Praxisfragen zur Kostenberechnung: Umfasst sie auch Maßnahmen der Kostensteuerung?

Die HOAI regelt, dass die Kostenberechnung die fachliche Basis für die Ermittlung der anrechenbaren Kosten darstellt. Außerdem ist sie in der Lph 3 eine wichtige Grundlage, damit der Auftraggeber über die Entwurfsplanung und weitere Planungsvertiefung entscheiden kann.

Oft ist es aber so, dass zum Zeitpunkt der Erstellung der Kostenberechnung nicht alle Fachbeiträge (z. B. Fachgutachten oder Fachplanerbeiträge mit Kostenauswirkungen) vorliegen oder Festlegungen des Auftraggebers unvollständig sind. Das hat zur Folge, dass die Kostenberechnung fachlich noch unvollständig ist.

Das wiederum führt zu dem Problem, dass der Auftraggeber diese (vorläufige) Kostenberechnung als Honorarermittlungsgrundlage für alle Lph annimmt. Dadurch leidet der Planer doppelt, denn:

Da die HOAI den Fall einer unverschuldet unvollständigen Kostenberechnung nicht regelt (Fall für die Rechtsprechung), und die Kostenberechnung zum Entwurf nur als Honorarbasis regelt, muss das drohende Dilemma bereits im Zuge der Entwurfsplanung erkannt und vermieden werden. Die Rechtsprechung würde Ihnen die Vervollständigung zwar womöglich zugestehen. Diesen dornenreichen Umweg sollten Sie aber vermeiden.

Die Empfehlung lautet, dem Auftraggeber spätestens mit Vorlage der erbetenen – unverschuldet noch unvollständigen und damit vorläufigen – Kostenberechnung darzulegen, dass diese erst dann vollständig ist, wenn der Objektplaner über alle Fachbeiträge verfügt, die er in die Entwurfsplanung zu integrieren hat. Das erfolgt am sinnvollsten, indem Sie dem Auftraggeber, der trotz unvollständiger Fachbeiträge die Vorlage der Kostenberechnung nach DIN 276 erwartet, einen entsprechenden unmissverständlichen Hinweis erteilen.

Wichtig | Diesen Hinweis sollten Sie auch in die Kostenberechnung aufnehmen, z. B. als Fußnote oder in den erläuternden textlichen Hinweisen.

Bedenken Sie bitte auch, dass Sie den Auftraggeber schon in der Lph 1, spätestens zu Beginn der Lph 2, auf evtl. fehlende Beauftragungen von Fachleistungen hinweisen müssen (Stichwort: allgemeine Beratungspflicht). Unterlassen Sie dies, kann es sein, dass Sie an der verspäteten Erarbeitung der Fachbeiträge nicht ganz unschuldig sein könnten.

Oft wird die Frage gestellt, ob Pauschalbeträge für verschiedene Kostengruppenbeträge angewendet werden dürfen. Die Empfehlung lautet, auf Pauschalbeträge ist möglichst zu verzichten. Versuchen Sie stattdessen, alle Beträge, die rechnerisch anhand eines Mengenansatzes, eines Kostenkennwerts und dem sich daraus ergebenden Betrag je Kostengruppe nachvollziehbar zu ermitteln und in die Kostenberechnung einzustellen.

Denn die Prüfbarkeit der Ansätze der Kostenberechnung ist Pflicht, mindestens in den Kostengruppen 300 bis 600. Dabei ist die jeweilige Zuständigkeit zu beachten. Meist sind die Kosten der Kostengruppen 400 den Fachplanern der Technischen Ausrüstung zugeordnet und die Kostengruppe 500 der Objektplanung Freianlagen.

Es ist möglich und beim Bauen im Bestand auch sinnvoll, die Kostenberechnung nach Vergabeeinheiten aufzustellen (siehe DIN 276/08, Ziff. 4.2). Da Sie das nicht einseitig vorgeben können, sollten Sie das mit dem Auftraggeber immer rechtzeitig abstimmen. Achten Sie aber darauf, dass die Kosten- berechnung auch in diesem Fall nachvollziehbar ist.

Um eine optimale Kostenkontrolle (im weiteren Verlauf nach der Kostenberechnung) zu ermöglichen, wird inzwischen häufig zweigleisig gefahren. Einerseits wird die Kostenberechnung nach Kostengruppen aufgestellt und andererseits gleichzeitig auch nach Vergabeeinheiten, was mit zeitgemäßer Software problemlos möglich ist.

Soll eine tiefere Gliederung vorgenommen werden, als es die DIN 276 vorsieht, steht das den Beteiligten durchaus frei. So ist es z. B. grundsätzlich möglich, die Kostenberechnung in der Kostengruppe 353.1 Gewerk Estrich und Kostengruppe 353.2 Gewerk Bodenfliesen einzelfallorientiert zu gliedern. Auch das sollten Sie aber vorher mit dem Auftraggeber abstimmen. Denken Sie außerdem daran, dass die Ermittlung der anrechenbaren Kosten bei jeder Variante zweifelsfrei möglich sein sollte.

Ob auch Kostenprognosen Bestandteil der Kostenberechnung sind, wird kontrovers diskutiert. Die Kostenberechnung wird zum Zeitpunkt der Lph 3 erarbeitet, auf Basis der entsprechenden Planungstiefe. Sie enthält nach DIN 276 keine Kostenprognose, sondern den Kostenstand zum Stichtag ihrer Erstellung. Nach der DIN 276/2018 (Ziff. 4.2.13) ist eine Kostenprognose zwar als mögliche Leistung geregelt. Sie stellt aber keine Grundleistung nach HOAI dar. Gleiches gilt für einen evtl. Zuschlag für „Unvorhergesehenes“.

Die aktuelle Rechtsprechung hat sich zu „Unvorhergesehenes“ wie folgt geäußert: „Die Kostenverfolgung des Planers ist fehlerhaft, weil er pflichtwidrig keinen Zuschlag für Unvorhergesehenes vorgesehen hatte“ (OLG Brandenburg, Urteil vom 17.04.2025, Az. 10 U 11/24, Abruf-Nr. 248664). Also sollte „Unvorhergesehenes“ künftig nicht vergessen werden. Aber „Unvorhergesehenes“ ist etwas anderes als eine Prognose der Kostenberechnung auf den Fertigstellungstermin (nach Ziff. 4.2.13 DIN 276/2018).

Wichtig | Daher sei Ihnen zur Risikovermeidung empfohlen, die Frage eines Zuschlags für „Unvorhergesehenes“ oder einer „Kostenprognose“ immer rechtzeitig mit dem Auftraggeber vor Erstellung der Kostenberechnung zu klären. PBP kennt eine Reihe von Auftraggebern, die intern selbst solche Zuschläge für ihre Haushaltspläne verwenden (verwaltungsinterne Erlasse) und das Thema also selbst bearbeiten. Die Kostenprognose als Hochrechnung der Kostenberechnung auf den voraussichtlichen Fertigstellungstermin findet sich nicht in den Grundleistungen.

Oft wird auch gefragt, ob der Regionalfaktor (z. B. nach BKI) Bestandteil der Kostenberechnung sein soll. Zum Regionalfaktor an sich gibt es keine Regelung in der HOAI oder DIN 276. Geregelt ist aber in § 4 Abs. 2 HOAI, dass sich die anrechenbaren Kosten nach den „ortsüblichen Kosten“ richten. Daraus folgt, dass es nicht notwendig ist, einen Regionalfaktor als eigenen Rechenschritt abzubilden. Die Bezeichnung „ortsüblich“ bedeutet aber dennoch, dass die ortsüblichen Umstände (also ein regionaler Kostenbezug) bei den jeweiligen Kostenbeträgen je Kostengruppe zu berücksichtigen sind.