Darlehen zwischen Büro und Gesellschafter: Spielregeln kennen und Steuern optimal sparen

Entsprechend der unterschiedlichen Rechtsformen sind drei verschiedene Varianten der Darlehensgewährung zu unterscheiden:

Ist der Darlehensgeber ein Einzelunternehmen, fällt die Einordnung leicht. Die Finanzverwaltung erkennt einen Darlehensvertrag nicht an. Die Begründung: Es handelt sich um ein „Insichgeschäft“. Die Folge:

Wichtig | „Darlehen“ zwischen Eigentümer und Betrieb existieren im Steuerrecht nicht. Sämtliche Zahlungsvorgänge werden gewinnneutral als Entnahme oder Einlage behandelt. Tritt als Darlehensnehmer oder -geber aber eine andere Person auf (z. B. Bank, Bekannter, Ehepartner), handelt es sich regelmäßig um einen anzuerkennenden Darlehensvertrag. Die Folge: Das Darlehen selbst ist erfolgsneutral zu behandeln. Die vom Betrieb gezahlten Zinsen sind jedoch als Betriebsausgaben abzugsfähig. Erhält das Büro Zinsen, müssen diese als Betriebseinnahme versteuert werden.

Bei einem Architektur- oder Ingenieurbüro in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft (AG, GmbH) gilt das Trennungsprinzip. Die Besteuerung der Gesellschaft ist von der Besteuerung des Gesellschafters strikt getrennt.

Gewährt das Unternehmen dem Gesellschafter ein Darlehen, handelt es sich auf Ebene der Kapitalgesellschaft um eine Forderung gegen den Gesellschafter. Das Darlehen ist in der Bilanz auf der Aktivseite mit dem Rückzahlungsbetrag auszuweisen. Zahlt der Gesellschafter das Darlehen zurück, mindert sich die Forderung entsprechend. Auszahlung und Rückzahlung des Darlehens erfolgen somit gewinnneutral.

Anders sieht es bei den Zinsen aus. Zinsen, die der Gesellschafter dem Büro für das Darlehen zahlen muss, sie stellen beim Büro zu versteuernde Betriebseinnahmen dar. Es handelt sich um gewerbliche Einkünfte (§ 8 Abs. 2 KStG). Hat der Gesellschafter das Darlehen für private Zwecke verwendet, kann er selbst die Zinsen in seiner privaten Einkommensteuererklärung nicht geltend machen. Es handelt sich um Kosten der privaten Lebensführung (§ 12 Nr. 1 EStG). Verwendet er das Darlehen hingegen zur Erzielung von Einkünften (z. B. Finanzierung eines Vermietungsobjekts), kann er die gezahlten Zinsen bei dieser Einkunftsart als Werbungskosten abziehen.

Wichtig | Ein Darlehen der Kapitalgesellschaft an einen Gesellschafter muss fremdüblich verzinst werden („Fremdvergleich“). Ohne oder mit einer zu geringen Verzinsung unterstellt das Finanzamt in Höhe der Differenz zu den fremdüblichen Zinsen verdeckte Gewinnausschüttungen (§ 8 Abs. 3 S. 2 KStG). Denn ein ordentlicher und gewissenhafter Geschäftsführer hätte einer Person, die nicht Gesellschafter ist, kein Darlehen mit einer fehlenden oder zu geringen Verzinsung gewährt. Das Finanzamt stellt also eine Fiktion auf: Es unterstellt, dass der Gesellschafter im ersten Schritt einen angemessenen Zins an die Gesellschaft gezahlt hat. Der Gewinn der Gesellschaft wird um den fehlenden Zins erhöht – und die Steuerbelastung steigt. In einem zweiten Schritt wird korrigiert, dass die Gesellschaft tatsächlich keinen entsprechenden Zins erhalten hat und sich der ersparte Zins noch beim Gesellschafter befindet. Deshalb wird in Höhe des fehlenden Zinses eine Gewinnausschüttung an den Gesellschafter fingiert. Diese unterliegt ebenfalls der Besteuerung (Abgeltungsteuer von 25 Prozent oder bei Antrag nach § 32d Abs. 2 Nr. 3 EStG tarifliche Einkommensteuer mit Teileinkünfteverfahren).

Wichtig | Achten Sie deshalb darauf, dass der vereinbarte Zins einem Fremdvergleich standhält. Am besten ist, Sie holen vor der Vereinbarung ein Vergleichsangebot bei einer Bank ein und orientieren sich an den Konditionen und Zahlungsmodalitäten.

Sollte hingegen der Gesellschafter dem Unternehmen ein Darlehen gewähren, so ist das Darlehen bei der Gesellschaft als Verbindlichkeit auszuweisen. Die Passivierung erfolgt dabei regelmäßig mit dem Rückzahlungsbetrag des Darlehens (§ 6 Abs. 1 Nr. 3 EStG).

Wichtig | Wird das Darlehen nicht verzinst und läuft es zum Bilanzstichtag noch länger als ein Jahr, erfolgt eine steuerliche (gewinnerhöhende) Abzinsung des Darlehens. Das Darlehen wird mit einem niedrigeren Betrag als dem Rückzahlungsbetrag ausgewiesen, die Differenz als Gewinn erfasst. Mit dieser Abzinsung werden die fehlenden Zinsen abgebildet. Denn parallel zur Abzinsung erfolgt zu den kommenden Bilanzstichtagen eine Aufzinsung der passivierten Darlehensschuld. Diese Aufzinsung ist als Betriebsausgabe abzugsfähig und stellt die gedanklich enthaltenen Zinsen dar. Es kommt zu einer Gewinnverschiebung.

Wurde für das Darlehen aber eine Verzinsung vereinbart, stellen die Zinsen auf Ebene der Gesellschaft eine Betriebsausgabe dar. Sie mindern den Gewinn und die Steuerlast. Die Zinsen sind jedoch für Zwecke der Gewerbesteuer als Hinzurechnung nach § 8 Nr. 1 Buchst. a) GewStG zu berücksichtigen.

Im Gegenzug erhält der Gesellschafter die Zinsen. Diese stellen bei ihm Einkünfte aus Kapitalvermögen nach § 20 Abs. 1 Nr. 7 EStG dar und sind damit steuerpflichtig. Da die Gesellschaft nicht zum Steuerabzug verpflichtet ist (sie ist keine Bank o. ä.), hat der Gesellschafter die Zinsen zwingend in seiner Einkommensteuererklärung anzugeben (§ 32d Abs. 3 EStG). Im Rahmen der Steuerfestsetzung erfolgt dann die Besteuerung mit der pauschalen Abgeltungsteuer von 25 Prozent zzgl. Soli (§ 32d Abs. 1 EStG). Werbungskosten (z. B. Zinsen für ein Refinanzierungsdarlehen) können nicht geltend gemacht werden. Dafür kann aber der Sparer-Pauschbetrag von 1.000 Euro bzw. bei zusammenveranlagten Partnern von 2.000 Euro abgezogen werden.

Auch wenn der Gesellschafter dem Unternehmen ein Darlehen gewährt, können sich unliebsame verdeckte Gewinnausschüttungen ergeben. Diese liegen dann vor, wenn der vereinbarte Zins höher ist als derjenige, den das Unternehmen einem fremden Dritten hätte zahlen müssen. Wird z. B. ein Zins von zehn Prozent vereinbart, wären aber nur sechs Prozent unter fremden Dritten üblich, handelt es sich in Höhe der Differenz (vier Prozent) um eine verdeckte Gewinnausschüttung (§ 8 Abs. 3 S. 2 KStG). Die Zinsen in Höhe von vier Prozent erhöhen das zu versteuernde Einkommen der GmbH wieder, sodass effektiv nur vier Prozent der Zinsen den Gewinn gemindert haben. Der Gesellschafter versteuert dagegen sechs Prozent der Zinsen als Zinsertrag nach § 20 Abs. 1 Nr. 7 EStG und vier Prozent der Zinsen (verdeckte Gewinnausschüttung) nach § 20 Abs. 1 Nr. 1 S. 2 EStG.

Bei einem Unternehmen in der Rechtsform einer Personengesellschaft (GbR, PartGmbB, GmbH & Co. KG) gilt für steuerliche Zwecke das Transparenzprinzip. Daher wird für die Besteuerung der Gesellschaft zum Teil auch der Gesellschafter einbezogen. Die Grundlage hierfür schafft § 15 Abs. 1 Nr. 2 EStG, wonach z. B. Sonderbetriebseinnahmen und -ausgaben zu berücksichtigen sind. Zudem sind für den Gesellschafter Sonderbilanzen aufzustellen.

In diesem Fall ist das Darlehen wie bei einer GmbH als Verbindlichkeit zu passivieren. Die Zinsen sind als Betriebsausgabe abzugsfähig. Die Besonderheit: Bei dem Gesellschafter befindet sich die Darlehensforderung gegen die Gesellschaft nicht in seinem Privatvermögen und folglich sind die erhaltenen Zinsen nicht als Zinsertrag i. S. v. § 20 Abs. 1 Nr. 7 EStG steuerpflichtig. Vielmehr befindet sich das Darlehen in seiner steuerlichen Sonderbilanz bei der Gesellschaft. Das bedeutet, dass es sich bei den erhaltenen Zinsen um gewerbliche Sonderbetriebseinnahmen handelt (vgl. § 15 Abs. 1 Nr. 2 Halbs. 2 EStG). Durch diese Behandlung wirken sich die Darlehenszinsen im Saldo nicht auf den Gesamtgewinn der Gesellschaft aus. Denn sie sind einerseits in der Gesamthandsbilanz der Gesellschaft als Betriebsausgabe abzugsfähig, unterliegen andererseits in der Sonderbilanz des Gesellschafters als Sonderbetriebseinnahme der Besteuerung.

In diesem Fall ist das Darlehen wie bei einer GmbH als Forderung auszuweisen. Erhält das Büro im Gegenzug für die Darlehensgewährung Zinsen, stellen diese eine einkommensteuerpflichtige Betriebseinnahme dar. Der Gesellschafter selbst kann diese Zinsen steuerlich nicht geltend machen. Dies ist nur zulässig, wenn er das Darlehen für eine Einkunftsquelle (z. B. Mietobjekt) verwendet. Dann handelt es sich bei den Zinsen um Werbungskosten.

Verwendet der Gesellschafter das Darlehen hingegen für sein Sonderbetriebsvermögen (z. B. für die Finanzierung eines an die Gesellschaft vermieteten Grundstücks/Immobilie), handelt es sich um Sonderbetriebsvermögen. Das Darlehen ist in der Sonderbilanz des Gesellschafters zu aktivieren und die Zinsen sind als Sonderbetriebsausgaben abzugsfähig.