Erfahrungsbericht: Unser Weg von der klassischen Teamstruktur zur agilen Organisation

Die Projektlandschaft in der Landschaftsarchitektur ist in den letzten Jahren komplexer und dynamischer geworden. Mit dreißig Teammitgliedern bearbeitet ver.de Projekte unterschiedlichster Größe – von kleinen Vorhaben bis zu Großprojekten mit Einbindung von bis zu fünf Mitarbeitenden. Die Dynamik in den Projekten mit ständigen, unvorhersehbaren Änderungen im Planungsablauf erfordert enorme Flexibilität in der Besetzung der Bearbeitungsteams.

Die bisherige Struktur, aufgeteilt in zwei Teilteams mit fest zugeordneten Projekten, erwies sich dafür als nicht mehr zeitgemäß. Entweder hätten Projekte zwischen den beiden Teams fallweise verschoben werden müssen oder die Besetzung der Teams hätte sich ständig verändert. Dies wäre mit einem enormen Wissensverlust innerhalb der Projekte verbunden und hätte eine ständig neue Einarbeitung in die komplexen Projektstrukturen erfordert.

Vor diesem Hintergrund entschied sich das gesamte Team im Jahr 2024 zu einem grundlegenden Wandel: Ziel war die Entwicklung einer agilen, flexiblen Organisationsstruktur, die den Anforderungen moderner Projektarbeit besser gerecht wird.

Die Umstrukturierung der Arbeitsorganisation wurde im Team als gemeinsamer Prozess gestaltet, inspiriert von den Prinzipien der agilen Projektarbeit. Über Teamtage und Werkstattgespräche wurden alle Mitarbeitenden aktiv in die Entwicklung eingebunden.

Die klassische Hierarchie mit festen Projektleitern und Mitarbeitenden wurde zugunsten eines rollenbasierten Modells aufgelöst. Heute übernimmt jedes Teammitglied je nach Projekt oder Arbeitskreis flexibel die Rolle des Koordinators oder Bearbeiters. So entsteht ein System von gegenseitiger Verantwortlichkeit und aktiver Selbstorganisation.

Für das Gelingen der neuen, agilen Zusammenarbeit sind folgende Voraussetzungen entscheidend:

Herzstück der neuen Struktur ist eine detaillierte Ressourcenplanung. Mithilfe der Bürosoftware Projo werden die Kapazitäten der Mitarbeitenden den Vorgängen in den Projekten prozentual zugeordnet. Die daraus resultierende tabellarische Übersicht kann mit der App NodeXL in ein Netzwerkdiagramm überführt werden. Für alle wird die gesamte Projektlandschaft des „ver.de versums“ mit folgenden Informationen visualisiert:

Dies schafft Transparenz und ermöglicht eine flexible, bedarfsgerechte Ressourcensteuerung. Veränderungen im Projektverlauf werden sofort sichtbar und können direkt berücksichtigt werden.

Die Kombination aus Zahlen und Visualisierung bildet die Basis für eine offene, transparente Kapazitätsverteilung. Jedes Teammitglied erkennt die eigene und die Gesamtteam-Auslastung und kann im Dialog mit den Kolleginnen und Kollegen Anpassungen vornehmen.

Der kontinuierliche Dialog fördert nicht nur die Sozialisation, sondern auch fachliche und personelle Synergien, jüngere Mitarbeitende profitieren vom offenen Austausch und lernen, ihre Kapazitäten realistisch einzuschätzen.

„Es ist ein großer Vorteil in den gemeinsamen, monatlichen KAPA-Besprechungsrunden einen Eindruck zu bekommen welche Projekte gerade in welcher Besetzung bearbeitet werden. Jeder hat einen guten Überblick über seine eigenen Aufgaben. Das sind die besten Voraussetzungen auch bei kurzfristigen Änderungen in den Projekten gemeinsame schnell eine gute Lösung zu finden“, beschreibt Gianluca Dello Buono, einer der alten Hasen im Büro, die Vorteile des neuen Systems.

Die eigentliche Projektarbeit profitiert von der Einführung des „Workflows Agil+Lean“ mit projektbezogenen Aufgaben-Boards und Prozessplänen. Sie wird damit auch bei „unruhigen Projekten“ übersichtlicher und flexibler. Basis dazu war die Ausbildung eines der vier Inhaber zum „Scrum Master Planung und Bau“. Robert Wenk hat in einem Zertifikat-Lehrgang der Allianz neues Arbeiten die Arbeitsweisen Agil und Lean für Planungsbüros erlernt und den Workflow im Team eingebracht.

„In unseren Lehrgängen trainieren wir, wie die Rahmenwerke Agil und Lean passgenau im eigenen Büro angewendet und die Eigenverantwortung der Mitarbeiter gestärkt werden kann. In wiederkehrenden Praxiswerkstätten mit Scrum Mastern aus anderen Büros unterstützen wir den Austausch und die gemeinsame Weiterentwicklung“, erläutert Edgar Haupt, aufBau Marketing und Coaching, Trainer in der Allianz Neues Arbeiten Bau + Architektur, das Zusammenspiel von externen Impulsen und internem Wirken.

Die Transformation zur agilen Organisation ist ein fortlaufender Prozess. Eine der zentralen Herausforderungen besteht darin, die neue Struktur kontinuierlich zu pflegen und weiterzuentwickeln, um auf Veränderungen in der Branche und neue Projektanforderungen reagieren zu können. Dies erfordert von allen Beteiligten ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassungsbereitschaft.

Seine Rolle im Agilen Büro beschreibt Robert Wenk wie folgt: „Die wichtigste Ressource ist nicht mehr die Führungskraft, sondern das eigenverantwortliche, kompetente Teammitglied. Unterstützt wird unser Team durch einen festen Ansprechpartner („Kümmerer“), der beratend zur Seite steht und die Gesamtauslastung im Blick behält.“