Reisekosten als Werbungskosten (Teil 2): So machen Sie Fahrtkosten steuerlich optimal geltend

Wann Reisekosten infolge einer so gut wie ausschließlich beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit abzugsfähig sind, wurde in Teil 1 vorgestellt. Der betragsmäßig oft größte Teil dieses Werbungskostenabzugs umfasst die Fahrtkosten. Für diese schreibt § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 1 EStG vor, dass die tatsächlichen Aufwendungen abzugsfähig sind. Fahren Sie also mit Bahn, Taxi, Flugzeug oder Bus, sind die entsprechenden Fahrpreise anzusetzen.

Nutzen Sie für die Fahrt ein Fahrzeug, das Ihnen gehört, klassischerweise den privaten Pkw, sind ebenfalls die tatsächlichen Kosten für jeden gefahrenen Kilometer als Werbungskosten abzugsfähig. Klingt einfach, ist aber kompliziert. Denn auf welchen Betrag belaufen sich die Fahrtkosten für jeden gefahrenen Kilometer? Diesen Kilometersatz müssen Sie zunächst basierend auf den tatsächlichen Gesamtkosten und der Fahrleistung berechnen.

Einen Ansatz der tatsächlichen Kosten auf Basis der ADAC-Tabellen (ADAC-Autokostenrechner) akzeptiert die Finanzverwaltung nicht. Den Kilometersatz müssen Sie also selbst ermitteln. Erfassen Sie dazu für einen Zeitraum von zwölf Monaten die Gesamtkosten und teilen Sie den Betrag durch die Jahresfahrleistung. Das erfordert folgende Aufzeichnungen:

Die in Schritt 2 errechneten Gesamtkosten teilen Sie nun durch die in Schritt 1 ermittelte Fahrleistung. Das Ergebnis sind die Fahrzeugkosten je Kilometer. Diesen Kilometersatz nehmen Sie als Grundlage für Ihre Steuererklärung und jeden gefahrenen Kilometer während einer Auswärtstätigkeit.

Wichtig | Nach bisheriger Rechtsprechung des BFH war eine Leasingsonderzahlung im Jahr der Zahlung in voller Höhe bei den Gesamtkosten zu berücksichtigen (§ 11 Abs. 2 S. 1 EStG). An dieser Auffassung hält der BFH nicht mehr fest. Eine Leasingsonderzahlung ist nun auf den gesamten Leasingzeitraum zu verteilen, sodass sich die Kosten pro Kilometer gleichmäßig erhöhen (BFH, Urteil vom 21.11.2024, Az. VI R 9/22, Abruf-Nr. 245927).

Das Problem bei der Ermittlung der tatsächlichen Kosten sind oft die Treibstoffkosten. Haben Sie diese Kosten nicht dokumentiert, können Sie Treibstoffkosten nach § 162 AO auch schätzen. Hier müssen Sie aber die für Sie ungünstigsten Umstände unterstellen. Parameter Ihrer Schätzung sind die Fahrleistung, der laut Hersteller für das Fahrzeug geringste Kraftstoffverbrauch und der durchschnittliche Benzinpreis.

Wer den Erhebungsaufwand für die tatsächlichen Kilometerkosten nicht betreiben will, kann pauschale Kilometersätze ansetzen. Das gestattet § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 2 EStG als Alternative immer dann, wenn Sie ein eigenes (privates) Fahrzeug verwenden.

Wichtig | Bei einer Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln lassen sich keine Kilometerpauschalen, sondern nur die tatsächlichen Ticketpreise absetzen (BFH, Urteil vom 11.02.2021, Az. VI R 50/18, Abruf-Nr. 222023). Das Wahlrecht zwischen tatsächlichen Kosten und Pauschalen besteht also nur bei Nutzung eigener Fahrzeuge (z. B. privater Pkw).

Dabei deckt die Pauschale auch den Zusatzaufwand ab, der bei der Mitnahme weiterer Personen entsteht. Neben der Pauschale sind jedoch tatsächlich angefallene Parkgebühren sowie beruflich veranlasste Unfallkosten abzugsfähig.

Die Pauschalen sind nicht nur dann lukrativ, wenn Sie Ihre Werbungskosten verhältnismäßig einfach ermitteln möchten. Sie sind es auch dann, wenn Ihre tatsächlichen Fahrzeugkosten je Kilometer geringer als die Pauschale ausfallen. Das ist meistens der Fall, wenn Sie für die Fahrten einen bereits abgeschriebenen Gebrauchtwagen nutzen. Fahren Sie aber einen Neuwagen, liegen die tatsächlichen Kosten infolge der hohen Abschreibung fast immer deutlich über den Pauschalen.

Die als Werbungskosten abzugsfähigen Fahrtkosten kann Ihnen Ihr Arbeitgeber steuer- und beitragsfrei erstatten (§ 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG). Die Erstattung mindert dann die abzugsfähigen Werbungskosten (§ 3c Abs. 1 EStG). Das ist aber nicht tragisch. Denn steuerfreie Erstattungen sind finanziell gesehen immer besser als ein Werbungskostenabzug.

Wichtig | Arbeitnehmer müssen den Arbeitgebern Unterlagen vorlegen, aus denen die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Erstattung hervorgehen (= klassische Reisekostenabrechnung für die Auswärtstätigkeit). Werden bei Nutzung eines eigenen Fahrzeugs nicht die pauschalen Kilometersätze angesetzt, müssen aus den Unterlagen auch die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs und die Berechnung des Kilometersatzes ersichtlich sein. Der Arbeitgeber muss die Unterlagen als Belege zum Lohnkonto nehmen und aufbewahren (R 9.5 Abs. 2 LStR).

Eine Besonderheit gilt es zu beachten, wenn Ihnen für die Auswärtstätigkeit von Ihrem Arbeitgeber ein Dienst-/Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird. Weil Ihnen nun keine Kosten entstehen, können Sie keine Werbungskosten geltend machen. Das gilt auch für die Kilometerpauschale von 0,30 Euro. Denn diese ist nur dann zu berücksichtigen, wenn Sie ein eigenes Fahrzeug nutzen. Aus diesem Grund kann Ihr Arbeitgeber Ihnen in diesem Fall auch keine steuerfreie Fahrtkostenerstattung gewähren – auch nicht bemessen nach den pauschalen Kilometersätzen.

Haben Sie keine erste Tätigkeitsstätte und müssen Sie nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie den diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen zur Aufnahme der beruflichen Tätigkeit dauerhaft denselben Ort typischerweise arbeitstäglich aufsuchen, gilt für diese Fahrten lediglich die Entfernungspauschale (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 3 EStG). Erforderlich für diese ungünstige Regelung sind also fünf Dinge:

Ein Sammelpunkt liegt auch nicht vor, wenn Sie mit Ihrem Arbeitgeber laufend einen anderen Treffpunkt zur weiteren Sammelbeförderung vereinbaren und sich dieser Treffpunkt regelmäßig zwischen den einzelnen Wochentagen ändert. Der Grund: Es wird nicht dauerhaft derselbe Ort aufgesucht. Ergo: Auch hier gilt nicht die Entfernungspauschale, sondern der Abzug der tatsächlichen Kosten.

Oft fahren Kundendienstmonteure ohne erste Tätigkeitsstätte morgens zum Betrieb des Arbeitgebers, um Aufträge entgegenzunehmen. Die Folge: Es findet die Sammelpunktregelung für die Fahrt zum Arbeitgeber Anwendung. Muss die Fahrt zum Arbeitgeber aber wirklich morgens erfolgen? Würde der Betrieb erst am Abend, also nach der Außendiensttätigkeit, aufgesucht, wäre die Sammelpunktregelung bereits nicht mehr anwendbar. Der Grund: Der Ort wird nicht mehr „zur Aufnahme“ der beruflichen Tätigkeit aufgesucht.

Üben Sie Ihre Tätigkeit aufgrund der Weisungen des Arbeitgebers typischerweise arbeitstäglich in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet aus, gilt für die Fahrten dahin das Gleiche wie beim Sammelpunkt. Es lässt sich im Bereich der Fahrtkosten lediglich die Entfernungspauschale geltend machen. Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt vor, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche ausgeübt werden soll. Das ist regelmäßig bei Zustellern, Hafen- und Forstarbeitern der Fall.

Für Fahrten, die innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebiets getätigt werden, sind weiterhin die tatsächlichen Aufwendungen abzugsfähig (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 4 EStG). Zudem greift die Entfernungspauschale aus Vereinfachungsgründen nur für die kürzeste Straßenverbindung bis zum Tätigkeitsgebiet, auch wenn der Zugang zum weiträumigen Tätigkeitsgebiet an manchen Tagen an anderen Stellen erfolgt. Der Vorteil: Für die Zusatzkilometer bis zum weiter entfernt liegenden Zugang sind dann die tatsächlichen Kosten abzugsfähig (BMF, Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 43 und 44).