Welche unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen von Maklern gelten

Diese Normen müssen Versicherungsmakler bei der Aufbewahrung kaufmännisch relevanter Unterlagen im Blick haben:

Aufbewahrungspflichten nach dem HGB und AO betreffen insbesondere Handels- und Geschäftsbriefe und damit die Geschäftskorrespondenz mit Kunden, Versicherern und sonstigen Kooperationspartnern, wie z. B. Untervermittlern, Tippgebern und Maklerverbünden/-pools. Diese Dokumente sind nach § 257 HGB und § 147 AO sechs Jahre, Handelsbücher, Lageberichte, Bilanzen, Inventare etc. zehn Jahre aufzubewahren.

Buchungsbelege (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB), wie Courtage-/Provisionsabrechnungen und -gutschriften, müssen seit Inkrafttreten des 4. Bürokratieentlastungsgesetzes am 01.01.2025 nicht mehr zehn, sondern nur noch acht Jahre aufbewahrt werden. Die verkürzte Frist gilt für Buchungsunterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 01.01.2025 noch nicht abgelaufen ist.

Wichtig | Es spielt für die Aufbewahrungspflicht keine Rolle,

Denn geschäftliche Aktivitäten, die in der Regel mit Handels- und Geschäftsbriefen einhergehen, sind nicht zwangsläufig mit einem erfolgreichen Geschäftsabschluss verbunden.

Wichtig | Es ist unerheblich (siehe oben), ob das Angebot auf Abschluss eines Versicherungsvertrags angenommen oder abgelehnt wird. Unerheblich ist auch, um welche Sparte es sich handelt. Ein Versicherungsangebot sowie die Annahme oder eventuelle Ablehnung und die jeweilige Korrespondenz müssen demnach sechs Jahre aufbewahrt werden.

Nach § 238 Abs. 2 HGB muss der Makler als Kaufmann eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückbehalten und aufbewahren.

Geschäftsbriefe i. S. v. § 37a HGB – dazu gehören alle Handelsbriefe – umfassen alle (nicht mündlichen) Mitteilungen des Kaufmanns über geschäftliche Angelegenheiten nach außen. Ohne Rücksicht auf die äußere Form gelten als Geschäftsbriefe z. B. auch E-Mails, Faxe und Postkarten. Geschäftsbriefe müssen stets an einen bestimmten Empfänger, nicht also an eine größere, unbestimmte Vielzahl von Empfängern gerichtet sein.

Nicht zu Geschäftsbriefen gehören daher z. B. allgemeine Angebote (auch auf der Firmen-Website), Rundschreiben bzw. Newsletter an Kunden, Werbeschreiben bzw. Werbepostwurfsendungen sowie Zeitungsanzeigen (Baumbach/Hopt, a. a. O., § 37a, Rz. 4).

Die nach dem GwG Verpflichteten – dazu gehören nach § 2 Abs. 1 Nr. 8 GwG Versicherungsvermittler (§ 59 VVG) – müssen Unterlagen fünf Jahre aufbewahren, insbesondere Aufzeichnungen über die Identifizierung von Kunden (§ 8 GwG). Da jedoch andere gesetzliche Bestimmungen – wie das HGB und die AO – längere Aufbewahrungsfristen regeln, gelten nach § 8 Abs. 4 S. 1 GWG für entsprechende Unterlagen die längeren Fristen, also sechs, acht bzw. zehn Jahre (Herzog, GwG, 4. Aufl., München 2020, § 8, Rz. 18; Zentes/Glaab [Hrsg.], GwG, 2. Aufl., Frankfurt a. M. 2020, § 8, Rz. 36 f.).

Wichtig | In jedem Fall aber sind die Aufzeichnungen und sonstigen Belege spätestens nach Ablauf von zehn Jahren unverzüglich (d. h. ohne schuldhaftes Zögern) zu vernichten (§ 8 Abs. 4 S. 2 GwG). Damit trägt das GwG den langen Aufbewahrungsfristen anderer gesetzlicher Bestimmungen Rechnung.

Die Aufbewahrungsfrist nach § 22 VersVermV bezieht sich spezifisch auf Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Vermittlung von Versicherungsverträgen entstehen, aber nicht unter die Aufbewahrungsfristen des HGB oder der AO fallen. Sind Dokumente/Unterlagen also nicht notwendigerweise handelsrechtlich, buchhalterisch bzw. steuerlich relevant, gilt für sie wie auch nach dem GwG nur eine fünfjährige Aufbewahrungsfrist.

Zu den mindestens fünf Jahre aufzubewahrenden Dokumenten/Unterlagen gehören z. B. Beratungsgespräche und Dokumentationen, Nachweise über Weiterbildungen oder Qualifikationsmaßnahmen sowie Unterlagen zu Beschwerden.

Wichtig | Die Korrespondenz des Maklers mit dem Versicherungsombudsmann, z. B. im Auftrag des Kunden, dürfte in vielen Fällen als Mängelrüge (vgl. Baumbach/Hopt, a. a. O., § 257, Rz. 1) und damit als Handels- bzw. Geschäftsbrief zu werten sein. Denn sie erfolgt in der Regel im Zusammenhang mit einem spezifischen Vorgang (z. B. einer Beschwerde oder Streitbeilegung), der die Geschäftsbeziehung und damit ein Handelsgeschäft zwischen dem Makler und/oder seinem Kunden und dem Versicherer betrifft. Solche Vorgänge haben eine unmittelbare geschäftliche Relevanz und betreffen rechtliche oder vertragliche Fragen. Sprich: Für sie gilt die sechsjährige Aufbewahrungsfrist nach dem HGB bzw. der AO (s. o.).

Wichtig | Aufbewahrungspflichten und damit Aufbewahrungsfristen aus nationalen Gesetzen (HGB, AO, GwG, VersVermV) gelten hiernach also weiterhin, da sie gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als rechtliche Verpflichtung eine zulässige Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten darstellen (vgl. Gola, DS-GVO, München 2017, Art. 6, Rz. 118).

Die Aufbewahrungsfristen aus den einschlägigen Normen beginnen in der Regel mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem z. B. die Unterlagen erstellt, abgesandt, empfangen oder die jeweilige Geschäftsbeziehung bzw. der Vorgang abgeschlossen wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist (im Einzelnen geregelt in § 257 Abs. 5 HGB; § 147 Abs. 4 AO; § 22 Abs. 5 VersVermV; § 8 Abs. 4 GwG).

Unterlagen können sowohl in Papierform als auch elektronisch aufbewahrt werden, solange die Ordnungsmäßigkeit und damit die jederzeitige Verfügbarkeit, Lesbarkeit bzw. Reproduzierbarkeit und Vollständigkeit gewährleistet sind. Elektronische Archivierung bzw. der Vorhalt auf elektronischen Datenträgern sind mithin zulässig, erfordert jedoch mit Blick auf die Datensicherheit den Schutz vor Manipulation. Das ist im Einzelnen geregelt in § 239 Abs. 4 HGB, § 257 Abs. 1 und 3 HGB, § 146 AO, § 147 Abs. 2 AO, § 22 Abs. 5 VersVermV sowie § 8 Abs. 3 und 5 GwG.

Es kann eine Herausforderung sein, für jedes Dokument oder jede Unterlage die zutreffende Norm und die Aufbewahrungsfrist zu bestimmen. Bestehen Unsicherheiten, ob z. B. die fünfjährige Aufbewahrungsfrist gemäß der VersVermV oder die sechsjährige Frist nach dem HGB gilt, sollte sicherheitshalber die längere Frist gewählt werden.

Unabhängig von den gesetzlichen Vorgaben bezüglich der Aufbewahrungsfristen kann es sinnvoll sein, grundsätzlich eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist in Betracht zu ziehen, um mögliche Ansprüche aus Vertrags- oder Haftungsfragen, insbesondere im Hinblick auf Verjährungsfristen abzusichern (s. etwa die kenntnisunabhängige zehnjährige Verjährungsfrist bei Schadenersatzansprüchen nach § 199 Abs. 3 Nr. 1 BGB).