Lohnabrechnung
BMF hat geänderte Programmablaufpläne für die Berechnung der Lohnsteuer für 2025 veröffentlicht – Handlungsbedarf besteht!
29.01.2025
2816 Min. Lesedauer
März 2025
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BetriebsausgabenEigenbelege als Notfalllösung für fehlende Nachweise: So retten Sie den Betriebsausgabenabzug
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Hinweis an Redaktion
| Betriebsausgaben mindern den Gewinn und damit auch die effektive Steuerbelastung – allerdings erfordern sie einen Nachweis. Fehlt dieser, kann als Rettungsanker zu einem Eigenbeleg gegriffen werden. Doch was ist dabei im Vermittlerbetrieb zu beachten? Und was gilt für den Vorsteuerabzug? VVP zeigt, wie Sie mit Eigenbelegen richtig umgehen. |
Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg
Betriebsausgaben sind durch Belege nachzuweisen
Für die Buchführung gilt ein unumstößlicher Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Zudem sind die Betriebsausgaben durch Belege nachzuweisen. Das geschieht in Ihrem Vermittlerbetrieb klassischerweise durch eine Rechnung oder einen Kassenbon. Doch es kann passieren, dass Sie eine Ausgabe getätigt haben und Ihnen dafür der erforderliche Beleg fehlt, z. B. weil
- Sie oder Ihr Mitarbeiter vergessen haben, einen Beleg mitzunehmen,
- der Beleg verloren gegangen ist oder
- kein Beleg erstellt wurde, wie etwa an einer (defekten) Parkuhr oder einem Münzautomaten.
Fremdbeleg geht dem Eigenbeleg vor
Selbstverständlich können Sie – wenn möglich – eine Kopie des Nachweises vom leistenden Unternehmer anfordern. Dies sollte auch immer der erste Schritt sein, da der Fremdbeleg dem Eigenbeleg vorgeht. Bei Rechnungen klappt die Anforderung einer Kopie meist problemlos. Bei Kassenbons ist das schon schwieriger, ganz zu schweigen von Parkautomaten ohne Belegausgabe. Die Lösung lautet dann: Es muss ein Eigenbeleg her, um den Betriebsausgabenabzug zu retten.
So viele Angaben wie möglich – und vor allem glaubhaft
Auf diesem Eigenbeleg werden so viele Angaben wie möglich zu dem verlorenen oder nicht erhaltenen Beleg gemacht, um den Sachverhalt so glaubhaft und plausibel wie möglich für das Finanzamt zu dokumentieren. Empfehlenswert sind mindestens die folgenden Angaben:
- Höhe des geleisteten Betrags und Zahlungsart (z. B. bar/Überweisung)Diese Angaben sollten Sie mindestens machen
- Genaues Leistungsdatum (idealerweise mit Uhrzeit)
- Zahlungsempfänger (am besten mit genauer Anschrift)
- Art der in Anspruch genommenen Leistung (z. B. Parkgebühren)
- Grund für den Eigenbeleg (z. B. Parkuhr hat keinen Beleg ausgegeben)
- Ort, Datum und Unterschrift von Ihnen (bzw. Ihres Mitarbeiters)
Wichtig | Betriebsprüfer werden Eigenbelege genaustens auf Plausibilität prüfen, da kein gesetzlicher Anspruch auf deren Anerkennung besteht. Das gilt insbesondere dann, wenn die zugrunde liegende Zahlung bar aus Ihrem Privatvermögen geleistet oder ein Eigenbeleg über einen hohen Betrag gefertigt wurde. Dabei können Betriebsprüfer nach § 160 AO auch die Benennung des Zahlungsempfängers verlangen und gemäß § 93 Abs. 1 S. 3 AO diesen um Auskunft über den Vorgang bitten. Eigenbelege sollten daher die absolute Ausnahme darstellen und unbedingt glaubhafte Angaben beinhalten.
Vorsteuerabzug kann durch Eigenbeleg nicht gerettet werden
Kleiner Trost: Der volle Betrag ist als Betriebsausgabe abzugsfähig
Als Versicherungsvermittler erbringen Sie mitunter umsatzsteuerpflichtige Leistungen, weil Sie z. B. eine PV-Anlage betreiben oder Umsätze über Servicevereinbarungen generieren. Geht der Beleg für Ausgaben verloren, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen des Vermittlerbetriebs betreffen, so verlieren Sie den Vorsteuerabzug. Denn Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist u. a., dass eine ordnungsgemäße Rechnung (oder eine Kleinbetragsrechnung/ein Fahrausweis) vorliegt. Diese Voraussetzung erfüllt der Eigenbeleg nicht.
Beispiel |
Vermittler V (Grenzsteuersatz 42 Prozent) hat mit dem Betriebs-Pkw vor einem Kundentermin bei der Müller GmbH eine Autowaschstraße besucht und dafür 15,12 Euro zzgl. 2,88 Euro Umsatzsteuer (Summe 18 Euro) bezahlt. Er nimmt den Kassenbon mit (Variante a) bzw. vergisst ihn und fertigt einen Eigenbeleg über die 18 Euro (Variante b) an. Lösung zu a): V steht eine Vorsteuererstattung von 2,88 Euro zu, und sein Gewinn mindert sich um 15,12 Euro. Die Steuerersparnis beträgt 6,35 Euro (15,12 Euro × 42 Prozent). Effektiv kostet die Autowäsche A damit 8,77 Euro. Lösung zu b): V steht kein Vorsteuerabzug zu. Dafür mindert sich der Gewinn um 18 Euro (Steuerersparnis: 7,56 Euro = 18 Euro × 42 Prozent). Damit kostet die Autowäsche 10,44 Euro, was eine finanzielle Mehrbelastung von netto 1,67 Euro bedeutet. Immerhin: Ohne Eigenbeleg hätte V die 18 Euro komplett aus eigener Tasche bezahlt.
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Das ist bei Trinkgeldern zu beachten
Trinkgeld am besten direkt auf der Rechnung aufführen
Wenden Sie oder Ihr Mitarbeiter bei einem Geschäftsessen dem Bedienungspersonal ein Trinkgeld zu, sollten Sie dieses als Nachweis auf der Rechnung aufführen. Ist dies nicht möglich, z. B. weil die Rechnung bereits ausgestellt ist und das Trinkgeld erst danach gegeben wird, sollten Sie sich das Trinkgeld vom Trinkgeldempfänger auf der Rechnung quittieren lassen (BMF, Schreiben vom 30.06.2021, Az. IV C 6 – S 2145/19/10003 :003, Abruf-Nr. 223336).
Wurde auch das vergessen, sollten Sie als Rettungsanker einen Eigenbeleg über das gezahlte Trinkgeld erstellen. Ist das Trinkgeld der Höhe nach üblich, wird es meistens auch so anerkannt. Ein Vorsteuerabzug ist bei Trinkgeldern ohnehin nicht möglich, da Trinkgelder nicht der Umsatzsteuer unterliegen.
AUSGABE: VVP 3/2025, S. 16 · ID: 50173924
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