Büromanagement-Software-Suche: Warum wir uns für die Eigenentwicklung entschieden haben

Antwort: In den vergangenen zehn Jahren haben wir drei Systeme getestet und wertvolle Erfahrungen gesammelt. Mit keiner Lösung konnten wir einen zufriedenstellenden Lösungsansatz realisieren. Der bei uns im Büro optimierte individuelle und durchgängige Workflow konnte nicht abgebildet werden. Wir hatten keinen Einfluss auf die Schwerpunkte der Weiterentwicklung und eine Integration mit bestehenden Systemen war nicht möglich. Zudem mussten wir schnell erkennen, dass die von den Softwareanbietern propagierte Effektivität und Zeitersparnis nicht zu erreichen ist. Das hat uns bewogen, einen eigenen Lösungsansatz auf der Grundlage der Low-Code-Plattform NINOX zu verfolgen. Wir haben die gewünschte Lösung umgesetzt – mit überschaubarer Unterstützung eines externen IT-Spezialisten.

Antwort: Wie bereits dargelegt, konnten wir mit den bislang eingesetzten Systemen unser Ziel nicht zufriedenstellend abbilden. Aus diesem Grund haben wir in 2023 eine umfangreiche Marktanalyse durchgeführt. Dabei haben wir festgestellt, dass die untersuchten Systeme ein ähnliches Bild bieten: Sie basieren auf „erweiterten“ Ticketsystemen, die in einigen Prozessbereichen durchaus gute Lösungen bieten. Allerdings ist es ihnen nie gelungen, einen durchgängigen Workflow abzubilden.

Antwort: Wir beschränken uns nicht nur auf die Koordinierung der ausführenden Gewerke. Wir entwickeln den kompletten Workflow – von der Bedarfsanalyse bis zur Projektübergabe. Wir erfassen nicht nur Stunden, sondern übernehmen auch das Controlling sowie die Projektvor- und -nachbereitung. Für uns ist es wichtig, dort etwas umzusetzen, wo wir eine hohe Effektivität schaffen, die Bearbeitungsqualität verbessern und damit eine höhere Kundenzufriedenheit erreichen.

Antwort: Wie bereits dargelegt, werden die Bereiche Stundenerfassung, Controlling sowie Projektvor- und -nachbereitung bereits in der aktuellen Version abgebildet. Der Bereich Honorarermittlung und Auslastungsplanung bleibt zunächst außen vor, da wir für unsere Anwendung aktuell keinen kurzfristigen Handlungsbedarf sehen. Das Datenmodell ist für die Integration vorbereitet und für die Umsetzung in die Roadmap aufgenommen.

Antwort: Wir haben die Software so entwickelt, dass sie den komplexen Workflow in einem Architekturbüro durchgängig abbildet und die Projektbearbeitung deutlich effektiver macht. Dabei haben wir die Themen Qualitätssicherung, Qualitätsmanagement und Kundenzufriedenheit berücksichtigt.

Antwort: Wir wussten genau, wie unsere Lösung aussehen soll, sodass keine nennenswerten Vorarbeiten erforderlich waren. Zudem sind wir seit vielen Jahren beratend im Bereich der Qualitätssicherung und des Qualitätsmanagements tätig und haben in diesem Zusammenhang entsprechende Konzepte erstellt. Wir konnten mit der Umsetzung umgehend beginnen.

Antwort: Auf jeden Fall, das ist ja gerade der große Vorteil einer eigenen Entwicklung. Wir haben zuerst mit der groben Struktur begonnen und sind dann Schritt für Schritt in die Detailtiefe gegangen. Anpassungen an den realen Arbeitsablauf konnten nach den Besprechungen mit den Mitarbeitern umgehend vorgenommen werden. Da wurden dann auch mal die Prioritäten verändert und Punkte in der Umsetzung nach vorne oder hinten verschoben.

Antwort: Ja, es ist deutlich effektiver. Im gleichen Zeitraum, in dem das umfangreiche Pflichtenheft für den IT-Spezialisten geschrieben wird, setzen wir mit dem Low-Code-System NINOX bereits einen Großteil der Applikation um. Der externe IT-Spezialist hat dann nur noch spezielle Anpassungen durchgeführt, was für die gesamte Entwicklung in etwa 50 Stunden waren.

Antwort: Wir haben von Beginn an die Mitarbeiter eingebunden und die überwiegenden Vorschläge aus den Meetings umgesetzt. Damit war von Beginn an die notwendige Akzeptanz für die Software vorhanden. Mit dem „Live-Schalten“ der Lösung konnten die Mitarbeiter ohne nennenswerte Einschulung die Lösung nutzen.

Antwort: Wir haben im Januar 2024 intensiv mit der Entwicklung begonnen. Es gab auch mal Phasen, in denen nicht so viel voranging, da durch die Entwicklung im eigenen Büro nicht immer die notwendigen Zeitfenster zur Verfügung standen. Nach zehn Monaten haben wir dann im Oktober 2024 die ersten Projekte damit bearbeitet.

Antwort: Langfristig betrachtet ist das auf jeden Fall so. Bei der Gegenüberstellung dürfen allerdings nicht nur die reinen Kosten berücksichtigt werden. Genauso wichtig sind Punkte, wie wirklich erreichbare Effektivität, Akzeptanz der Mitarbeiter, Transparenz in den Projekten und die Flexibilität bei der Anpassung an neue Anforderungen. Unsere Eigenentwicklung hat auf die ersten beiden Jahre gerechnet höhere Anfangsinvestitionen, ist aber auf die von uns zugrunde gelegten zehn Jahre gesehen deutlich günstiger.

Antwort: Am Anfang bestand die Herausforderung bei der Softwareentwicklung darin, dass wir die Umsetzung des Grundkonzepts erst mal alleine angegangen sind. Nach einer kurzen Einarbeitungszeit, der Kommunikation mit dem Support und einer ergänzenden Unterstützung durch unseren externen IT-Dienstleister konnten wir die Aufgaben problemlos umsetzen. Die vielen Modulvorlagen haben uns positiv überrascht. Denn sie boten uns eine ideale Entwicklungsgrundlage für die Verwirklichung unserer Lösung.

Antwort: Ja, das ist ab Q1/2025 vorgesehen und wir haben da ein klares Konzept. Wir stellen unser Datenmodell mit der vollständig implementierten Lösung kostenfrei zur Verfügung. Lediglich die konzeptionelle Beratung, die Anpassung an das Datenmodell und der Workflow des Nutzers werden in Rechnung gestellt.