Häusliches Arbeitszimmer: So unterscheidet es sich von „betrieblich genutzten Räumen“

Ein häusliches Arbeitszimmer, das betrieblich genutzt wird, ist nach der Rechtsprechung des BFH ein Raum, der seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in Ihre häusliche Sphäre eingebunden ist. Der Raum gehört also zu Ihrer privaten Wohnung. Dieser Raum muss vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder organisatorischer Arbeiten dienen – also klassischen Büroarbeiten. Er kann aber auch für geistige, künstlerische oder schriftstellerische Tätigkeiten genutzt werden.

Eine private Mitbenutzung ist unschädlich, solange diese weniger als zehn Prozent beträgt. Deshalb sind Aufwendungen für eine Arbeitsecke, also einen nur betrieblich genutzten Teil eines Raums, per se vom Abzug ausgeschlossen. Ein häusliches Arbeitszimmer ist typischerweise mit Büromöbeln eingerichtet, wobei der Schreibtisch regelmäßig das zentrale Möbelstück darstellt (BFH, Beschluss vom 27.07.2015, Az. GrS 1/14, Abruf-Nr. 183407).

Betrieblich genutzte Räume zeichnen sich dadurch aus, dass sie ihrer Ausstattung und Funktion nach nicht einem Büro entsprechen. Das gilt selbst dann, wenn diese ihrer Lage nach mit Ihrer Wohnung verbunden und so in Ihre häusliche Sphäre eingebunden sind. Auch hier darf die private Mitbenutzung jedoch nur von untergeordneter Bedeutung sein, damit sich abzugsfähige Betriebsausgaben ergeben (BMF, Schreiben vom 15.08.2023, Rz. 6).

Wichtig | Allein der Umstand, dass die Patienten/Mandanten/Kunden die in die Wohnung integrierten Räume nur über den Flur erreichen können, der dem privaten Bereich zuzuordnen ist, begründet keine Abzugsbeschränkung oder Einordnung der Räume als häusliches Arbeitszimmer (BFH, Urteil vom 29.01.2020, Az. VIII R 11/17, Abruf-Nr. 216749).

Die Einstufung als betrieblich genutzte Räume im Vergleich zum Arbeitszimmer offeriert bessere Abzugsmöglichkeiten. Denn auf diese Räume entfallende Aufwendungen sind ohne Beschränkung als Betriebsausgaben abzugsfähig.

Im Gegensatz dazu sind bei einem betrieblich genutzten häuslichen Arbeitszimmer noch einige Hürden zu nehmen. Zunächst muss für das Arbeitszimmer ermittelt werden, ob es den Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Das ist der Fall, wenn im Arbeitszimmer nach Würdigung des Gesamtbilds der Verhältnisse und der Tätigkeitsmerkmale diejenigen Handlungen vorgenommen und Leistungen erbracht werden, die für die konkrete Tätigkeit wesentlich und prägend sind.

Dem zeitlichen (quantitativen) Umfang der Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers kommt im Rahmen dieser Würdigung lediglich eine indizielle Bedeutung zu. Üben Sie mehrere betriebliche und berufliche Tätigkeiten nebeneinander aus, dann ist nicht auf eine Einzelbetrachtung der jeweiligen Betätigung abzustellen. Vielmehr sind alle Tätigkeiten in ihrer Gesamtheit zu erfassen, wobei Versorgungsbezüge unberücksichtigt bleiben (BMF, Schreiben vom 15.08.2023, Az. IV C 6 – S 2145/19/10006 :027, Abruf-Nr. 236925, Rz. 12 ff).

Sollte der Mittelpunkt nicht im betrieblich genutzten Arbeitszimmer liegen, sind die darauf entfallenden Aufwendungen seit 2023 nicht mehr abzugsfähig. Es kann dann maximal die Homeoffice-Pauschale geltend gemacht werden. Im anderen Fall – der Mittelpunkt liegt im Arbeitszimmer – haben Sie ein Wahlrecht: Entweder Sie setzen eine jährliche Pauschale von 1.260 Euro als Betriebsausgaben ab oder die tatsächlichen – auf das Arbeitszimmer entfallenden – Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG). Bei Abzug der tatsächlichen Aufwendungen haben Sie jedoch die Aufzeichnungspflichten des § 4 Abs. 7 EStG zu beachten, wenn es sich um ein häusliches Arbeitszimmer handelt.

Auch wenn betrieblich genutzte Räume im Vergleich zum Arbeitszimmer Vorteile bieten, haben sie eine wichtige Gemeinsamkeit. Beide bieten erhebliche Risiken. Denn weil die Räume in beiden Fällen Betriebsvermögen darstellen, unterliegen die Wertsteigerungen der Immobilie insoweit der Besteuerung. Entweder im Falle der Entnahme ins Privatvermögen oder infolge einer Veräußerung. Hätte es sich um Privatvermögen gehandelt, unterläge der Gewinn nur nach Maßgabe des § 23 EStG der Besteuerung. Einen Rettungsanker bietet § 8 EStDV. Liegen die Voraussetzungen vor (Wert nicht mehr als ein Fünftel des gemeinen Werts des gesamten Grundstücks und nicht mehr als 20.500 Euro), können die Räume als Privatvermögen behandelt werden – bei vollem Betriebsausgabenabzug. Alternativ hilft auch eine überwiegend private Mitbenutzung der Räume, um die Besteuerung der stillen Reserven zu vermeiden. Dann entfällt jedoch der Betriebsausgabenabzug – und es ist nur die Homeoffice-Pauschale abzugsfähig.