So kann der Verteidiger Besonderheiten bei der Aktenführung für die Verteidigung nutzen

Die Aktenführung befindet sich im Umbruch zur elektronischen Akte. Der Gesetzgeber hat mit den §§ 32 ff. StPO die rechtliche Grundlage dafür geschaffen. Auch für die elektronische Aktenführung gelten die Grundlagen einer ordnungsgemäßen Aktenführung durch Aktenvollständigkeit, Aktenwahrheit und Aktenklarheit (dazu Wenzel PStR 23, 281 ff.). Neben der Akte sind vor allem auch bei Beweismitteln die Grundregeln der ordnungsgemäßen Aktenführung einzuhalten sowie nachvollziehbar und gesichert zu archivieren. Damit sind neben den Papierakten oder sachlich vorhandenen Beweismitteln auch alle weiteren Informationen, Daten oder Beweismittel von diesem Grundsatz umfasst, die auf Bild- oder Tonträgern sowie auf elektronischen Speichermedien – wie z. B. in einer Cloud, USB-Stick, Festplatte, Großrechnersystemen – gespeichert sind (Müller-Jacobsen/Peters, wistra 09, 458, 459).

Ein wichtiges Kriterium einer verlässlichen und aussagekräftigen Akte ist der Zeitpunkt, in dem die Akte erstellt wird. Es steht nicht im Ermessen oder Belieben der Strafverfolgungsbehörden, zu welchem Zeitpunkt sie die Akte vollständig herstellt, sondern sie muss die notwendigen Ermittlungsvermerke, verfahrensleitenden Verfügungen, Erkenntniszusammenfassungen oder andersartige Informationen unverzüglich zur Akte nehmen (BGH 16.12.20, 2 BGs 408/20, StraFO 21, 470, 471).

Unverzüglich meint ohne schuldhaftes Zögern i. S. d. § 121 Abs. 1 BGB. Der zuständige Beamte muss die Vermerke nicht sofort erstellen und zur Akte nehmen, sondern der richtige Zeitpunkt ist situationsbedingt zu bestimmen. Der richtige Zeitraum des unverzüglichen Handelns hängt demzufolge von den äußeren Umständen des Einzelfalls ab. Berichte sind allerdings nicht mehr innerhalb der entsprechend anzuwendenden Frist des § 121 BGB erstellt, sofern vom einleitenden Beamten ein Zeitraum von mehreren Tagen, Wochen oder Monaten überschritten wurde (Jäger, in: Joecks/Jäger/Randt, Steuerstrafrecht, 9. Aufl., § 397 AO Rn. 118), da der strafprozessuale Vorgang der Einleitung hinreichend beweisrechtlich gesichert werden muss. Dies ist insbesondere wichtig, wenn der Beschuldigte gem. § 397 Abs. 3 AO aufgefordert werden soll, dass er sich zu bestimmten Tatsachen äußern oder Unterlagen vorlegen soll, die im Zusammenhang mit der vorgeworfenen Tat stehen. Hingegen ist als noch „ohne schuldhaftes Zögern“ anzusehen, wenn zwischen dem Einleiten des Verfahrens und dem späteren Erstellen des Verdachtsprüfungsvermerks ein innerer, kurzer Sachzusammenhang bestand.

Innerdienstliche Termine oder Besprechungen reichen indes für einen solch langen inneren Sachzusammenhang nicht aus. Sobald der einleitende Beamte zwischenzeitlich Zeit hat, ist der Verdachtsprüfungsvermerk anzufertigen.

Der Beamte muss die Beweismittel nicht nur unverzüglich sicher lagern, sondern auch umfassend dokumentieren. Insoweit sind die vorgenannten Grundsätze auf die Beweismittel übertragbar. In der Ermittlungsakte oder im jeweiligen Sonderband ist unverzüglich und vollständig zu vermerken, welche Fundstücke an welchem Ort in Zusammenhang welcher strafprozessualen Maßnahme zu welchem Zeitpunkt gewonnen wurden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Beweismittel beschlagnahmt oder zur Durchsicht mitgenommen werden.

Werden Beweismittel zurückgegeben, ist dies gesondert und detailliert festzuhalten. Dies gilt auch für elektronische Medien, Computer, Telefone usw.

Wird eine Vorfeldermittlung oder eine strafprozessuale Vorermittlung in ein Ermittlungsverfahren überführt, müssen in der Ermittlungsakte der genaue Zeitpunkt und die genauen Gründe vermerkt sein, aus denen sich die Veränderungen ergeben haben (BGH 16.12.20, 2 BGs 408/20, LS 2, StraFO 21, 470, 472): Insbesondere muss der Beamte den Zeitpunkt genau notieren, in dem das Verfahren nicht mehr gegen unbekannt, sondern gegen eine bestimmte Person geführt wird. Dies ist u. a. für die Feststellung von Beweisverwertungsverboten durch eine fehlerhafte oder fehlende Belehrung erforderlich.

Im Übrigen sind die Grundsätze zur Aktenführung im Vorfeld- oder Vorverfahren anzuwenden (dazu Wenzel, PStR 23, 281, 282). Damit sind alle vom ersten Zugriff an gesammelten oder ermittelten Aktenbestandteile, die einen irgendwie gearteten schuld- oder rechtsfolgenrelevanten Bezug haben könnten, in die Akte einzufügen (Müller-Jacobsen/Peters, wistra 09, 458, 459).

Es sind alle zur Akte genommenen Bestandteile unverzüglich zu paginieren, um damit sicherzustellen, dass alle betroffenen Organe der Strafrechtspflege bei einer „ex ante Betrachtung“ beurteilen können, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt vorhanden waren (vgl. BGH 26.2.20, StB 5/20 Rn. 24).

Die Grundsätze zur Aktenvollständigkeit und -wahrheit implizieren zudem, dass die Akten innerhalb des aktiven Verfahrens, aber auch im Nachgang während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten einen verstetigten Zustand haben (BT-Drucksache 17/11473, 38), die Ermittlungsakten müssen hierdurch authentisch und stets integer sein (Lesch, StraFo 21, 496, 497). Demzufolge ist es nicht zulässig, Aktenbestandteile nachträglich zu entfernen (BGH 16.12.20, 2 BGs 408/20, StraFO 21, 470, 472). Alle zur Akte genommenen Bestandteile bleiben dauerhaft Bestandteil der Akte. Zuvorderst dürfen keine Aktenbestandteile vernichtet oder in eine Handakte überführt werden.

Auch wenn die zur Akte genommenen Bestandteile im Nachgang für das Ermittlungsverfahren nicht (mehr) relevant sind, müssen diese Bestandteile in der Ermittlungsakte verbleiben. Dieser Grundsatz ist deshalb wichtig, weil sich die Ermittlungsrichter (und Strafrichter) vor ihrer Entscheidung ein eigenes umfassendes Bild vom Sachverhalt machen können müssen, um eigenständig und eigenverantwortlich entscheiden zu können (BGH 16.12.20, 2 BGs 408/20, StraFo 2021, S. 470 LS 2; Wenzel, AO-StB 23, 114, 117 f.).

Das Grundprinzip der Aktenvollständigkeit und die damit einhergehende Aktenunveränderlichkeit verbieten aber nicht, Aktenbestandteile nachträglich in einen weiteren Aktenband oder in einen neu anzulegenden Sonderband zu überführen, solange dies leicht nachvollziehbar ist. Werden Bestandteile der Ermittlungsakte in einen Sonderband überführt, muss dies unverzüglich schriftlich in der Ermittlungsakte protokolliert werden. Hierauf ist an der Stelle hinzuweisen, an der die Aktenbestandteile zuvor enthalten waren.

Im Sonderband können aufgrund der Aktenklarheit, anders als in der Ermittlungsakte, einzelne Fächer angelegt werden. Die einzelnen Fächer sind fortlaufend dokumentenecht zu nummerieren. Innerhalb dieser einzelnen Fächer ist eine vollständige und fortlaufende Paginierung sicherzustellen.