So lässt sich die Lohnsteuer bei Datenverarbeitungsgeräten, Zubehör und Internet pauschalieren

Viele Arbeitgeber gestatten Arbeitnehmern die private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte sowie deren Zubehör. Das kann z. B. die private Nutzung eines PC, Laptops oder Smartphones sein. Diese private Mitbenutzung führt zu einem Vorteil, der als Arbeitslohn anzusetzen ist. Allerdings ist der Vorteil gemäß § 3 Nr. 45 S. 1 EStG steuer- und infolge dessen gemäß § 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV beitragsfrei in der Sozialversicherung. Das gilt sogar dann, wenn das betriebliche Gerät vom Arbeitnehmer ausschließlich privat genutzt wird (R 3.45 LStR).

Wichtig | Weil die Steuerbefreiung bzgl. der Privatnutzung der Höhe nach nicht begrenzt ist, besteht für den Arbeitgeber keine Verpflichtung, den Vorteil im Lohnkonto des Arbeitnehmers aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 S. 1 LStDV).

Vollkommen anders ist der Sachverhalt zu beurteilen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt Datenverarbeitungsgeräte, Zubehör und Internetzugang übereignet, er also das Eigentum an dem Gerät auf seinen Arbeitnehmer überträgt. Weil hier das Eigentum auf den Arbeitnehmer übergeht, findet § 3 Nr. 45 EStG keine Anwendung mehr. Denn § 3 Nr. 45 EStG fordert eine Überlassung der Gegenstände.

Aus diesem Grund ist der Sachbezug nach den allgemeinen Regelungen des § 8 Abs. 2. S. 1 EStG zu bewerten. Der Ansatz erfolgt entsprechend mit dem um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreis am Abgabeort. Allerdings unterliegt auch dieser Betrag nicht zwingend als Arbeitslohn der Besteuerung und den Sozialabgaben. Es gibt zwei „Auswege“:

Wichtig | Von einer Übereignung ist auch auszugehen, wenn von Anfang an feststeht, dass der Arbeitnehmer das Gerät für die gesamte Dauer der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer behalten und danach das Eigentum unentgeltlich oder gegen einen unverhältnismäßig niedrigen Betrag übernehmen darf. Denn dann gilt der Arbeitnehmer von Anfang an als wirtschaftlicher Eigentümer (§ 39 Abs. 2 Nr. 1 AO). Folge: § 3 Nr. 45 EStG gilt nicht.

Diese Versteuerung und Verbeitragung des Sachbezugs mit den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers führt zu einer hohen Gesamtbelastung. Denn auch wenn die Besteuerung nur mit 30 Prozent erfolgen sollte, kommen noch die Sozialabgaben mit etwa 40 Prozent hinzu (je 20 Prozent Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile). Deutlich günstiger ist es, wenn eine Lohnsteuerpauschalierung erfolgt. Diese Möglichkeit eröffnet § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 5 EStG: Die Steuern werden mit 25 Prozent zzgl. Soli und ggf. Kirchensteuer pauschaliert; die Sozialabgaben entfallen (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Voraussetzung für die Lohnsteuerpauschalierung ist, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn unentgeltlich oder verbilligt Datenverarbeitungsgeräte übereignet. Gleiches gilt für Zubehör und einem verschafften Internetzugang. Nicht erforderlich ist dabei, dass das Gerät auch beruflich genutzt wird.

Hauptproblem in der Praxis ist die Forderung des Gesetzgebers, dass die Übereignung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen muss. Was das bedeutet, definiert § 8 Abs. 4 EStG. Danach ist z. B. eine Gehaltsumwandlung oder ein Gehaltsverzicht zugunsten des Datenverarbeitungsgeräts für die Anwendung der Pauschalierung schädlich.

Bei allen Vorgängen ist es unerheblich, ob es sich um eine Erstausstattung, Ergänzung, Aktualisierung oder den Austausch vorhandener Bestandteile handelt. Auch wenn ausschließlich technisches Zubehör oder Software übereignet werden und es an einem Datenverarbeitungsgerät mangelt, lässt sich die Pauschalierung nutzen. Im Gegenzug sind aber alle Telekommunikationsgeräte, die nicht Zubehör eines Datenverarbeitungsgerätes sind oder nicht für die Internetnutzung verwendet werden können, von der Pauschalierung ausgeschlossen (R 40.2 Abs. 5 S. 4 LStR). Die Übereignung eines gewöhnlichen Handys (kein Smartphone) berechtigt daher nicht zur Pauschalierung.

In der Praxis kommt es ebenfalls vor, dass der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer einen Barzuschuss für die private Internetnutzung zahlt. Auch dieser Zuschuss stellt grundsätzlich in voller Höhe steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn dar. Dabei muss es der Arbeitgeber aber nicht belassen.

Denn die Lohnsteuerpauschalierung mit dem Pauschalsatz von 25 Prozent lässt sich auch für Zuschüsse des Arbeitgebers nutzen, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Internetnutzung gezahlt werden (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 5 S. 2 EStG). Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer für die Internetnutzung eigene Datenverarbeitungsgeräte nutzt oder ob ihm diese vom Arbeitgeber überlassen (§ 3 Nr. 45 EStG) bzw. übereignet (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 5 EStG) werden.

Diese Aufwendungen muss sich der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer nachweisen lassen und als Beleg zum Lohnkonto nehmen, damit er den gezahlten Zuschuss in dieser Höhe pauschal mit 25 Prozent versteuern darf.

Wichtig | Wie beim Auslagenersatz reicht es, wenn die Aufwendungen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten aufgezeichnet und nachgewiesen werden. Der sich daraus ergebende Durchschnittsbetrag kann dann auch für die folgenden Monate gezahlt werden, solange sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern (R 40.2 Abs. 5 S. 9 i. V. m. R 3.50 Abs. 2 LStR).

Scheut der Arbeitgeber den Aufwand mit dem Nachweis der tatsächlich entstandenen Aufwendungen und möchte er eventuell eine für alle Arbeitnehmer gleichermaßen geltende und praktikable Lösung schaffen, kann er sich auf die Vereinfachungsregelung in R 40.2 Abs. 5 S. 7 LStR berufen.

Nach dieser Regelung kann der Arbeitgeber den vom Arbeitnehmer erklärten Betrag für die laufende Internetnutzung auch dann und ohne weitere Nachweise pauschal versteuern, soweit der erklärte Betrag 50 Euro im Monat nicht übersteigt (Kleinbetragsgrenze). Auch diese Erklärung hat der Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen und aufzubewahren.

Stellen die Aufwendungen des Arbeitnehmers Werbungskosten dar, kann er diese grundsätzlich nach § 9 EStG in seiner eigenen Steuererklärung geltend machen. Das gilt z. B. für die Aufwendungen für die berufliche Nutzung des privaten Internetzugangs, z. B. infolge von Tätigkeiten im Home-Office. Diesen Werbungskostenabzug verhindern jedoch pauschal versteuerte Zuschüsse des Arbeitgebers. Denn soweit die pauschal besteuerten Zuschüsse auf Werbungskosten entfallen, ist der Werbungskostenabzug mangels Belastung ausgeschlossen. Dabei wird jedoch zugunsten des Arbeitnehmers fingiert, dass die pauschal besteuerten Zuschüsse zunächst auf den privat veranlassten Teil der Aufwendungen angerechnet werden (R 40.2 Abs. 5 S. 11 LStR).

Es gibt noch eine Vereinfachung: Aus Vereinfachungsgründen unterbleibt eine Anrechnung des Zuschusses auf die Werbungskosten, wenn der Zuschuss maximal 50 Euro beträgt (R 40.2 Abs. 5 S. 12 LStR). Der Arbeitnehmer kann weiter den beruflich veranlassten Anteil als Werbungskosten absetzen.