(Steuer-)Rechtliche Tücken des Spendenrechts– Das gilt für die Zuwendungsbestätigung

Die Zuwendungsbestätigung ist die materiell-rechtliche Voraussetzung für den Spendenabzug nach § 10b EStG; sprich ohne Zuwendungsbestätigung kein Spendenabzug. Die Stiftung als Spendenempfängerin muss zum Zeitpunkt der Ausstellung der Zuwendungsbestätigung hierzu berechtigt sein.

Die Frist ist taggenau zu berechnen.

Die Zuwendungsbestätigung bezieht sich grundsätzlich auf den Zeitpunkt des Zuflusses. Es ist jedoch möglich, nachträglich eine Zuwendungsbestätigung für die frühere Zuwendung auszustellen (BFH, Urteil vom 19.07.2011, Az. X R 32/10, Abruf-Nr. 120330).

Stiftungen müssen Zuwendungsbestätigungen nach dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck erstellen (§ 50 Abs. 1 EStDV). Diese verbindlichen Vordrucke hat das BMF veröffentlicht (BMF, Schreiben vom 07.11.2013, Az. IV C 4 – S 2223/07/0018: 005, Abruf-Nr. 133693; ergänzt durch das BMF-Schreiben vom 26.03.2014, Az. IV C 4 – S 2223/07/0018 :005, Abruf-Nr. 141337). Die inhaltlichen Vorgaben sind beim Erstellen streng einzuhalten.

Der Spendenabzug orientiert sich am zugewendeten Betrag. Deshalb ist der Betrag so anzugeben, dass er nicht verändert werden kann.

Bei einer Geld- und Aufwandsspende ist der zugewendete Betrag sowohl in Ziffern als auch in Buchstaben zu benennen.

Weiter ist in der Zuwendungsbestätigung anzugeben, ob es sich um den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt (Aufwandsspende). Dies gilt auch für Sammelbestätigungen und in den Fällen, in denen ein Zuwendungsempfänger grundsätzlich keine Zuwendungsbestätigungen für die Erstattung von Aufwendungen ausstellt. Das bedeutet, dass diese Angabe immer zu machen ist, auch wenn die Stiftung keine „Aufwandsspenden“ zulässt.

Bei der Aufwandsspende ist zudem zu beachten, dass die Zuwendungsbestätigung erst erteilt werden kann, wenn die Verzichtserklärung der Stiftung zugeht (FG München, Urteil vom 07.07.2009, Az. 6 K 3583/07, Abruf-Nr. 093902).

Bei Sachspenden gibt es beim Erstellen der Zuwendungsbestätigung Besonderheiten: Es sind genaue Angaben über den zugewendeten Gegenstand aufzunehmen (z. B. Alter, Zustand, historischer Kaufpreis).

Die Zuwendungsbestätigung muss eine berechtigte Person unterzeichnen. Hier ist es nicht erforderlich, dass der Vorstand der Stiftung i. S. v. § 84 Abs. 2 BGB diese Zuwendungsbestätigungen selbst unterzeichnet. Sie kann auch eine Person unterschreiben, die durch Auftrag zur Entgegennahme von Zahlungen berechtigt ist (R 10b.1 Abs. 4 EStR). Diese Bevollmächtigung muss ein vertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied erteilen.

In der Praxis werden die Zuwendungsbestätigungen maschinell erstellt. Hier reicht als Nachweis auch eine maschinell erstellte Zuwendungsbestätigung ohne eigenhändige Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person, wenn die Stiftung die Nutzung eines entsprechenden Verfahrens dem zuständigen Finanzamt angezeigt hat (R 10b.1 Abs. 4 EStR). Mit der Anzeige ist zu bestätigen, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind und eingehalten werden:

Wichtig | Für Sach- und Aufwandsspenden ist jedoch eine eigenhändige Unterschrift erforderlich.

In der Praxis ergehen teilweise auch regelmäßige Spenden, meist in Form einer monatlichen oder quartalsweisen Zahlung. Grundsätzlich ist auch in dem Fall jede Spende gesondert zu bestätigen.

Hier ist es jedoch möglich, dass die Stiftung die Zuwendungsbestätigung in Form einer Sammelbestätigung ausstellt (BMF, Schreiben vom 07.11.2013, Az. IV C 4 – S 2223/07/0018 :005, Abruf-Nr. 133693; ergänzt durch BMF, Schreiben vom 26.03.2014, Az. IV C 4 – S 2223/07/0018 :005, Abruf-Nr. 141337). Danach ist der bescheinigte Gesamtbetrag auf der zugehörigen Anlage in sämtliche Einzelzuwendungen aufzuschlüsseln. Es bestehen keine Bedenken, auf der Anlage zur Sammelbestätigung entweder den Namen des Zuwendenden oder ein fortlaufendes alphanumerisches Zeichen anzubringen, um eine sichere Identifikation zu gewährleisten.

Die Stiftung muss die Vereinnahmung der Zuwendung und ihre zweckentsprechende Verwendung nach § 50 Abs. 7 EStDV ordnungsgemäß aufzeichnen. Hierzu ist u.a. ein Doppel der Zuwendungsbestätigung aufzubewahren, sofern keine elektronische Zuwendungsbestätigung erteilt wurde.

Die Aufbewahrungspflicht besteht mindestens für die Zeit, für die die Festsetzungsfrist bei der Stiftung noch nicht abgelaufen ist. Umstritten ist, ob das Doppel nun nach § 147 Abs. 3 AO sechs oder zehn Jahre aufzubewahren ist. Es empfiehlt sich, die Zuwendungsbestätigung zehn Jahre aufzubewahren.

Der Spender kann die Stiftung bevollmächtigen, die Zuwendungsbestätigung der für seine Besteuerung nach dem Einkommen zuständigen Finanzbehörde nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung nach Maßgabe des § 93c AO zu übermitteln (§ 50 Abs. 2 EStDV). Hierzu hat der Spender der Stiftung Identifikationsnummer (§ 139b AO) mitzuteilen. Die Stiftung hat dem Spender die übermittelten Daten elektronisch oder auf dessen Wunsch als Ausdruck zur Verfügung zu stellen; in beiden Fällen ist darauf hinzuweisen, dass die Daten der Finanzbehörde übermittelt worden sind.

Derzeit ist dieses Verfahren noch nicht praxisrelevant. Denn die Schaffung des Zuwendungsempfängerregisters (§ 60b AO) soll hier der Ausgangspunkt für Anwendungen sein, mit denen Spendenbescheinigungen für Organisationen, Spender und Steuerverwaltung künftig digital abgewickelt werden können. Das Zuwendungsempfängerregister soll damit auch ein Baustein für eine vorausgefüllte Steuererklärung sein, bei der sogar die Belegvorhaltepflicht entfällt, weil eine Spendenquittung in Papier für den Steuerabzug nicht mehr erforderlich sein wird (BT-Drs. 19/25160, Seite 198).

In den Fällen der sog. Kleinspenden bis 300 Euro sowie bei Spenden zur Linderung der Not in Katastrophenfällen können anstelle von herkömmlichen Zuwendungsbestätigungen vereinfachte Spendennachweise erbracht werden. Dem Finanzamt genügt dann regelmäßig der Zahlungsbeleg.

Die Zulassung für den vereinfachten Spendennachweis muss beim Landes- oder Bundesfinanzministerium beantragt werden bzw. wird durch entsprechende Erlasse verfügt. Es gibt hier üblicherweise keine betragsmäßige Begrenzung.

Es reicht ein selbst erstellter Online-Banking-Ausdruck als Zuwendungsnachweis im Sinne einer Buchungsbestätigung aus, wenn aus dem Ausdruck Name und Kontonummer des Auftraggebers und Empfängers, der Betrag sowie der Buchungstag ersichtlich sind (OFD Magdeburg, Schreiben vom 14.02.2006, Az. S 2223 – 145 – St 217, Abruf-Nr. 222839).

Für Kleinspenden bis 300 Euro ist keine Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster nötig – es genügt ein Beleg, aus dem Name und Kontonummer oder ein sonstiges Identifizierungsmerkmal des Auftraggebers und des Empfängers, der Betrag, der Buchungstag sowie die tatsächliche Durchführung der Zahlung hervorgehen. Auf dem Beleg müssen folgende Angaben stehen:

Die 300-Euro-Grenze beim vereinfachten Spendennachweis gilt pro Betrag. Es können also mehrfach pro Jahr Zahlungen so nachgewiesen werden.

Seit 01.01.2024 speichert das Bundeszentralamt für Steuern im Zuwendungsempfängerregister zu Zwecken des Sonderausgabenabzugs folgende Daten:

Wichtig | Seit dem 01.01.2025 können sich auch ausländische Organisationen im Zuwendungsempfängerregister registrieren (§§ 50 Abs. 1 S. 2 f., 84 Abs. 2 d EStDV). Sie müssen dann ebenfalls eine Zuwendungsbestätigung ausstellen, die den obigen Anforderungen entspricht.