Bruchstellen und Logikfehler der HOAI in der TA (Teil 3): Nebenangebote – Chance oder Chaos?

Wer kennt das nicht: Bereits während des Vergabeprozesses werden durch ausführende Firmen erste Nebenangebote eingereicht. Viele davon stellen gute technische Alternativen zu Teilen der vorgelegten Planung dar. Über Nebenangebote können ausführende Unternehmen ihre praktischen Erfahrungen ins Projekt einbringen. Und nicht selten können innovative Ansätze die Kosten entscheidend senken und die technische Qualität des Fachgewerks erheblich verbessern. Doch diese – eigentlich sinnvolle – Option der Qualitätsverbesserung hat auch ihre Tücken.

In der Regel werden solche Nebenangebote positiv aufgenommen, versprechen sie doch Zeit- und Kostenersparnis sowie eine Qualitätsverbesserung für den Bauherrn. So werden Systemwechsel in der Heizungstechnik vorgeschlagen, Vier- auf Zwei-Leiter-Systeme umgestellt oder bessere Lösungen bei Lüftungs- und Kühlsysteme aufgezeigt. Und vielfach werden gleich von mehreren Gewerken eigentlich sinnvolle Nebenangebote eingereicht.

Diese Nebenangebote werden zunächst zur „Prüfung“ an den jeweiligen Fachplaner und Projektsteuerer gegeben, mit der Aufforderung, sie möglichst schnell zu bearbeiten. Unter „Prüfung“ wird von den Fachplanern meist lediglich die technische Bewertung des Vorschlags verstanden. Architekt und Planer anderer Gewerke werden – wenn überhaupt – nur am Rande einbezogen. Überhaupt sind diese bei Baubeginn intensiv mit ihren eigenen Themen beschäftigt und verfügen personalbedingt über wenig Kapazitäten. Meist sitzt das Planungsteam bereits an einem neuen Projekt.

So wird auf den Formularen der Entscheidungsbögen „zackig angekreuzt und freigegeben“. Manchmal wohl auch verbunden mit der Hoffnung, dass durch das Nebenangebot der eine oder andere Planungsfehler kaschiert oder gelöst wird. Außerdem drängt die Baustelle, die langwierige Planungszeit muss ein Ende haben. Und auch der Bauherr ist glücklich – verspricht das Nebenangebot doch einen reibungslosen Ablauf und eine vermeintliche Kosteneinsparung.

Nicht selten wird das Nebenangebot dann auf Basis einer oberflächlichen Bewertung beauftragt. Mit viel Glück enthält es eine „Planungsklausel“, die den Unternehmer verpflichtet, das vom ihm vorgeschlagene Nebenangebot planerisch zu integrieren. Ob dies durch eine eigene Ausführungsplanung erfolgt oder durch eine direkte Einarbeitung in die M+W-Planung, ist meist schon nicht mehr definiert. Der TA-Planer ist erfreut, dass dieser Kelch an ihm vorübergegangen ist und konzertiert sich auf die Objektüberwachung und das Abwehren von Bedenken und Behinderungen.

In der Zwischenzeit erstellen alle weiteren ausführenden Firmen auf Basis der ihnen übergebenen Ausführungsplanung die M+W-Planung, denn das ist ihre vertraglich geschuldete Leistung. Nach erfolgter Prüfung durch den Fachplaner wird zügig Material bestellt und „losgebaut“. Schließlich sind Termine zu halten und Vertragsstrafen zu vermeiden. Planungsleistungen im Bereich der Ausführungsplanung sind von den Firmen nicht geschuldet.

Gleichzeitig versucht die mit dem Nebenangebot beauftragte Firma, ihre Planung mit den „Planungsbeteiligten“ abzustimmen. Während über Koordinationspflichten und Termine der ausführenden Firmen, die notwendige Beteiligung der Fachplanung und des Architekten sowie die Vergütung dieser Leistung gestritten wird, werden auf der Baustelle Fakten geschaffen.

Und schon treten die ersten Mehrkostenmeldungen oder Behinderungen auf. Planungen würden nicht passen, Kollisionen werden augenscheinlich. Es muss sogar rückgebaut werden. Schließlich wird über kleinteilige Regiearbeiten mit einem immensen Aufwand der Baufirmen (Nachtragsleistung) und der Objektüberwachung baubegleitend Planung betrieben.

Je nach Thema und Projektgröße können dabei leicht Mehrkosten in siebenstelliger Höhe entstehen. Die finanzielle Einsparung durch den Sondervorschlag wird durch die Nachtragsforderungen anderer Unternehmen schnell aufgefressen. Zudem ist man mit Verzögerungen konfrontiert. Der Bauherr reagiert massiv verärgert und die Konfliktschraube aus Mangelvorwürfen, Beratungspflichtverletzungen und Schadenersatzforderungen beginnt.

Der erste Fehler, den es im Umgang mit Nebenangeboten zu vermeiden gilt, tritt häufig bereits bei der Beauftragung und Honorierung der eigenen Leistung auf. Das Prüfen von Nebenangeboten ist nämlich gemäß HOAI eine Besondere Leistung und somit gesondert zu vergüten (HOAI 2021, Anlage 15.1, Lph 7, Besondere Leistung).

Aber selbst, wenn dies erkannt wird, bleibt die Begrifflichkeit „Prüfen und Werten“ zur eigentlichen Leistungsbestimmung interpretationsfähig – und zwar sowohl für den Fachplaner als auch für den Bauherrn. Und oft wird die Besondere Leistung zu günstig angeboten, ohne sich vorab mit dem notwendigen Umfang und den Risiken dieser Bewertung auseinanderzusetzen.

Ein Nebenangebot muss so geprüft und gewertet werden, dass alle Aspekte und Auswirkungen in einer Entscheidungsvorlage verständlich berücksichtigt werden. Dabei sind – je nach Art des Nebenangebots – elaborierte Bewertungen u. a. zu folgenden Themen notwendig:

Vor allem der letzte Punkt ist mit großer Sorgfalt zu analysieren. Dabei sind insbesondere auch Auswirkungen auf andere TA-Gewerke, Tragwerksplanung und Architektur zu hinterfragen.

Ist die Vergabe erfolgt, wollen in der Regel alle Parteien unverzüglich mit dem Bau beginnen. Folgt man jedoch dem HOAI-Prozessablauf der TA, muss vor Baubeginn noch eine wichtige Grundleistung erbracht werden – die viel geschmähte Teilleistung e) der Ausführungsplanung. Diese lautet:

Denn nur diese Leistung schließt als letzter Planungsschritt die Lph 5 der TA-Planung ab (vgl. Beitrag PBP 5/2021, Seite 18 → Abruf-Nr. 47357185). Doch was geschieht mit der Teilleistung e) und auch f) bei einem Nebenangebot, das eine Änderung der Planung nach sich zieht?

Grundsätzlich ist klarzustellen, dass ein Nebenangebot die HOAI nicht „aushebelt“. Doch muss es sowohl dem Planer als auch dem Bauherr bewusst sein, dass die Beauftragung eines Nebenangebots mit Änderungswirkung eine eigene Prozessschleife in Gang setzen kann, falls vertraglich nichts anderes vereinbart wird. Hintergrund ist, dass die ausführenden Firmen keine Ausführungsplanung (AFU) schulden. Denn diese ist durch den Bauherrn zu übergeben. Wird ein Nebenangebot beauftragt, das eine andere technische Lösung enthält, als die geplante AFU, so gilt zunächst folgender Ablauf:

Betrachtet man diesen Ablauf, so wird schnell klar, warum er in der Praxis nur selten vollzogen wird. Er kann nämlich zu erheblichen Verzögerungen und Planungsnachträgen führen, die alle Gewerke betreffen. Fundamentale Eingriffe in das TA-Planungskonzept wie z. B. der Wechsel von einem Zwei- auf ein Vier-Leiter-System können sogar planerische Rücksprünge bis hin zur Entwurfsplanung erzeugen. Gerade deshalb ist eine intensive Aufklärung der potenziellen Auswirkungen über die – hoffentlich beauftragte – Besondere Leistung „Prüfen und Werten von Nebenangeboten“ so essenziell.

Wichtig | Beachten Sie, dass dem Bauherrn schon vor Beauftragung alle Auswirkungen und Risiken bekannt sein müssen. Und auch die anderen Gewerke dürfen während der Planungsanpassung nicht mit ihrer Montageleistung „vorpreschen“. Bedenken Sie, dass ein Einbremsen zusätzlich zu einem Baustopp und Stillstandskosten führen kann.

Um die Leistungen und Änderungen eines Nebenangebotes strukturiert, risikoarm und vor allem auch schnell in die Planung zu integrieren, ist ein alternatives Vorgehen notwendig. Nachfolgend stellt Ihnen PBP zwei Optionen vor. Wie so oft ist dabei das Wichtigste, den Vorgang mit dem Bauherrn vorab zu besprechen und vertraglich zu fixieren.

Bei dieser Option wird die gesamt Planungs- und Koordinationsverantwortung für die Nachführung der Planung – als eigens beauftragte Leistung – an die ausführende Firma übertragen, insofern diese einem solchen Vorgehen zustimmt. Es wird dringend empfohlen, die Planungs- und Koordinationsaufgabe detailliert zu beschreiben. Der übliche Pauschalposten „Planung“ im Nebenangebot ist nicht ausreichend. Eine exakte Definition ist wichtig, um Aufwand und Zeitschiene bestimmen zu können. Denn nur über eine spezifische Kalkulation und Ablaufdarstellung werden alle Abhängigkeiten klar. Bedenken Sie aber, dass meist, allein durch den Planungs- und Koordinations-aufwand vermeintliche finanzielle Einsparungen des Nebenangebots zunichte gemacht werden. Auch müssen alle weiteren, durch die Änderungen betroffenen Fachfirmen (TA/Hochbau), informiert und (meist auch) über Nachtragsleistungen verpflichtet werden, den Umplanungsprozess zu begleiten. Anfallende Leistungen (z. B. Koordinationsbesprechungen, Anpassung von Leitungsführungen in der M+W-Planung) sind zusätzlich zu vergüten.

Wird der Prozess, wie beschrieben, vollzogen, hat das Rückwirkungen auf die HOAI-Teilleistungen e) (Fortschreibung der AFU) und f) (Prüfung der M+W-Planung). Beide Leistungen können gemäß ihrer Grundleistungsdefinition nicht mehr durchgeführt werden.

Das hier beschriebene Vorgehen führt dazu, dass nach nicht geprüften Plänen gebaut wird. Um dennoch eine Qualitätssicherung durch die Fachplanung zu gewährleisten, ist die Beauftragung zusätzlicher Leistungen nötig.

Als Besondere Leistung wird dem TA-Planer also nicht die „Prüfung auf Übereinstimmung mit der AFU“, sondern die „Prüfung der technischen Richtigkeit, Koordinationsleistung und Kollisionsfreiheit“ beauftragt. Dabei ist es wichtig, dass nicht nur das Fachplanungsgewerk des betreffenden Nebenangebots beauftragt wird, sondern alle Fachplanungsgewerke, die von der Änderung betroffen sind.

Bedenken Sie, dass auch bei dieser Option der Zeitverzug ein gewisses Problem darstellt, da eben erst nach Prüfung der M+W-Planung durch die Fachplanung mit dem Bau der betroffenen Gewerke begonnen werden sollte. Folgen Sie hier dem Grundsatz, dass niemals ohne angepasste und geprüfte Pläne gebaut werden darf.

Im Unterschied zur Option 1 wird hier die Planungsleistung durch den Fachplaner erbracht, in enger Abstimmung mit der Baufirma. Dies erfordert allerdings eine hohe Kooperationsbereitschaft aller Beteiligten. Ist der Planer über die „Baubegleitende Planung“ in der Lage, gemeinsam mit den Firmen die Anpassung vorzunehmen, kann mit dieser Option erheblich Zeit eingespart und Konfliktpotenzial vermindert werden.

Je nach Nebenangebot und den damit verbundenen Änderungen ist zunächst klarzustellen, welche Leistungen terminkritisch sind (z. B. Auswirkungen auf Bauteile mit langen Lieferzeiten). An diesen kritischen Punkten sind in der Folge alle Planungsleistungen und Arbeitspakete auszurichten.

Die Auswirkungen der Änderungen sind gemeinschaftlich über alle Gewerke und mit der Architektur zu besprechen und zu koordinieren. Klären Sie, wer welche Leistung in welcher Form erbringt und wie diese in die M+W-Planung integriert werden. Im Zuge einer baubegleitenden Planung bieten sich insbesondere auch Methoden wie „Lean“ an, um mit dem Tempo der Baustelle Schritt halten zu können (Besondere Leistung).

Beachten Sie, dass auch bei dieser Option die Grundleistungen e) und f) (inkl. Honorar) entfallen. Beide Leistungen werden beim Fachplaner durch zusätzliche Leistungen für eine „baubegleitende Planung“ ersetzt. Darüber hinaus fallen Planungs- und Koordinationsleistungen ausführender Firmen und ggf. auch Leistungen weiterer Planer an. Eine Abrechnung nach Stunden auf Basis einer vorherigen Aufwandsschätzung auf Arbeitspaketbasis ist dabei in der Regel die einzig sinnvolle Lösung für eine Honorierung. Achten Sie auf auskömmliche Vertragsstundensätze.

Existiert ein konsistentes BIM-Modell für die Lph 5, und sind sowohl Planer als auch ausführende Firmen in der Lage mit diesem zu arbeiten, ergeben sich große Vorteile. Mittels eines gemeinsamen M+W-BIM-Modells können viele Probleme proaktiv vor Baubeginn gelöst werden. Dafür sind jedoch die notwendigen vertraglichen Rahmenbedingungen bei allen Parteien zu schaffen.