Compliance, Prävention und Praxisfallen

In der gesellschaftsrechtlichen Beratungspraxis rückt ein Element zunehmend in den Mittelpunkt unternehmerischer Verantwortung: das sogenannte Vier-Augen-Prinzip. Es handelt sich dabei nicht um ein gesetzlich zwingendes Gebot, wohl aber um einen allgemein anerkannten Bestandteil ordnungsgemäßer Geschäftsführung. In Zeiten wachsender Anforderungen an Transparenz, Rechenschaft und Haftungsvermeidung kommt diesem Prinzip eine zentrale Rolle im Rahmen effektiver Compliance-Strukturen zu.

Das Vier-Augen-Prinzip beschreibt die interne Anforderung, dass bedeutsame geschäftliche Entscheidungen nicht von einer einzelnen Person allein getroffen werden, sondern stets durch eine zweite Person mitgetragen oder kontrolliert werden müssen. Zwar findet sich keine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung hierzu im GmbH-Gesetz oder im Aktiengesetz. Gleichwohl ergibt sich die Relevanz des Prinzips aus der allgemeinen Sorgfaltspflicht der Geschäftsleiter. Wer ein Unternehmen führt, ist nicht nur zur Legalität verpflichtet, sondern auch zu einer risikobewussten und kontrollierten Organisation.

Die Verantwortung der Geschäftsführung umfasst nicht nur das operative Handeln, sondern auch die Strukturierung interner Abläufe. Dazu gehört die Schaffung angemessener Kontrollmechanismen, die geeignet sind, Pflichtverletzungen zu vermeiden. In diesem Kontext stellt das Vier-Augen-Prinzip eine grundlegende Maßnahme dar, um Fehlentscheidungen frühzeitig zu erkennen oder idealerweise gänzlich zu verhindern. Es fördert die Transparenz innerhalb des Unternehmens, wirkt Missbrauch entgegen und ist im Ergebnis ein Schutzinstrument, nicht nur für das Unternehmen selbst, sondern auch für die Mitglieder der Geschäftsleitung.

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen, in denen die Geschäftsführung häufig stark personalisiert ist und Entscheidungsprozesse informell verlaufen, besteht ein erhöhtes Bedürfnis nach institutionalisierter Kontrolle. Die Einführung eines verbindlichen Vier-Augen-Prinzips kann hier den Unterschied machen, wenn es um die Frage geht, ob eine Entscheidung im Haftungsfall als sorgfältig vorbereitet und überprüft gelten kann. Eine solche Maßnahme lässt sich auf verschiedenen Ebenen verankern, etwa durch Regelungen in der Geschäftsordnung, durch klare Zuständigkeitsverteilungen oder durch Schwellenwerte für die Einholung einer zweiten Zustimmung bei bestimmten Geschäftsvorgängen.

Auch wenn es sich um eine organisatorische Maßnahme handelt, ist ihre rechtliche Relevanz nicht zu unterschätzen. Kommt es zu Pflichtverstößen, wird regelmäßig geprüft, ob die Geschäftsleitung alle zumutbaren Vorkehrungen zur Vermeidung solcher Verstöße getroffen hat. Ein Verzicht auf das Vier-Augen-Prinzip in sensiblen Bereichen kann in diesem Zusammenhang als Organisationsverschulden gewertet werden. Umgekehrt gilt: Wer transparente Entscheidungsprozesse etabliert und dokumentiert, setzt ein klares Zeichen für Verantwortungsbewusstsein und unternehmerische Reife.

Wenn man das Wort „Geldwäsche“ hört, denken viele zunächst an organisierte Kriminalität, internationale Netzwerke oder undurchsichtige Bargeschäfte. Was oft übersehen wird: Auch seriöse Unternehmen und deren Berater können in Sachverhalte geraten, die unter das Geldwäschegesetz fallen. Steuerberater, die vorrangig Ärzte betreuen, sehen darin möglicherweise kein Kernthema. Dennoch gelten die geldwäscherechtlichen Pflichten unabhängig von der konkreten Berufsgruppe der Mandanten. Denn auch eine scheinbar unverdächtige Mandatsbeziehung kann Konstellationen enthalten, bei denen Prüf- und Dokumentationspflichten greifen.

Steuerberater zählen nach § 2 des Geldwäschegesetzes zu den Verpflichteten. Sie haben unter anderem dafür Sorge zu tragen, dass Mandanten bei Beginn einer Geschäftsbeziehung identifiziert, Risiken eingeschätzt und bei Bedarf auffällige Sachverhalte gemeldet werden. Zwar ist das Risiko bei vielen Mandaten, etwa aus dem Bereich der Heilberufe, erfahrungsgemäß niedrig. Dennoch entfällt die Pflicht zur Prüfung dadurch nicht. Gerade weil viele Kanzleien neben solchen Mandaten auch andere Konstellationen betreuen, zum Beispiel Immobiliengesellschaften, vermögende Privatpersonen oder Beteiligungsmodelle, kann eine geldwäscherechtliche Relevanz durchaus bestehen.

Die Identifikationspflicht betrifft nicht nur die Erfassung der Stammdaten des Mandanten, sondern auch die Prüfung, ob dieser im eigenen Namen oder für eine andere Person handelt. Zusätzlich ist festzustellen, ob es wirtschaftlich Berechtigte gibt, deren Einfluss offengelegt werden muss. Diese Informationen sind anhand geeigneter Dokumente zu überprüfen und vollständig zu dokumentieren. Abhängig vom Risikoprofil des Mandats können erweiterte Prüfmaßnahmen erforderlich sein, etwa Nachweise zur Mittelherkunft oder ergänzende Angaben zur Beteiligungsstruktur. Auch bei bestehenden Mandaten kann eine erneute Identifizierung notwendig werden, insbesondere bei Veränderungen in der Gesellschafterstruktur oder bei ungewöhnlichen Transaktionen.

Abhängig vom Risikoprofil des Mandats können erweiterte Prüfmaßnahmen erforderlich sein, etwa Nachweise zur Mittelherkunft, ergänzende Angaben zur Beteiligungsstruktur oder zusätzliche Recherchen zu potenziellen Risiken. Auch Mandate mit Auslandsbezug oder solche, bei denen Treuhandverhältnisse bestehen, sind besonders sorgfältig zu prüfen. Nicht selten ergeben sich kritische Aspekte auch erst im Verlauf der Zusammenarbeit, etwa durch gesellschaftsrechtliche Umstrukturierungen, den Einstieg neuer Gesellschafter oder ungewöhnliche Zahlungsflüsse. In solchen Fällen ist zu prüfen, ob eine erneute Identifizierung oder eine vertiefte Risikobewertung erforderlich ist. Die Verantwortung für diese Prüfung liegt bei der Kanzlei, und Verstöße können als Ordnungswidrigkeit oder berufsrechtliche Pflichtverletzung eingestuft werden.

Geldwäsche bezeichnet die Verschleierung der Herkunft von Vermögenswerten aus rechtswidrigen Quellen. Die Mittel werden so in den legalen Wirtschaftskreislauf eingebracht, dass ihre illegale Herkunft kaum noch erkennbar ist. Dies geschieht etwa durch Unternehmensbeteiligungen, Immobiliengeschäfte oder fingierte Verträge. Gerade bei Mandaten mit größerem Finanzvolumen oder internationalem Bezug kann eine unzureichende Prüfung schnell zu einem Risiko für den Berater werden. Das betrifft nicht nur Haftungsfragen, sondern auch berufsrechtliche Sanktionen.

Ein wirksames Risikomanagement gehört daher zur Grundausstattung jeder Kanzlei, unabhängig von der Zusammensetzung der Mandantschaft. In der Praxis bedeutet das, dass klare interne Prozesse zur Mandatsaufnahme, zur Identitätsprüfung und zur Beurteilung wirtschaftlich Berechtigter notwendig sind. Auch bei bestehenden Mandaten kann sich im Laufe der Zeit eine Risikoveränderung ergeben, etwa durch Strukturänderungen, den Einstieg weiterer Investoren oder den Erwerb von Gesellschaftsanteilen. Wer hier keine aktuellen Unterlagen einholt oder Veränderungen nicht dokumentiert, riskiert eine Verletzung der eigenen Prüfpflicht.

Hinzu kommt, dass bereits einzelne Auffälligkeiten im Verhalten oder in der Kommunikation der Beteiligten ein Prüfungsanlass sein können. Dazu zählen ungewöhnlich dringliche Anfragen zur schnellen Gründung oder Übertragung von Gesellschaftsanteilen, widersprüchliche Angaben zur Herkunft von Mitteln oder auch die Verwendung privater E-Mail-Adressen für geschäftliche Transaktionen. Wenn wichtige Dokumente oder Zahlungsinformationen über nicht nachvollziehbare oder wechselnde Mailkonten übermittelt werden, kann dies ein Hinweis auf verschleierungstypisches Verhalten sein. Solche Details sollten in der Praxis nicht unbeachtet bleiben, sondern intern dokumentiert und bei Bedarf bewertet werden.

Für viele Unternehmerinnen und Unternehmer stellt die Gesellschafterversammlung nur ein formales Erfordernis dar. Ein Termin, der möglichst effizient abgehalten werden soll, um notwendige Entscheidungen auf dem Papier festzuhalten. Doch was häufig unterschätzt wird: Die formgerechte Einladung zur Gesellschafterversammlung ist nicht bloße Förmelei, sondern eine zentrale Voraussetzung für die Wirksamkeit der dort gefassten Beschlüsse. Schon kleine Fehler bei der Einladung können erhebliche rechtliche und wirtschaftliche Folgen haben.

In der Praxis stellt sich häufig die Frage, wer überhaupt zur Gesellschafterversammlung einladen darf. Die Antwort ergibt sich i. d. R. aus dem Gesellschaftsvertrag. Bei der GmbH ist dies üblicherweise der Geschäftsführer. Der Gesellschaftsvertrag kann allerdings abweichende Regelungen treffen, etwa ein Einberufungsrecht durch einen bestimmten Gesellschafter oder bei bestimmten Anlässen.

Die Einladung muss grundsätzlich gemäß § 51 Abs. 1 S. 1 GmbHG mittels eingeschriebener Briefe erfolgen, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht. Auch hier lohnt sich ein genauer Blick in das Vertragswerk. Immer häufiger sehen Gesellschaftsverträge auch die Möglichkeit der Einladung per E-Mail vor, teilweise sogar mit qualifizierter elektronischer Signatur. Wird die dort vorgesehene Form nicht eingehalten, ist die Einladung in aller Regel unwirksam.

Neben der Form ist die Frist entscheidend. Hierbei schreibt § 51 Abs. 1 S. 2 GmbHG eine Mindestfrist von einer Woche zwischen dem Zugang der Einladung und dem Versammlungstermin vor. In der Praxis sehen viele Gesellschaftsverträge allerdings eine längere Frist, häufig zwei Wochen, vor.

Beachten Sie | Die im Gesellschaftsvertrag festgelegte Frist ist verbindlich. Wird sie unterschritten, sind die in der Gesellschafterversammlung gefassten Beschlüsse anfechtbar, selbst dann, wenn sämtliche Gesellschafter anwesend waren.

Denn die Einhaltung der Frist dient nicht nur der formellen Ordnung, sondern vor allem dem Schutz der Gesellschafterrechte: Jeder Gesellschafter soll genügend Zeit haben, sich mit der Tagesordnung zu befassen, rechtlichen Rat einzuholen oder sich auf die Abstimmung vorzubereiten. Eine zu kurzfristige Einladung kann dieses Recht erheblich beeinträchtigen.

Ein weiterer häufiger Fehler liegt im Inhalt der Einladung. Es genügt nicht, bloß zur Gesellschafterversammlung einzuladen. Die Einladung muss die Tagesordnung enthalten. Und diese muss so konkret formuliert sein, dass die Gesellschafter erkennen können, worüber entschieden werden soll.

Wird eine Gesellschafterversammlung nicht ordnungsgemäß einberufen, sind die gefassten Beschlüsse zwar nicht automatisch nichtig, wohl aber anfechtbar. Das heißt: Jeder Gesellschafter, der formfehlerhaft eingeladen wurde oder die Einladung gar nicht erhalten hat, kann innerhalb eines Monats nach Kenntnisnahme Klage erheben. Die Folge ist rechtliche Unsicherheit, oft begleitet von Streitigkeiten unter den Gesellschaftern, unnötigem Aufwand und in Extremfällen auch Schadenersatzforderungen. Gerade in Unternehmen mit mehreren Gesellschaftern kann ein solcher Konflikt das operative Geschäft erheblich belasten. Dabei ließe sich derartige Rechtsunsicherheit durch eine rechtssichere Einladung mit überschaubarem Aufwand vermeiden.

Seit dem 1.1.24 gilt das Gesetz zur Modernisierung des Personengesellschaftsrechts (MoPeG). Damit ist das Gesellschaftsrecht der GbR, der OHG und der KG grundlegend überarbeitet worden. Auch wenn die GmbH selbst nicht unmittelbar betroffen ist, zeigen sich in der täglichen Beratungspraxis zahlreiche mittelbare Auswirkungen. Vor allem bei Mischformen wie der GmbH & Co. KG oder bei Beteiligungen einer GbR an einer GmbH wird der Anpassungsbedarf sichtbar.

Ein zentrales Thema ist die neue Möglichkeit der Eintragung der Gesellschaft bürgerlichen Rechts in das Gesellschaftsregister. Während die Eintragung grundsätzlich nicht verpflichtend ist, führt sie in der Praxis häufig zu faktischem Handlungsbedarf. Grundbuchgeschäfte mit einer GbR sind seit 2024 nur noch möglich, wenn diese zuvor in das Gesellschaftsregister eingetragen wurde. Auch wenn eine GbR Gesellschafterin einer GmbH ist, stellt sich häufig die Frage, ob und wie sich durch die Eintragung die Darstellung in der Gesellschafterliste ändern muss.

Auch auf Ebene der GmbH & Co. KG führt das MoPeG zu neuen Unsicherheiten. Der Gesetzgeber hat mit dem neuen § 109 HGB erstmals ausdrücklich das Verfahren zur Beschlussfassung bei Personengesellschaften geregelt. Was zuvor durch Rechtsprechung und Praxis entwickelt wurde, ist nun gesetzlich kodifiziert. Damit wird ausdrücklich vorgegeben, dass Gesellschafterbeschlüsse grundsätzlich in einer Versammlung gefasst werden und dass die Einladung die Gegenstände der Beschlussfassung konkret benennen muss.

Alternativen zur förmlichen Gesellschafterversammlung wie z. B. die schriftliche Beschlussfassung im Umlaufverfahren bleiben auch nach der Reform grundsätzlich möglich. Voraussetzung ist jedoch i. d. R., dass der Gesellschaftsvertrag eine entsprechende Grundlage vorsieht. In der bisherigen Praxis wurden solche Abstimmungen oft formlos durchgeführt, etwa per E-Mail oder im Rahmen eines virtuellen Treffens. Seit Inkrafttreten des MoPeG ist zu prüfen, ob solche Verfahren weiterhin rechtlich zulässig sind oder ob sie künftig ausdrücklich vertraglich geregelt werden müssen. Auch die Frage, ob das bloße Schweigen eines Gesellschafters als Zustimmung gewertet werden kann, stellt sich unter der neuen Rechtslage mit größerer Schärfe. Erste Erfahrungen zeigen, dass viele ältere Gesellschaftsverträge diese Fragen nicht ausdrücklich regeln und deshalb an die neue gesetzliche Systematik angepasst werden sollten.

Hinzu kommen praktische Folgefragen. Die Eintragung einer GbR kann neue Mitteilungspflichten gegenüber dem Transparenzregister auslösen. Wird dies übersehen, drohen Bußgelder. Zudem ist oft nicht eindeutig, welche Person künftig als wirtschaftlich Berechtigter zu melden ist. Dies betrifft insbesondere Familiengesellschaften oder mehrstufige Beteiligungsmodelle.