Auswärtstätigkeit ergibt und Sie Reisekosten absetzen können? Die Lösung bietet die mit § 9 Abs. 4 EStG eingeführte Begriffsdefinition:

welcher Sie dauerhaft zugeordnet sind. Diese erforderliche Zuordnung wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen bestimmt. Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere dann auszugehen, wenn Sie unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden sollen. Der Zuordnung durch Ihren Arbeitgeber wird damit eine entscheidende Bedeutung beigemessen.

Für die wirksame Zuordnung durch Ihren Arbeitgeber ist lediglich entscheidend, dass Sie nach dessen Festlegungen prognostisch an der zugeordneten Tätigkeitsstätte tätig werden sollen und dass Sie dort zumindest in geringem Umfang Tätigkeiten zu erbringen haben, die Sie arbeitsvertraglich schulden und die zu dem von Ihnen ausgeübten Berufsbild gehören.

tätig werden sollen (quantitative Kriterien).

Auch dieser Prüfungsschritt kann ergeben, dass Sie über keine erste Tätigkeitsstätte verfügen. Dann sind immer Reisekosten abzugsfähig.

Ergebnis kann aber auch sein, dass bei Ihnen mehrere erste Tätigkeitsstätten vorliegen. § 9 Abs. 4 S. 5 EStG besagt allerdings, dass Sie für jedes Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben können. Bei sich theoretisch mehreren ergebenden ersten Tätigkeitsstätten ist deshalb diejenige Tätigkeitsstätte Ihre erste Tätigkeitsstätte, die Ihr Arbeitgeber bestimmt. Fehlt es an dieser Bestimmung oder ist sie nicht eindeutig, ist die Ihrer Wohnung am nächsten liegende Tätigkeitsstätte Ihre erste Tätigkeitsstätte.

Wichtig | Umfangreiche Erläuterungen, Fallbeispiele und Sonderfälle zur Problematik „erste Tätigkeitsstätte“ beleuchtet die Finanzverwaltung in ihrem Anwendungsschreiben vom 25.11.2020 (Az. IV C 5 – S 2353/19/10011 :006, Abruf-Nr. 219558).

Haben Sie im Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auch in einem mehr als geringfügigen Umfang private Angelegenheiten erledigt, müssen Sie die beruflich veranlassten von den privat veranlassten Aufwendungen trennen. Nur die beruflich veranlassten Aufwendungen sind abzugsfähig. Sollte eine Trennung nicht möglich sein – auch nicht durch eine Schätzung –, dann sind die gesamten Aufwendungen nicht abzugsfähig (§ 12 EStG). Von einem unschädlichen geringfügigen privaten Anteil ist auszugehen, wenn dieser nicht mehr als zehn Prozent beträgt. Parallel sind die Aufwendungen in vollem Umfang nicht abziehbar, wenn der berufliche Anteil weniger als zehn Prozent beträgt. In diesem Fall können Sie nur die Aufwendungen steuerlich berücksichtigen, die zusätzlich und ausschließlich beruflich veranlasst entstanden sind (BMF, Schreiben vom 06.07.2010, Az. IV C 3 – S 2227/07/10003:002, Abruf-Nr. 102236, Rz. 10 ff.).

Eine Sonderregelung gilt noch für Kosten der Hin- und Rückreise (nicht für Unterkunftskosten). Denn für die Fahrtkosten ist auch dann von einer untergeordneten privaten Mitveranlassung auszugehen, wenn die Reise einen eindeutigen unmittelbaren beruflichen Anlass hatte. Das ist der Fall, wenn ein Arbeitnehmer aufgrund einer Weisung seines Arbeitgebers einen ortsgebundenen Pflichttermin wahrnimmt oder ein Nichtarbeitnehmer einen ortsgebundenen Geschäftsabschluss tätigt (BMF, Schreiben vom 06.07.2010, Rz. 12).