Reisekosten als Werbungskosten absetzen (Teil 4): Das geht bei den Übernachtungskosten

Wann Sie Reisekosten infolge einer so gut wie ausschließlich beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit geltend machen können, wurde in Teil 1 der Serie vorgestellt. Zu den abzugsfähigen Aufwendungen gehören auch die Übernachtungskosten, die Ihnen infolge der Auswärtstätigkeit entstehen (§ 9 Abs. 1 Nr.  5a EStG; R 9.7 LStR).

Maßgebend für den Abzug sind die Aufwendungen zzgl. Nebenkosten, die Ihnen für die Übernachtung tatsächlich entstanden sind (keine Pauschalen). Sie können z. B. die Kosten für ein Hotelzimmer oder eine Ferienwohnung, aber auch die erforderlichen Nebenkosten wie Kultur- und Tourismusförderabgabe sowie Kurtaxe/Fremdenverkehrsabgaben absetzen. Eine Angemessenheit der Unterkunft wird von der Finanzverwaltung nicht geprüft. Die Prüfung erstreckt sich nur auf die berufliche Veranlassung der Reise. Nicht abzugsfähig sind allerdings Verpflegungskosten. Für diese können Sie die in Teil 3 der Serie vorgestellten Pauschalen geltend machen. Das gilt auch dann, wenn die Verpflegungskosten im Rechnungsbetrag für Ihre Unterkunft enthalten sind – klassischerweise die Kosten für das Frühstück im Hotel.

Wichtig | Sie können Übernachtungskosten nur absetzen, wenn Sie auch über eine andere Wohnung verfügen. Handelt es sich bei der Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort um Ihre einzige Wohnung, liegt nämlich kein beruflich veranlasster Mehraufwand vor. Bei dieser erforderlichen anderen Wohnung wird jedoch (anders als bei der doppelten Haushaltsführung) nicht vorausgesetzt, dass Sie eine Wohnung aus eigenem Recht als Eigentümer oder Mieter innehaben und sich an den Kosten finanziell beteiligen. Damit genügt für den Abzug der Kosten bereits ein im Elternhaushalt bewohntes Zimmer.

In der Praxis kommt es häufig vor, dass in den Kosten für die Unterkunft zwar Verpflegungsleistungen enthalten sind, diese in der Rechnung aber nicht gesondert ausgewiesen werden. Lässt sich in diesen Fällen der Einzelpreis für die Verpflegung nicht feststellen, müssen die Unterkunftskosten pauschal gekürzt werden. Für ein im Rechnungsbetrag enthaltenes Frühstück beträgt die Kürzung 20 und für ein enthaltenes Mittag- oder Abendessen jeweils 40 Prozent der maßgebenden Verpflegungspauschale bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden.

Viele beruflich veranlasste Fortbildungen dauern nicht lange und finden in interessanten Städten bzw. Regionen statt. Nach der Fortbildung bleibt am Abend zudem oft genügend Zeit für private Interessen. Oft wird deshalb auch der Partner zur Fortbildung mitgenommen. Erforderlich ist dann natürlich, dass kein Einzel-, sondern ein Doppelzimmer gebucht wird. Doch was gilt nun für den Werbungskostenabzug der Unterkunftskosten?

Weil Ihr Partner die Unterkunft nicht aus beruflichen Gründen nutzt, sind die auf ihn entfallenden Kosten nicht abzugsfähig (§ 12 EStG). Zwar liegt der Gedanke nahe, einfach die Kosten der Unterkunft nur zur Hälfte anzusetzen. Damit fahren Sie allerdings schlecht. Denn es sind die Kosten abzugsfähig, die bei Buchung eines Einzelzimmers angefallen wären. Und das sind oft mehr als 50 Prozent (BMF, Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 121).

Übernachtungskosten können Sie prinzipiell der Höhe nach unbeschränkt absetzen. Das ändert sich erst, wenn Sie länger als 48 Monate an derselben Tätigkeitsstätte (die ja nicht Ihre erste Tätigkeitsstätte ist) tätig werden. Denn von diesem Zeitpunkt an wird der Werbungskostenabzug auf den für eine doppelte Haushaltsführung geltenden Höchstbetrag von 1.000 Euro im Monat begrenzt (§ 9 Abs. 1 Nr. 5a S. 4 i. V. m. Nr. 5 EStG).

Wichtig | Die Kappungsgrenze gilt nicht, wenn die über 48 Monate andauernde Tätigkeit im Ausland erfolgt (BMF, Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 124).

Die Begrenzung des Abzugs auf 1.000 Euro pro Monat kann umgangen werden. So führt eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte zu einem Neubeginn der 48-Monats-Frist, wenn die Unterbrechung mindestens sechs Monate dauert (§ 9 Abs. 1 Nr. 5a S. 5 EStG). Die Gründe für die Unterbrechung sind unerheblich. Das kann eine längere Erkrankung oder der Einsatz auf einer anderen Baustelle sein. Die Frist läuft außerdem nur an, wenn der Arbeitnehmer an der auswärtigen Tätigkeitsstätte mindestens an drei Tagen in der Woche tätig wird.

Die als Werbungskosten abzugsfähigen Übernachtungskosten kann Ihnen Ihr Arbeitgeber steuer- und beitragsfrei erstatten (§ 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG). In diesem Fall mindert sich jedoch Ihr Werbungskostenabzug um die Erstattung (R 9.7 Abs. 2 LStR). Das ist aber nicht tragisch, denn steuerfreie Erstattungen sind finanziell gesehen immer besser als ein Werbungskostenabzug.

Bei den steuerfrei erstatteten Übernachtungskosten gilt zudem eine absolute Besonderheit im Steuerrecht. Grundsätzlich sind Erstattungen nur insoweit steuer- und beitragsfrei, wie diese den Ihnen entstandenen tatsächlichen Aufwand nicht übersteigen. Sie müssen Ihrem Arbeitgeber deshalb Ihren Übernachtungsaufwand anhand der Rechnungen nachweisen. So lautet der Grundsatz. Ihr Arbeitgeber darf aber alternativ eine steuer- und beitragsfreie Übernachtungspauschale auszahlen. Diese beträgt für jede Übernachtung im Inland 20 Euro (R 9.7 Abs. 3 LStR). Bei einer Übernachtung im Ausland gelten höhere Pauschbeträge. Diese werden vom BMF auf Grundlage der höchsten Auslandsübernachtungsgelder nach dem BRKG bekannt gemacht. Bei Übernachtungen im Ausland ab dem 01.01.2025 finden Sie die Auslandspauschalen im BMF-Schreiben vom 02.12.2024 (Az. IV C 5 – S 2353/19/10010 :006, Abruf-Nr. 245476). Die Pauschale beträgt z. B. bei einer Übernachtung in New York City 308 Euro. In Paris sind es hingegen 159 Euro. Die Pauschalen sind vor allem dann lukrativ, wenn Ihnen tatsächlich geringere Kosten entstanden sind, z. B. weil Sie bei Bekannten untergekommen sind.