Chancen und Herausforderungen durch die elektronische Bescheidbekanntgabe ab 1.1.26

Mit den jüngsten Änderungen und der Neufassung der Vorschrift zum 1.1.26 aufgrund des Vierten Gesetzes zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie vollzieht sich ein bedeutender Paradigmenwechsel. Dieser sieht eine grundlegende Umstellung von einem Einwilligungsmodell auf ein Opt-out-Modell vor, wodurch die elektronische Bekanntgabe von Verwaltungsakten zum Regelfall werden soll. Diese Umstellung wirft zahlreiche Fragen auf:

§ 122a AO regelt die Bekanntgabe von Verwaltungsakten durch Bereitstellung zum Datenabruf.

Nach § 122a Abs. 1 S. 1 AO können Verwaltungsakte dem Beteiligten oder der von ihm bevollmächtigten Person bekannt gegeben werden, indem sie nach Maßgabe des § 87a Abs. 8 AO zum Abruf bereitgestellt werden. Die Neuregelung verzichtet – anders als bisher – auf die Notwendigkeit der Einwilligung des Empfängers des Verwaltungsakts. Anstelle der Einwilligung findet sich in Abs. 2 eine Widerspruchslösung. Die Neuregelung ermöglicht die Form der Bekanntgabe generell für alle Verwaltungsakte und stellt damit eine signifikante Ausweitung des Anwendungsbereichs dar, die die Tendenz zur Digitalisierung im Besteuerungsverfahren unterstreicht.

§ 122a Abs. 1 S. 2 AO enthält eine ermessenslenkende Regelung (BT-Drs. 20/13015, 99), die nach dem eindeutigen Wortlaut („insbesondere“) zugleich eine beispielhafte Aufzählung darstellt. Demnach soll die Möglichkeit zur Bekanntgabe eines Verwaltungsakts durch Bereitstellung zum Datenabruf i. S. d. S. 1 insbesondere dann berücksichtigt werden, wenn die folgenden zwei Voraussetzungen kumulativ („und“) erfüllt sind:

Beachten Sie | Nach § 80 Abs. 2 S. 1 AO wird bei Angehörigen der steuerberatenden Berufe eine ordnungsgemäße Bevollmächtigung vermutet. Dies gilt abschließend für alle in § 3 und § 4 Nr. 11 StBerG genannten Berufsgruppen. Dazu zählen beispielsweise Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer sowie die entsprechenden Gesellschaften und Lohnsteuerhilfevereine.

Eine weitere wichtige Neuerung findet sich in Abs. 1 S. 3, der eine Pflicht zur elektronischen Benachrichtigung einführt. Die abrufberechtigte Person muss am Tag der Bereitstellung elektronisch über die Abrufmöglichkeit und ihre Rechtswirkungen informiert werden. Dies dient der Rechtssicherheit und stellt sicher, dass die betroffene Person zeitnah in Kenntnis gesetzt wird. Dieser Benachrichtigung kommt lediglich eine Hinweisfunktion zu. Sie ist – abweichend von der bisherigen Rechtslage – nicht Anknüpfungspunkt der gesetzlichen Bekanntgabevermutung (BT-Drs. 20/13015, 100).

Der umfassend überarbeitete Abs. 2 führt eine wichtige Opt-out-Option ein. Nach S. 1 kann der Beteiligte eine einmalige oder dauerhafte postalische Bekanntgabe nach § 122 Abs. 2 AO beantragen. Diese Regelung gewährleistet, dass Beteiligte, die die elektronische Kommunikation nicht nutzen wollen oder können, weiterhin auf dem traditionellen Postweg erreicht werden können. Wichtig ist, dass nach der Regelung in S. 2 sowohl der Antrag als auch dessen Widerruf nur für die Zukunft wirken und erst mit Zugang bei der Finanzbehörde wirksam werden. Dies entspricht der Regelung für den Widerruf einer Verfahrensvollmacht (§ 80 Abs. 1 S. 3 AO). Im Hinblick auf die ermessenslenkende Regelung in § 122a Abs. 1 S. 2 AO hat die Opt-out-Option in der Praxis für die Fälle Relevanz, in denen der Steuerbescheid, der Steuermessbescheid oder der Feststellungsbescheid auf einer nach § 87a Abs. 6 AO elektronisch übermittelten Steuererklärung oder Feststellungserklärung beruht (BT-Drs. 20/13015, 100).

Gemäß § 122a Abs. 3 AO hat sich die abrufberechtigte Person für den Datenabruf nach Maßgabe des § 87a Abs. 8 AO zu authentisieren. Dies dient dem Datenschutz und entspricht der bisherigen Fassung des von Abs. 3.

Eine weitere wesentliche Änderung findet sich in Abs. 4 S. 1 bezüglich des Zeitpunkts der Bekanntgabe. Nach der neuen gesetzlichen Bekanntgabevermutung gilt ein zum Abruf bereitgestellter Verwaltungsakt grundsätzlich am vierten Tag nach der Bereitstellung zum Abruf als bekannt gegeben. Dies stellt eine Vereinfachung gegenüber der bisherigen Regelung dar, die auf den Zeitpunkt der Absendung der elektronischen Benachrichtigung über die Bereitstellung der Daten an die abrufberechtigte Person abstellte. Wenn diese Vermutung einschlägig ist, kommt es nicht darauf an, ob und wann die abrufberechtigte Person den Verwaltungsakt tatsächlich abgerufen hat. Somit ist unmaßgeblich, ob der Datenabruf vor oder nach Ablauf der viertägigen Frist, exakt nach vier Tagen oder überhaupt nicht erfolgte.

Der neu gefasste § 122a Abs. 4 S. 2 AO bestimmt, dass im Zweifel die Behörde den Zeitpunkt der Bereitstellung zum Abruf nachzuweisen hat. Damit entfallen die bisherigen detaillierten Regelungen zum Nachweis des Zugangs der Benachrichtigung und zur Bekanntgabe bei bestrittener oder verspäteter Benachrichtigung. Wie bereits dargestellt kommt dieser Benachrichtigung lediglich noch eine Hinweisfunktion zu und sie ist nicht (mehr) Anknüpfungspunkt der gesetzlichen Bekanntgabevermutung. Angesichts dieser Anpassung ist der überschaubare Gesetzeswortlaut grundsätzlich nachvollziehbar. Allerdings hat der Gesetzgeber richtigerweise erkannt, dass auch weiterhin der Benachrichtigung eine wesentliche Bedeutung zukommen kann, wenn beispielsweise der Empfänger unwiderlegbar vorträgt, die Information über die Abrufbereitstellung nach § 122a Abs. 1 S. 3 AO nicht erhalten zu haben, und er den Verwaltungsakt auch nicht aus anderem Grund abgerufen hat (BT-Drs. 20/13015, 100).

In der aktuellen Fassung greift der Abs. 5 die bisherigen und zuvor skizzierten Regelungen mit Anpassung an die Neuregelungen in den Absätzen 1 bis 4 auf. Dies war notwendig, da die rechtlichen Rahmenbedingungen bei der Bekanntgabe von Verwaltungsakten durch Bereitstellung zum Datenabruf in Anlehnung an die entsprechende Regelung in § 9 OZG grundlegend modernisiert wurden.

mannigfaltige Probleme auftreten. Diese sind denen der traditionellen postalischen Bekanntgabe mitunter sehr ähnlich. Das Ziel der folgenden Erläuterungen ist es daher, einen umfassenden Überblick über die aktuellen Herausforderungen zu geben und diese anhand entsprechender Sachverhalte zu verdeutlichen.

Die Neuregelung des § 122a AO zum 1.1.26 bringt fundamentale Änderungen in der Kommunikation zwischen Finanzverwaltung und Steuerpflichtigen mit sich, die für Steuerberater (und auch für Lohnsteuerhilfevereine) von erheblicher praktischer Bedeutung sind:

Die Umstellung vom Einwilligungs- zum Opt-out-Modell macht die elektronische Bekanntgabe von Verwaltungsakten zum Standard, sodass die Arbeitsabläufe in Steuerkanzleien und bei Lohnsteuerhilfevereinen anzupassen sind:

Der Paradigmenwechsel wird bei vielen Mandanten Fragen und Unsicherheiten aufwerfen. Steuerberater und Lohnsteuerhilfevereine müssen darauf vorbereitet sein:

Die neuen Regelungen zur Bekanntgabevermutung und zu möglichen Unregelmäßigkeiten erfordern ein angepasstes Risikomanagement:

Die Digitalisierung bietet Chancen zur Optimierung interner Prozesse:

Die komplexen Neuregelungen bieten Steuerberatern und Lohnsteuerhilfevereinen die Möglichkeit, sich als kompetente Ansprechpartner zu positionieren:

Die Kenntnis und praktische Umsetzung der Neuregelungen des § 122a AO ist für Steuerberater und Lohnsteuerhilfevereine unerlässlich, um ihre Mandanten rechtssicher durch die digitale Transformation des Besteuerungsverfahrens zu führen und gleichzeitig die eigenen Arbeitsprozesse zu optimieren. Die frühzeitige Auseinandersetzung mit den Änderungen ermöglicht es, Herausforderungen proaktiv zu begegnen und Chancen der Digitalisierung effektiv zu nutzen.