Digitale Rechnungsprüfung in der Praxis

Der Rechnungsprüfprozess für E-Rechnungen sollte aus wirtschaftlichen Gründen digital erfolgen, da eine automatisierte und dokumentierte Prüfung möglich ist. Das dient nicht nur der Überwachung und Einhaltung von Fristen, sondern entspricht auch den systemischen und rechtlichen Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung.

Um den Prozess in Ihrer Büropraxis zu automatisieren, gibt es hilfreiche Tools wie DocuWare, DATEV DMS oder SAP Invoice Management. Über Erinnerungen und Eskalationsstufen kann eine Rechnung innerhalb einer vorgegebenen Frist geprüft und freigezeichnet werden. Für Betriebsprüfungen ist es wichtig, dass der komplette Prüfprozess revisionssicher dokumentiert ist: Wer prüft sachlich? Wer gibt frei? Wer bucht? Jeder einzelne Bearbeitungsschritt sollte dabei nachvollziehbar sein.

Eine ausgestellte E-Rechnung kann durch den Rechnungsaussteller berichtigt werden. Dies ist möglich, wenn sie entweder nicht alle Angaben nach § 14 Abs. 4 oder § 14a UStG enthält oder wenn Angaben in der Rechnung unzutreffend sind. Häufige Fehlerquellen sind fehlende Pflichtangaben, eine falsche Leitweg-ID oder unvollständige Inhalte. Bei einer Berichtigung sind nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument zu übermitteln, das eindeutig auf die Rechnung bezogen ist. Dabei gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 UStG.

Eine E-Rechnung muss ebenfalls in der vorgeschriebenen Form (unter Verwendung des entsprechenden Rechnungstyps) berichtigt werden. Eine Übermittlung der fehlenden oder unzutreffenden Angaben in einer anderen Form (z. B. per E-Mail) ist nicht ausreichend (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rz. 49). Korrekturen erfolgen ausschließlich durch die Erstellung einer neuen XRechnung oder durch ein Storno bzw. eine Gutschrift. Sie sollten beachten, dass eine Berichtigung unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der Ausstellung der sonstigen Rechnung zurückwirkt, und zwar auch dann, wenn der Vorsteuerabzug zunächst nicht möglich gewesen ist. Mit der nachfolgenden Checkliste können Sie einen praxistauglichen Prüfprozess aufstellen, der auch die Berichtigung einer E-Rechnung umfasst.

Eine Voraussetzung für eine E-Rechnung ist, dass sie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Ausnahme bildet die Leistungsbeschreibung (LB). Denn die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben können durch eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ergänzt und in einen Anhang aufgenommen werden (z. B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer pdf-Datei). Zu beachten ist, dass ein Link, mit dem Daten z. B. beim Auftragnehmer hinterlegt und einsehbar sind, diese Voraussetzungen nicht erfüllt. Mit einer ZUGFeRD-Datei können ergänzende Angaben problemlos mitgeliefert werden. Leistungsbeschreibungen lassen sich dadurch als pdf-Anhang übermitteln.

Um die VOB-Frist bei der Prüfung einer E-Rechnung einzuhalten, muss der Rechnungsprüfungsprozess digital und effizient gestaltet sein. Laut § 16 Abs. 3 VOB/B ist die prüfbare Schlussrechnung vom AG innerhalb von 30 Kalendertagen nach Zugang zu prüfen. Die Frist beginnt nur bei prüfbarer Rechnung. Also ist zunächst zu prüfen, ob alle Angaben gemäß VOB/B vorliegen (LV, Abrechnungsunterlagen, Aufmaß etc.). Falls die Rechnung nicht prüfbar ist, muss eine sofortige Zurückweisung erfolgen. Dieser Vorgang ist zu dokumetieren.