Arbeitszimmer und Home-Office-Pauschale: Die Änderungen zum 01.01.2023 sind gravierend

Bisher müssen Unternehmer beim Abzug eines häuslichen Arbeitszimmers nach § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG drei Fallgestaltungen unterscheiden. Über § 9 Abs. 5 S. 1 EStG gelten die Regelungen für Arbeitnehmer entsprechend. Zudem lassen sie sich über § 10 Abs. 1 Nr. 7 EStG auch bei den Aufwendungen für die eigene Berufsausbildung anwenden:

Das JStG 2022 bringt jetzt wesentliche Neuerungen bei der zweiten und dritten Fallgestaltung (Ausnahme 1 – voller Abzug, Ausnahme 2 – gedeckelter Abzug bis zu einem Höchstbetrag von jährlich 1.250 Euro).

Die Regelung für den unbeschränkten Abzug der Aufwendungen für Fälle, in denen das steuerlich anzuerkennende häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet, besteht weiterhin. Dabei kommt es wie bisher nicht darauf an, ob ein weiterer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Allerdings besteht nun ein Wahlrecht:

Die neue Jahrespauschale bezieht sich aufs Kalender- bzw. Wirtschaftsjahr. Für jeden vollen Kalendermonat, in dem die Voraussetzungen nicht vorliegen, ermäßigt sich der Betrag von 1.260 Euro daher um ein Zwölftel. Sollte Frank etwa seine Tätigkeit erst am 15.04.2023 aufnehmen, kann er die Pauschale nur für die Monate April bis Dezember 2023 geltend machen. Der Abzug reduziert sich dann auf 945 Euro (1.260 Euro x 9/12 Monate).

Wichtig | Allerdings bedeutet die neue Pauschale für Unternehmer, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, auch einen Nachteil: Denn während diese aus den bisher im Einzelnen ermittelten anteilig auf das Arbeitszimmer entfallenden Aufwendungen nach den Regelungen des § 15 UStG einen Vorsteuerabzug beanspruchen konnten, scheidet dieser bei der Pauschale aus. Für die Praxis bedeutet das: Entweder wendet der Unternehmer die Pauschale an und verzichtet auf den bisherigen Vorsteuerabzug, oder er wendet die Pauschale nur für die Einkommensteuer an (Betriebsausgabenabzug) und ermittelt für Zwecke des Vorsteuerabzug wie bisher die tatsächlich auf das Arbeitszimmer entfallenden Aufwendungen.

Diese Abzugsmöglichkeit für Fallgestaltungen, in denen der Mittelpunkt der betrieblichen bzw. beruflichen Tätigkeit nicht im häuslichen Arbeitszimmer liegt, aber kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, und deshalb die Aufwendungen bis zum Höchstbetrag von 1.250 Euro abgesetzt werden konnten, entfällt ab dem Jahr 2023 ersatzlos. Betroffenen Personen bleibt ab 2023 lediglich die Möglichkeit, die Home-Office-Pauschale anzuwenden (s. u.).

Im Ergebnis müssen ab dem Jahr 2023 lediglich zwei Fallgestaltungen beim Abzug eines häuslichen Arbeitszimmers unterschieden werden:

In der Corona-Pandemie wurde befristet für die Jahre 2020 bis 2022 in § 4 Abs. 5 Nr. 6b S. 4 EStG eine Home-Office-Pauschale eingeführt. Diese gilt nicht nur für Unternehmer, sondern gemäß § 9 Abs. 5 S. 1 EStG und § 10 Abs. 1 Nr. 7 EStG auch für Arbeitnehmer und Aufwendungen der eigenen Berufsausbildung.

Die Pauschale beträgt fünf Euro täglich, maximal 600 Euro pro Jahr (entspricht jährlich 120 Tage). Sie ist immer dann abzugsfähig, wenn an einem Tag sämtliche betrieblichen oder beruflichen Tätigkeiten im Home-Office erbracht werden (ohne zeitliche Mindestkomponente) und kein steuerlich anzuerkennendes Arbeitszimmer besteht (bzw. auf die Geltendmachung des Arbeitszimmers verzichtet wird). An Tagen, an denen sowohl im Home-Office gearbeitet als auch die erste Tätigkeitsstätte aufgesucht bzw. Außendienstarbeit verrichtet wird, lässt sich die Pauschale nicht absetzen.

Eigentlich sollte die Home-Office-Pauschale zum 31.12.2022 auslaufen, sodass ab dem Jahr 2023 überhaupt keine pauschalen Aufwendungen mehr abzugsfähig wären. Allerdings hat der Gesetzgeber im JStG 2022 den neuen § 4 Abs. 5 Nr. 6c EStG geschaffen, der (zumindest zunächst) dauerhaft eine neue und modifizierte Home-Office-Pauschale in das EStG implementiert.

Auch die neue Variante gilt für Unternehmer, Arbeitnehmer und Steuerzahler, die sich in Berufsausbildung befinden. Sie hat mit der bisherigen Regelung ferner gemein, dass für den Abzug kein „häusliches Arbeitszimmer“ vorliegen muss. Auch eine „Arbeitsecke“ bzw. das Arbeiten am Küchentisch berechtigen zum Abzug. Zudem ist es für den Abzug unschädlich, wenn für die betriebliche bzw. berufliche Tätigkeit auch ein anderer Arbeitsplatz (z. B. beim Arbeitgeber) zur Verfügung steht.

Entsprechend der Neuregelung kann ab 2023 für jeden Kalendertag, an dem die betriebliche oder berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt und keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird, für die gesamte betriebliche und berufliche Betätigung ein Betrag von sechs Euro als Tagespauschale abgezogen werden. Es gilt ein Höchstbetrag von 1.260 Euro im Wirtschafts- oder Kalenderjahr (= 210 Arbeitstage).

Neben der Verbesserung der Abzugshöhe (anstelle von bisher fünf Euro nun sechs Euro pro Tag und anstelle des Höchstbetrags von 600 Euro nun 1.260 Euro jährlich) ist insbesondere das Merkmal der überwiegenden Tätigkeitsausübung in der Wohnung sowie die Unschädlichkeit von Auswärtstätigkeiten hervorzuheben:

Bisher war ein Abzug der Home-Office-Pauschale nur möglich, wenn die gesamten betrieblichen bzw. beruflichen Tätigkeiten eines Tages im Home-Office erbracht wurden. Ab 2023 reicht es aus, dass die überwiegende Tätigkeit im Home-Office erbracht wird und parallel keine erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird. Was das für die Praxis bedeutet, veranschaulichen am besten zwei Beispiele:

Um einen adäquaten und effektiven Ersatz für die ab 2023 entfallende Möglichkeit zum Absetzen eines häuslichen Arbeitszimmers, das nicht den Mittelpunkt der betrieblichen bzw. beruflichen Tätigkeit darstellt (Arbeitszimmer Fallgestaltung 3 – Abzug bis zu einem Höchstbetrag von 1.250 Euro), zu schaffen, wurde für die Home-Office-Pauschale eine Sonderregelung eingeführt.

Steht für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit nämlich dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, ist ein Abzug der Tagespauschale von sechs Euro auch dann zulässig, wenn die Tätigkeit am selben Kalendertag auswärts oder an der ersten Tätigkeitsstätte ausgeübt wird. Dabei sind parallel zur Tagespauschale auch die Kosten der Auswärtstätigkeit wie auch die Entfernungspauschale für die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte abzugsfähig.

Sowohl im JStG 2022 (und der Gesetzesbegründung) als auch in der bisherigen Regelung zur Home-Office-Pauschale wurden keine speziellen Nachweisvoraussetzungen aufgenommen. Damit genügt als Nachweis gegenüber dem Finanzamt eine einfache (plausible) Aufstellung der zu berücksichtigenden Tage. Einzelne angefallene Kosten für das Home-Office sind nicht nachzuweisen. Da seit dem Jahr 2017 die Belegvorhaltepflicht gilt, ist die Aufstellung nur auf Aufforderung dem Finanzbeamten vorzulegen. Arbeitnehmer könnten sich die Aufstellung der Tage mit einer überwiegenden Tätigkeit im Home-Office zudem vom Arbeitgeber bestätigen lassen.

Der Abzug der Tagespauschale ist gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 6c S. 3 EStG nicht zulässig, soweit für die Wohnung, in der sich das Home-Office befindet,

Diese Regelungen sollen eine Doppelbegünstigung ausschließen. Dabei muss die Entscheidung einheitlich für alle betrieblichen bzw. beruflichen Tätigkeiten innerhalb eines Kalender- bzw. Wirtschaftsjahres getroffen werden. Ein Nebeneinander der Regelungen ist nicht zulässig. Allerdings kann von Jahr zu Jahr zwischen den jeweiligen Regelungen gewechselt werden.

Zudem ist zu beachten, dass sich sowohl die Pauschale für das Arbeitszimmer als auch die Home-Office-Pauschale inkl. derer Höchstbeträge auf die gesamte betriebliche bzw. berufliche Tätigkeit beziehen. Werden also mehrere Tätigkeiten ausgeübt, vervielfältigt sich der Höchstbetrag von 1.260 Euro nicht. Vielmehr ist dieser auf die einzelnen Tätigkeiten aufzuteilen.

Wichtig | Bei einem Wahlrecht zwischen dem Abzug eines Arbeitszimmers mit der Jahrespauschale von 1.260 Euro und dem Abzug der Home-Office-Pauschale von bis zu 1.260 Euro wird sich regelmäßig alleine zur Vereinfachung der Abzug des Arbeitszimmers empfehlen. Bei betrieblichen Arbeitszimmern kann jedoch auch die Wahl der Home-Office-Pauschale lukrativer sein. So kann die ungünstige Regelung umgangen werden, wonach das Arbeitszimmer zum Betriebsvermögen gehört und bei einer Betriebsaufgabe/einem Verkauf des Objekts anteilige stille Reserven zu versteuern wären.