Drei Recruiting-Erfolgsstorys aus der Praxis und welche Schlüsse Sie für Ihr Büro ziehen können

Aktuell ist die „auftragstechnische Großwetterlage“ zwar sehr heterogen. Es gibt aber immer noch reichlich Planungsbüros, deren Auftragslage gut ist, und die offene Stellen vergeblich zu besetzen versuchen. Woran liegt das? Während wir Jahrzehnte lang einen Arbeitgebermarkt hatten, hat sich die Situation in den letzten Jahren gedreht: Es herrscht Fachkräftemangel. Das stellt besonders Büros vor Herausforderungen, die – meist größenbedingt – keine professionelle Personalabteilung haben, die ihr Know-How und ihre Kapazitäten auf diese neue Situation ausrichten können.

Die HR-Agentur HRtbeat ist auf Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen spezialisiert und bietet gezielte und pragmatische Unterstützung an – das heißt: Kurzfristig Probleme lösen und vakante Stellen besetzen.

HRtbeat hat sich in den vergangenen Jahren besondere Expertise im Bereich der planenden Berufe aufgebaut und mehrfach Vakanzen erfolgreich besetzt. Drei konkrete Fälle lernen Sie nachfolgend kennen. Sie zeigen, wie HRtbeat individuell vorgeht, Maßnahmen definiert und in der Praxis erprobt. Die Learnings aus diesen Erfolgsstorys können als Blaupause für Ihr Büro „zum Selbermachen“dienen.

Capattistaubach ist ein Planungsbüro für urbane Landschaften (Landschaftsarchitektur und Architektur), das die Objekt- und Gesamtplanung im privaten und öffentlichen Außenraum anbietet. Mit rund 20 Mitarbeitern ist das Berliner Unternehmen deutschlandweit tätig. Es setzt fast ausnahmslos Projekte um, die aus Wettbewerbserfolgen resultieren.

Beispiele sind Altstadtsanierungen in Mellrichstadt und Hammelburg (Franken), die Umgestaltung des Bauhaus-Campus in Weimar oder die Neugestaltung der Pfaffengrunder Terrasse in Heidelberg.

In der Vergangenheit blieben Stellen oft zwischen sechs Monaten und einem Jahr unbesetzt, weil die Qualität der Bewerbungen den Ansprüchen des Büros nicht entsprach. HRtbeat hat daher eine Neubewertung der Kriterien vorgenommen und Richtwerte für Berufserfahrung und Fähigkeiten definiert. Die Jobangebote wurden über die eigene Karriereseite, Social Media, berufliche Netzwerke sowie fachspezifische Foren ausgespielt.

HRtbeat hat die bestehenden Maßnahmen durch Active Sourcing-Maßnahmen ergänzt. Ausschlaggebend war während der Suche die direkte Ansprache über Karrierenetzwerke wie etwa LinkedIn. Dabei stellte sich heraus, dass es in der Zielgruppe Geduld und einer Portion an Durchhaltevermögen bedarf, da passende Kandidaten nicht unmittelbar auf Ansprachen antworteten, sondern mit Verzögerung.

Recruiting lässt sich nicht zu 100 Prozent outsourcen – regelmäßige Reportings und persönlicher Kontakt erleichterten den Prozess. Außerdem braucht es in einer so stark vernetzten, kleinen Branche Geduld und eine starke Arbeitgebermarke. Darauf konnte capattistaubach aufbauen.

capattistaubach konnte innerhalb von drei Monaten eine Landschaftsarchitektin einstellen und ist mit einer weiteren Kandidatin in finalen Gesprächen. Die Qualität der Bewerber konnte durch die gezielte Ansprache und Neudefinition der Anforderungen signifikant gesteigert werden.

Stadtbau Würzburg ist das städtische Immobilienunternehmen der Stadt Würzburg. Derzeit leben etwa zehn Prozent der Einwohner in Immobilien der Stadtbau Würzburg. Neben wirtschaftlichem Erfolg ist das Unternehmen auch der sozialen Verantwortung verpflichtet und deckt ein breites Portfolio von der Sozialbauwohnung bis zum Penthouse ab.

Stellen blieben zwischen sechs Monaten und einem Jahr unbesetzt, da das kommunale Unternehmen in einem wettbewerbsintensiven Markt mit der freien Wirtschaft um Talente konkurrieren muss. Im Schnitt fielen so ca. 5.000 bis 8.000 Euro zzgl. Personalkosten pro Neueinstellung an. Die Jobangebote wurden über die eigene Karriereseite, Social Media, berufliche Netzwerke sowie externe Stellenbörsen ausgespielt und durch Active Sourcing-Maßnahmen ergänzt.

Mit dem Feedback aus ersten Gesprächen mit potenziellen Kandidaten konnte HRtbeat die Stelle und deren Rahmenbedingungen schärfen und den aktuellen Gegebenheiten in diesem regionalen Arbeitnehmermarkt anpassen. Schlussendlich hat die direkte Ansprache der Kandidaten und eine Purpose-zentrierte Marketingkampagne (es ging um Projekte zur Klimasanierung) den entscheidenden Unterschied gemacht.

Employer Branding ist nicht zu unterschätzen. Durch eine stärkere Präsenz im Markt und eine bessere Darstellung des Architekturbereichs innerhalb des Unternehmens konnte bei der Zielgruppe mehr Aufmerksamkeit generiert und Interesse geweckt werden. Die Fokussierung der Marketingkampagne auf Nachhaltigkeit hat für überdurchschnittliche Resonanz gesorgt.

Stadtbau Würzburg hat innerhalb von zwei Monaten zwei talentierte Architekten eingestellt, die das Team bereichern und die Stadtbau in ihrer Weiterentwicklung unterstützen. Besonders die Geschwindigkeit, mit der Ergebnisse erzielt wurden, sowie die bessere Bewerberqualität, wurden positiv bewertet. Auch die persönliche Betreuung durch die gesamte Kandidatensuche wurde geschätzt.

Ingenieurgemeinschaft igK Krabbe ist ein Planungsbüro mit 45 Architekten und Ingenieuren für den Industrie- und Gewerbebau aus Osnabrück. Seit 1959 plant das Team erfolgreich Bauprojekte von Verwaltungsgebäuden über Logistikzentren bis hin zu Industrieproduktionen. Kreativität, Zuverlässigkeit, Fairness und Transparenz sorgen für einen treuen Kundenstamm.

Stellen blieben durchschnittlich ein Jahr unbesetzt, unter anderem da keine Kapazität für soziale Netzwerke und Businessnetzwerke bestand und so die Sichtbarkeit fehlte.

Die Jobangebote wurden durch eine Marketingkampagne in die Breite gespielt und passende Kandidaten durch Direktansprache kontaktiert. Dabei wurden dynamisch verschiedene Aspekte wie flexible Arbeitszeiten, spannende Projekte und die Arbeitsatmosphäre in den Mittelpunkt gestellt. So wurde im Laufe der Zusammenarbeit klar, auf welche Aspekte potenzielle Arbeitnehmer besonderen Wert legen.

Die Strahlkraft einer Imagekampagne wurde unterschätzt und hatte eine große Wirkung auf die Sichtbarkeit des Unternehmens in der Branche. In Zukunft sollte mehr in die Außendarstellung und in Employer Branding investiert werden. Außerdem wurde die Suche im Laufe des Projekts überregional ausgeweitet, da der regionale Arbeitsmarkt sehr eingeschränkt war.

Das Büro konnte die vakante Stelle für einen Dipl.-Ing. innerhalb von drei Monaten besetzen, indem vier Leads übergeben und davon mit zwei sehr passenden Kandidaten weiterführende Gespräche geführt wurden. Diese Quote wurde als sehr gut empfunden; auch die Vorqualifizierung der Talente war sehr zufriedenstellend: Sie konnten den hohen Anforderungen gerecht werden. Besonders das Netzwerk von HRtbeat hat überzeugt.

Was macht die Talentsuche in Planungsbüros so schwierig? Durch die Zusammenarbeit mit diversen Unternehmen aus der Planungsbranche hat HRtbeat einige grundlegende Herausforderungen und auch Schwachstellen definieren können, die es zu bewältigen bzw. beseitigen gilt.

Die meisten Planungsbüros investieren wenig Zeit in ihre Außendarstellung – vor allem in Richtung Bewerber. Die Jobsuche hat sich jedoch komplett ins Internet verlagert. Wer hier keine Präsenz zeigt, hat schlechte Voraussetzungen im Wettbewerb. Die Zielgruppenansprache auf der Homepage richtet sich meist an potenzielle Kunden und gibt wenig Einblicke in die Unternehmenskultur. Das spiegelt sich auch in den Auftritten in Businessnetzwerken oder den sozialen Medien wider.

Durch den hohen Qualitätsstandard herrschen in der Branche extrem hohe Erwartungen an Kandidaten. Wer (noch) nicht allen Wünschen entspricht, wird nicht als Mitarbeitender in Betracht gezogen.

Durch die Kombination aus Planung und Begehungsterminen auf der Baustelle sind viele Jobs in Planungsbüros ortsgebunden. Auch die hochwertige technische Ausstattung ist kostenintensiv und eine Hürde beim Einrichten von Home-Office-Möglichkeiten. Viele Arbeitgeber halten daher an klassischen Vollzeit-Präsenz-Modellen fest, was bei der Talentsuche den Radius einschränkt und ein Nachteil im Wettbewerb mit anderen Branchen ist.

Auch ein Qualitäts- und oder ein Arbeitgebersiegel bringt Sie beim Recruitung voran. Siegel sind ein Zeichen für Qualität, Vertrauen und Zuverlässigkeit. Und sie tragen dazu bei, das Ansehen als Arbeitgeber zu stärken.