Mit pauschalen Betriebsausgaben Steuern sparen

Viele Apotheker haben sich bereits dazu entschieden, als Firmenwagen keinen normalen Verbrenner, sondern ein reines Elektro- oder ein Hybridelektrofahrzeug zu nutzen. Das Problem: Bei einem Verbrenner können die Spritkosten problemlos als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Bei einem (Hybrid-)Elektrofahrzeug erfolgt der Ladevorgang hingegen oft am privaten Stromanschluss des Apothekers. Aber auch dieses Problem lässt sich lösen.

Wer es kompliziert aber genau möchte, beruft sich auf die Randziffer 19 des BMF-Schreibens vom 05.11.2021 (BStBl I 21, 2205). Hiernach kann der betriebliche Nutzungsanteil an den ansonsten privaten Stromkosten mithilfe eines gesonderten Stromzählers (stationär oder mobil) nachgewiesen werden. Aufzeichnungen über drei Monate genügen, um den Betrag auch für die Folgemonate ansetzen zu können. Wer es einfach möchte, wendet die Randziffer 20 in Verbindung mit den Randziffern 23 und 24 des BMF-Schreibens vom 29.09.2020 (BStBl I 20, 972) an. Danach ist es zulässig, dass der Apotheker anstelle des im Einzelnen nachgewiesenen Ladestroms eine Pauschale als Betriebsausgabe absetzt. Bei der Höhe der Pauschale kommt es zum einen darauf an, ob es sich um ein Elektro- oder um ein Hybridelektrofahrzeug handelt und zum anderen, ob bei der Apotheke eine zusätzliche Lademöglichkeit besteht.

Viele Apotheker besitzen auch private Fahrzeuge. Werden diese – auch nur für einen Kilometer – für eine betrieblich veranlasste Fahrt eingesetzt, lassen sich bereits pauschale Betriebsausgaben absetzen (R 4.2 Abs. 12 Einkommensteuerrichtlinien [EStR]) – konkret 0,30 Euro je betrieblich gefahrenen Kilometer. Erforderlich ist lediglich eine formlose Aufstellung der betrieblich veranlassten Fahrten mit dem privaten Pkw des Apothekers. Diese betrieblich veranlassten Fahrten können z. B. Fahrten zu Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten sein, aber auch Fahrten zum Steuerberater, zur Post oder zur Bank. Einzig Fahrten zwischen Wohnung und Apotheke fallen nicht darunter. Für diese Fahrten gilt eine Sonderregelung.

In den seltensten Fällen wohnt der Apotheker direkt über oder neben der Apotheke. Liegt die Wohnung des Apothekers mindestens einen Kilometer von der Apotheke entfernt, kann der Apotheker für jeden Tag, an dem er die Apotheke aufgesucht hat, eine Pauschale als Betriebsausgabe absetzen. Das gilt unabhängig davon, wie er die Apotheke erreicht hat. Es spielt also keine Rolle, ob der Apotheker zu Fuß, mit dem Fahrrad, mit dem Auto, mit einer Fahrgemeinschaft oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Apotheke kommt.

Die abzugsfähige Pauschale ergibt sich aus § 4 Abs. 5 Nr. 6 i. V. m. § 9 Abs. 1 Nr. 4 Einkommensteuergesetz (EStG). Abzugsfähig ist für jeden Tag, an dem der Apotheker die Apotheke aufsucht, eine Pauschale von 0,30 Euro für jeden vollen Kilometer der einfachen Entfernung. Da es sich um eine Tagespauschale handelt, besteht für Mittagsheimfahrten kein Anspruch auf eine zusätzliche Pauschale. Zudem ist der Abzug pro Jahr auf einen Höchstbetrag von 4.500 Euro gedeckelt. Ein höherer Betrag als 4.500 Euro kann nur dann abgesetzt werden, wenn für die Fahrten zur Apotheke ein eigener (privater) Pkw verwendet wird. Es gilt außerdem eine Besonderheit, wenn die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Apotheke mehr als 20 Kilometer beträgt: Ab dem 21. Kilometer erhöht sich die Pauschale für die Jahre 2022 bis 2026 nämlich von 0,30 auf 0,38 Euro je Kilometer.

Beachten Sie | Befindet sich im Betriebsvermögen des Apothekers ein vom Apotheker auch privat genutzter Firmenwagen, lässt sich diese Pauschale meistens nicht geltend machen. Denn sie wird dann regelmäßig bereits bei der Ermittlung der Entnahme für die private Pkw-Nutzung in Abzug gebracht.

Die meiste Zeit ist der Apotheker in seiner Apotheke oder in seiner Wohnung tätig. Es gibt aber auch Tage, an denen eine längere Auswärtstätigkeit erforderlich ist, insbesondere bei ein- oder mehrtägigen Fort- und Weiterbildungen. Damit verbunden sind auch deutlich höhere Verpflegungskosten, z. B. weil das Mittagessen in einem Restaurant eingenommen wird. Das Problem: Die Verpflegungskosten des Apothekers können nicht von der Steuer abgesetzt werden. Aber es gibt zumindest einen kleinen Rettungsanker: die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen. Diese sind in § 4 Abs. 5 Nr. 2 i. V. m. § 9 Abs. 4a EStG geregelt. Die Pauschalen betragen:

Beachten Sie | Die Pauschalen beziehen sich auf Tätigkeiten im Inland. Für Tätigkeiten im Ausland sind erheblich höhere Pauschalen abzugsfähig. Die Auslandspauschalen für das Jahr 2024 können dem BMF-Schreiben vom 21.11.2023 (BStBl I 23, 2076, Abruf-Nr. 238529) entnommen werden.

Seit 2023 ist ein häusliches Arbeitszimmer gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 6b S. 2 EStG nur noch dann abzugsfähig, wenn es den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Diese Voraussetzung erfüllen Apotheker regelmäßig nicht, da sich der Mittelpunkt in der Apotheke befindet. Dennoch erledigen Apotheker oft betriebliche (Büro-)Tätigkeiten in ihrer Wohnung. So müssen sie auch 2023 nicht zwingend leer ausgehen, denn es kann eine Homeoffice-Pauschale abgesetzt werden. Diese wird seit 2023 in § 4 Abs. 5 Nr. 6c EStG geregelt.

Mit der Homeoffice-Pauschale kann der Apotheker für jeden Tag, an dem die betriebliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt und keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene erste Tätigkeitsstätte (i. d. R. die Apotheke) aufgesucht wurde, einen Betrag von 6 Euro, höchstens 1.260 Euro im Kalenderjahr, steuerlich geltend machen. Die Pauschale setzt weder einen zeitlichen Mindestumfang der Tätigkeit im Homeoffice voraus noch kommt es auf den Ort der Tätigkeit im Homeoffice an. Auch Tätigkeiten am Küchentisch sind begünstigt.

Weder das Gesetz und die zugrunde liegende Gesetzesbegründung noch das Anwendungsschreiben des BMF vom 15.08.2023 (BStBl I 23, 1551) enthalten konkrete Regelungen zum Nachweis der Homeoffice-Pauschale. Die Kalendertage, an denen die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Pauschale erfüllt sind, sind lediglich in geeigneter Form glaubhaft zu machen. Dies kann z. B. durch Eintragungen in einen Kalender oder durch eine formlose Aufstellung erfolgen. Auch die besonderen Aufzeichnungspflichten innerhalb der Buchführung i. S. d. § 4 Abs. 7 EStG sind nicht zu erfüllen.

Beachten Sie | Steht dem Apotheker in der Apotheke für seine betriebliche Tätigkeit dauerhaft kein Arbeitsplatz zur Verfügung, ist ein Abzug der Pauschale auch dann zulässig, wenn die Tätigkeit am selben Kalendertag auswärts oder in der Apotheke ausgeübt wird. Es kommt in diesem Fall nicht mehr darauf an, dass der Apotheker zeitlich überwiegend im Homeoffice tätig wird.

Jeder Apotheker muss telefonieren – und oft wird hierfür auch der private Telefonanschluss oder das private Smartphone genutzt. Doch wie können diese nun gemischt veranlassten Aufwendungen für die privaten Telefon- und Handyanschlüsse abgesetzt werden? Es ist eigentlich ganz einfach:

Apotheker können alle Handy- und Telefonverträge, die ganz oder teilweise betrieblich genutzt werden, als Betriebsausgabe geltend machen. Das gilt nicht nur für die Grundgebühren, sondern auch für die mit den Verträgen zusammenhängenden Kosten wie Verbindungsentgelte, Datenvolumen, Gerätekosten, Zubehör etc. Als Ausgleich für die private Mitbenutzung der Geräte sind pauschal 360 Euro pro Jahr als gewinnerhöhende Entnahme anzusetzen. Diesen Betrag beanstandet das Finanzamt regelmäßig nicht (vgl. Finanzgericht Niedersachsen, Urteil vom 21.05.1997, Az. XII 536/96).

Viele Apotheker üben nebenberufliche Tätigkeiten aus. Klassischerweise handelt es sich dabei um Tätigkeiten, die gewisse Berührungspunkte mit der Tätigkeit als Apotheker haben, wie z. B. das Verfassen von Fachbeiträgen und -aufsätzen oder nebenberufliche Lehr-, Vortrags- und Prüfungstätigkeiten. Diese Tätigkeiten werden vergütet und die Vergütung stellt steuerpflichtiges Einkommen dar. Das bedeutet, der Apotheker muss den Gewinn aus seiner Nebentätigkeit versteuern.

Kein Problem, denken sich in der Praxis oft viele Apotheker und erfassen die Honorare der Einfachheit halber kurzerhand in der Buchführung der Apotheke. Was oft nicht beachtet wird: Dieses Vorgehen kostet Steuern, denn für die Nebentätigkeiten können pauschale Betriebsausgaben abgesetzt werden. Die Höhe der Betriebsausgabenpauschale ergibt sich aus dem BMF-Schreiben vom 06.04.2023 (BStBl I 23, 671, Abruf-Nr. 234665). Die Pauschale beträgt seit 2023 exakt 25 Prozent der Einnahmen, maximal 900 Euro im Jahr.

Wichtig | Apotheker sollten bei nebenberuflichen Lehr-, Vortrags- oder Prüfungstätigkeiten vorrangig prüfen, ob sie in den Anwendungsbereich des § 3 Nr. 26 EStG („Übungsleiterfreibetrag von 3.000 Euro“) bzw. § 3 Nr. 26a EStG („Ehrenamtspauschale von 840 Euro“) fallen. Das ist regelmäßig der Fall, wenn die Tätigkeiten im Dienst oder im Auftrag einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer unter § 5 Abs. 1 Nr. 9 Körperschaftsteuergesetz (KStG) fallenden gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Einrichtung ausgeübt werden. Diese Steuerbefreiungen gehen der Betriebsausgabenpauschale nämlich vor – sie sind aber auch viel lukrativer, da dann die Honorare bis zu den genannten Beträgen steuerfrei sind.