Die E-Rechnung im Planungsbüro: Antworten auf sieben Fragen aus der Praxis

Antwort: Derzeit sind die Anforderungen an eine Endrechnung noch nicht im strukturierten Teil einer E-Rechnung darstellbar. Es bietet sich in den fraglichen Fällen daher an, stattdessen eine Restrechnung zu stellen. Weil es aktuell noch technische Einschränkungen gibt, wird es nicht beanstandet, wenn in einer bis zum 31.12.2027 als E-Rechnung ausgestellten Endrechnung ein Anhang im Sinne von Abschn. 14.8 Abs. 8 Nr. 2 UStAE als unstrukturierte Datei in der E-Rechnung enthalten ist. Der gesonderte Versand einer besonderen Zusammenstellung im Sinne von Abschn. 14.8 Abs. 8 Nr. 3 UStAE ist bei einer E-Rechnung hingegen nicht möglich.

Antwort: Nach Abschn. 14.11 Abs. 2 UStAE kann die Berichtigung einer Rechnung grundsätzlich nur durch den Rechnungsaussteller selbst vorgenommen werden. Eine Berichtigung oder Ergänzung des Abrechnungspapiers durch den Abrechnungsempfänger ist jedoch anzuerkennen, wenn sich der Abrechnende die Änderung zu eigen macht und dies aus dem Abrechnungspapier oder anderen Unterlagen hervorgeht, auf die im Abrechnungspapier hingewiesen ist. Das ist die praktische Vorgehensweise. Denn sollte der Rechnungsempfänger die Rechnung nicht berichtigen können – was die abgerechnete Leistung – betrifft, so wäre das Verfahren sehr umständlich. Denn der Rechnungsersteller müsste aufgrund der geforderten Änderungen erneut eine „berichtigte“ Rechnung ausstellen und der Leistungsempfänger diese wieder allumfänglich prüfen. Bei einer E-Rechnung muss die Berichtigung jedoch ebenfalls in der für diese vorgeschriebenen Form (unter Verwendung des entsprechenden Rechnungstyps) erfolgen. Eine Übermittlung der fehlenden oder unzutreffenden Angaben in einer anderen Form ist nicht ausreichend.

Antwort: Handels- und steuerrechtlich können Belege oder auch Daten durch Zusätze, Anmerkungen oder ähnliches verändert oder ergänzt werden, sofern die Änderungen mit dokumentiert werden, also eine historisierte Speicherung erfolgt. Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB).

Antwort: Digitale Unterschriften sind für einen Freigabeprozess nicht erforderlich. Es muss nur eindeutig feststellbar sein, welche Person die Prüfung vorgenommen hat. Mit dem „Einloggen“ im System wird bereits die Identität der verantwortlichen Person dokumentiert. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, verabschiedet am 18.10.2024, wird die Abgabe von Willenserklärungen vereinfacht. Es kommt zu einer Aufhebung von Schriftformerfordernissen. Es genügt dann die Textform nach § 126b BGB, weil die Schriftform die eigenhändige Unterschrift auf Papier verlangt und damit für digitale Prozesse ungeeignet ist.

Antwort: Für die Pflicht zur Erteilung einer E-Rechnung ist es unerheblich, ob die Leistung auf zivilrechtlicher oder öffentlich-rechtlicher Grundlage ausgeführt wird, solange über eine umsatzsteuerbare Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Unabhängig von einer Verpflichtung z. B. nach der ERechV des Bundes unterliegen daher auch juristische Personen des öffentlichen Rechts (jPöR) unter den übrigen Voraussetzungen – insbesondere Erbringung einer Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen – der umsatzsteuerrechtlichen Pflicht zur Ausstellung und der Notwendigkeit zum Empfang einer E-Rechnung.

Antwort: Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung gilt, dass die Angaben die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sind, eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen müssen (Abschn. 14.5 Abs. 15 und Abschn. 15.2a Abs. 4 und 5 UStAE). Ergänzende Angaben können jedoch in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z. B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei). Ein enthaltener Link erfüllt die geforderten Voraussetzungen nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rz. 35).

Antwort: Das Problem der Übermittlung der „offenen“ Rechnungsdaten – in der Regel als E-Mail-Anhang – wird aus steuerrechtlicher Sicht nicht betrachtet. Bis zum Zeitpunkt, in dem die E-Rechnungen über einen Annahmeserver der Finanzverwaltung übermittelt werden müssen, voraussichtlich nicht vor 2028, ist die Möglichkeit einer Verschlüsselung der übermittelten Rechnungsdaten in Erwägung zu ziehen. Hierfür gibt es bereits einige Angebote. Datensicherheit im Übertragungsweg kann aber auch schon mit Hilfe des Signaturverfahrens erreicht werden. Bei diesem Verfahren wird neben dem Rechnungsdokument noch ein Übertragungscode versandt. Dadurch werden die Echtheit des Absenders und Unversehrtheit des Inhalts garantiert. Zum Nachweis werden Dokument und Übertragungscode revisionssicher gespeichert, sodass diese einander zugeordnet werden können. Bei der Übertragung kann dann aber dennoch von außen mitgelesen werden. Daher sollte die Rechnung selbst noch verschlüsselt werden.