Moderne Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung für Physiopraxen

Arbeitgeber sind nach Arbeitsschutzgesetz § 3 Abs. 2 Nr. 1 (ArbSchG) verpflichtet, die geleistete Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer generell zu erfassen. Dazu zählen u. a. die Erfassung der gesamten täglichen Anwesenheitsdauer, der Beginn und das Ende der Arbeitsdauer, die Überstunden, Pausen, Dienstgänge etc. Natürlich dürfen diese Zeiten manuell erfasst werden, etwa mit einem Stundenzettel, oder auch in einer Excel-Tabelle eingetragen werden. Komfortabel ist das im digitalen Zeitalter nicht. Dafür sorgen andere elektronische Erfassungsmöglichkeiten. Dazu muss man zwei wichtige Voraussetzungen kennen:

Es gibt spezielle Software zur Arbeitszeiterfassung, als Stand-alone-Software oder integriert in ein Personalverwaltungsprogramm oder auch als Feature der PraxisSoftware. Zeiterfassungssoftware ist nutzbar über Computer, mobile Endgeräte oder Terminals. Und: Es muss nicht unbedingt eine Software aus dem physiotherapeutischen Anbieterbereich sein.

Prinzipiell gilt: Sie können bei bestimmten Lösungen die Zeiterfassung über mehrere verschiedene Tools (mobil oder stationär) bedienen bzw. Ihren Mitarbeitern anbieten und Sie können die Zeiterfassung mit dem Arbeitszeitmanagement/Personalmanagement kombinieren. Dadurch lässt sich das passende Set-up für Ihre Praxis und Ihr Team zusammenstellen. Zeiterfassungssoftware kann bedient werden über:

Bei allen Möglichkeiten werden die erfassten Daten jeweils automatisch an die Softwarelösung übertragen und stehen Arbeitgeber/Personalverantwortlichen zur Verfügung bzw. können von den Mitarbeitern eingesehen werden. Ein System, das verschiedene Bedienmöglichkeiten gleichzeitig anbietet, erhöht die Flexibilität der Bediener.

Werden die Arbeitszeiten mit iPhone oder Android Smartphone über eine Zeiterfassungs-App erfasst, kann bei einigen Anbietern zusätzlich zur Zeiterfassung eine sogenannte Geofencing-Funktion oder ein GPS-Tracking (mit Erlaubnis des Nutzers) aktiviert werden. Was ursprünglich für Außendienst oder Baustellen gedacht war, ist z. B. bei Besuchen im Alten- und Pflegeheim einsetzbar. So ist ersichtlich, an welchem Ort die Buchung mit der Zeiterfassungs-App stattgefunden hat. Aber Vorsicht: Die elektronische Ortung von Arbeitnehmern durch den Arbeitgeber mittels GPS, Diensthandy oder RFID-Chips ist nur erlaubt, wenn dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Beispiele:

Ob das Einloggen zum Arbeiten bei Hausbesuchen für die Durchführung der eigentlichen Arbeit wirklich notwendig ist, sollten Sie im Bedarfsfall anwaltlich prüfen lassen.

Eine digitale Zeiterfassung kann als Komplettlösung, sprich im Rahmen eines Personalverwaltungsprogramms, auch weiteren Nutzen bringen und eine Vielzahl an Funktionen bieten, die über die reine Zeiterfassung hinausgehen: Es können aufgrund der erfassten Arbeitszeiten z. B.

Je nach Software erhält man verschiedene Wochen- und Monatsberichte und damit verbunden eine detaillierte Arbeitszeitkarte, die man als PDF-, Excel- oder CSV-Datei exportieren kann. Auch können die Praxismitarbeiter ihre persönlichen Arbeitszeiten / ihr Stundenkonto aufrufen.