E-Rechnung: Das sind die zehn wichtigsten Praxis- und Anwendungsfragen für Stiftungen

Seit Januar 2025 müssen unternehmerisch tätige Stiftungen die E-Rechnung nutzen. Es gibt aber Übergangsregelungen, die SB Ihnen bereits vorgestellt hat (SB 9/2024, Seite 169). Das Besondere: Die Übergangsregelungen gelten nur für die Ausstellung von E-Rechnungen, nicht jedoch für den Empfang. Stiftungen müssen den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen.

Die neue E-Rechnung zieht viele Praxis- und Anwendungsfragen nach sich. Daher hat das BMF am 15.10.2024 ein umfangreiches Schreiben (Az. III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, Abruf-Nr. 244405) und am 19.11.2024 FAQ veröffentlicht. Wichtig sind vor allem die folgende zehn Punkte:

Die E-Rechnung betrifft alle Umsätze zwischen inländischen Unternehmern – auch Gutschriften. Es gibt aber Ausnahmen.

Der durch das JStG 2024 neu eingeführte § 34a UStDV entbindet Kleinunternehmer ab sofort von der verpflichtenden Verwendung der E-Rechnung. Damit sind Stiftungen, die als Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG tätig sind, nicht betroffen. Sie dürfen die E-Rechnung dennoch freiwillig verwenden. Aber Achtung: Auch als Kleinunternehmer müssen Stiftungen E-Rechnungen empfangen können.

Auch Verträge können als Rechnung angesehen werden, wenn sie die nach §§ 14, 14a UStG erforderlichen Angaben enthalten. Besteht für die Stiftung eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, z. B. bei einem Mietvertrag über eine Gewerbefläche, kann der zugrunde liegende Vertrag als ergänzende Angabe aufgenommen werden; sprich als Anhang zur E-Rechnung.

Ist bei einem Dauerschuldverhältnis, z. B. bei Mietvertrag, eine E-Rechnung verpflichtend zu erstellen, reicht es, wenn sie einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum ausgestellt wird. In dieser ist der zugrunde liegende Vertrag als Anhang aufzunehmen oder aber es muss sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergeben, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Für die folgenden Perioden gilt dann – wie bisher auch – Abschnitt 14.5 Abs. 17 UStAE; sprich es reicht, wenn sich diese Zeiträume aus den einzelnen Zahlungsbelegen, z. B. aus den Überweisungsaufträgen oder den Kontoauszügen, ergeben.

Für vor dem 01.01.2027 als sonstige Rechnung (z. B. PDF oder Papierrechnung) erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.

Für die Übermittlung gibt es keinen vorgeschriebenen Weg. Es kommen z. B. der Versand per E‑Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes, die Übergabe z. B. auf einem USB‑Stick oder der Download über ein Internetportal in Betracht. Der Übermittlungsweg der E‑Rechnung im konkreten Einzelfall kann zivilrechtlich zwischen den Parteien geregelt werden, z. B. durch Vertrag.

Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Recht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch die Stiftung. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten der Stiftung auch als erfüllt, wenn sie eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat. Der Nachweis kann bspw. anhand des Sendeprotokolls erfolgen.

E-Rechnungen müssen zwar eine elektronische Verarbeitung der enthaltenen Daten ermöglichen (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG). Diese neue Möglichkeit brauchen Stiftungen aber nicht zu nutzen. Sie können eingehende E-Rechnungen auch manuell in der Buchführung verarbeiten. Um die Digitalisierung voranzutreiben und Prozesse zu beschleunigen, sollten Stiftungen eingehende E-Rechnungen jedoch elektronisch verarbeiten.

Hat das Finanzamt bisher zur Überprüfung der Steuererklärung oder -anmeldung eine Rechnung angefordert, so hat die Stiftung diese typischerweise in Kopie vorgelegt oder als PDF übersandt. Das hat sich am 01.01.2025 geändert: Handelt es sich bei der vom Finanzamt angeforderten Rechnung um eine E-Rechnung, dann ist der strukturierte Datensatz zu übermitteln. Das ist nun über ELSTER möglich.

Stiftungen müssen ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Das gilt auch für E-Rechnungen. Bei diesen ist mindestens der strukturierte Rechnungsteil – dieser enthält alle Pflichtangaben i. S. v. §§ 14, 14a UStG – acht Jahre lang so aufzubewahren, dass er unveränderbar in seiner ursprünglichen Form vorliegt.

Die E-Rechnung kann berichtigt werden, aber die Berichtigung muss ebenfalls durch E-Rechnung erfolgen. Denn für eine Rechnungsberichtigung gemäß § 31 Abs. 5 S. 3 UStDV gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 UStG; sprich alle Pflichtangaben sind aufzunehmen. Eine Übermittlung der fehlenden oder unzutreffenden Angaben in einer anderen Form – z. B. als PDF oder per Papierrechnung – reicht nicht. Eine wirksame Berichtigung einer E-Rechnung wirkt zudem auf den Zeitpunkt der Ausstellung der ursprünglichen E-Rechnung zurück (vgl. BMF, Schreiben vom 18.09.2020, Az. III C 2 – S 7286-a/19/10001 :001, Abruf-Nr. 217987).

Wichtig | In Fällen einer Änderung der Bemessungsgrundlage gemäß § 17 UStG, z. B. wegen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen, muss bei einer E-Rechnung der Steuerbetrag in der ursprünglichen Rechnung nicht berichtigt werden. In diesen Fällen muss die Stiftung in der Rechnung nur darauf hinweisen, dass eine im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts besteht (§ 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG). Dazu reicht ein eindeutiger Verweis auf den Vertrag.

Sind Stiftungen nach § 15 UStG zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss hierfür eine ordnungsgemäße Rechnung (§§ 14, 14a UStG) vorliegen. Besteht also nach § 14 Abs. 2 S. 2 UStG für den Unternehmer, der an die Stiftung leistet, eine E-Rechnungs-Pflicht, erfüllt nur diese die Anforderungen an den Vorsteuerabzug. Verwendet der Unternehmer eine sonstige Rechnung (z. B. Papierrechnung), kann die Stiftung die Vorsteuer nicht abziehen. Für den Vorsteuerabzug muss der Unternehmer die sonstige Rechnung in eine E-Rechnung berichtigen (Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE).