Abrechnungsvorschläge der Praxis-Software: Möglichkeiten und Risiken

In diesem Beitrag geht es um bestimmte Module einer Praxissoftware, die Vorschläge (oder Warnungen) für die Abrechnung oder für das Wiedereinbestellen von Patienten unterbreiten. Die hierfür geltenden Parameter/Regeln können entweder durch eigene („händische“) Vorgabe oder „automatisch“ unter Einsatz von KI auf Grundlage der bisherigen (ggf. über mehrere Jahre oder gar Jahrzehnte) erfolgten Abrechnung definiert werden.

Die Praktikabilität dieser Abrechnungsvorschläge und Erleichterung der Abläufe im Praxisalltag braucht nicht hinterfragt werden. Gleichwohl sollten vor der Einrichtung und Anwendung die Modalitäten der Umsetzung sowie deren rechtliche Voraussetzungen und Risiken geprüft werden. Insbesondere sollten Praxisinhaber ihren Softwareanbietern und sich folgende Fragen stellen:

In einem ersten Schritt sollten Sie kritisch hinterfragen, ob die Einrichtung dieser Module automatisch durch Einsatz von KI oder manuell durch „händische“ Eingabe von eigens definierten Regeln für Abrechnungsvorschläge erfolgen soll.

Bei einer automatischen Einrichtung wird die KI zunächst einen Zugriff auf die „Altdaten“ benötigen. Zudem wird ggf. die Übertragung von Daten auf die Server des Software-Hersteller oder sonstiger Dritter (möglicherweise im außereuropäischen Ausland) erforderlich sein. Solche Fälle dürften regelmäßig mit Verstößen gegen die ärztliche Verschwiegenheitspflicht und das (Gesundheits-)Datenschutzrecht einhergehen. Zulässig wären diese Vorgänge i. d. R. nur dann, wenn die Berechnungsvorgänge ausschließlich lokal erfolgen und keinerlei Datenübertragung, auch nicht zu späteren Zeitpunkten (z. B. bei „Backups“ oder zur „Fehleranalyse“), erfolgt.

Entscheiden Sie sich für eine manuelle Einrichtung und definieren selbst die Regeln, nach denen die Software Ihnen und Ihren Angestellten die Abrechnungsvorschläge unterbreiten soll, so ist sicherzustellen, dass die Abrechnungsbestimmungen im jeweiligen Einzelfall der Behandlung gewahrt sind. Gewährleistet bleiben muss, dass den Abrechnungsvorschlägen nur dann gefolgt wird, wenn auch die tatsächlichen (und rechtlichen) Voraussetzungen auch gegeben sind.

Anderenfalls bestünde das Risiko, dass den Abrechnungsvorschlägen vorschnell gefolgt und Leistungen zur Abrechnung gebracht würden, für die die notwenigen rechtlichen und/oder tatsächlichen Voraussetzungen nicht gegeben sind. Hierdurch würde die bekannte Kaskade rechtlicher Sanktionen drohen, d. h. vom Regress bis hin zum Strafverfahren oder dem Verlust der Zulassung. Eine Exkulpation durch Verweis auf den Software-Hersteller wird dabei i. d. R. übrigens nicht gelingen, da mit der Abgabe der (Quartals-)Abrechnung durch eigene/persönliche Erklärung deren Richtigkeit versichert wird. Auch werden sich Haftungsausschlüsse in den Nutzungsverträgen mit den Software-Herstellern finden, sodass ein (späterer) Regress ins Leere laufen dürfte.