Komplizierte Genehmigungsverfahren: Unterlagen zügig nachreichen und Haftung vermeiden

Das Thema betrifft alle Leistungsbilder (inkl. Beratungsleistungen) und unterschiedlichste Genehmigungsverfahren (z. B. Baugenehmigungen, Genehmigungen nach BImSchG oder Planfeststellungsverfahren bei Infrastrukturmaßnahmen). Durch die sog. „Konzentrationswirkung“ schließen die genannten Genehmigungsverfahren andere Verfahren ein. So wird z. B. eine Genehmigung nach BImSchG für eine Windkraftanlage deren Baugenehmigung gleich mit umfassen oder – umgekehrt – eine Baugenehmigung für ein Gewerbeprojekt die Vorschriften nach BImSchG.

Da die 16 Landesbauordnungen trotz Musterbauordnung etwas voneinander abweichen, ist eine Prüfung je Bundesland empfehlenswert.

Die Neuerung in Niedersachsen besteht darin, dass die Genehmigungsbehörde eine Nachreichungsfrist setzen kann, wenn noch Unterlagen zur Genehmigungsplanung nachzureichen sind. Der Haken: Ist diese Frist fruchtlos abgelaufen, gibt es noch eine letzte Nachreichungsfrist von drei Wochen. Das ist eine Ausschlussfrist. Ist der Bauantrag bis dahin nicht komplett, gilt er als zurückgenommen! Das Genehmigungsverfahren ist dann ohne weiteren Schriftverkehr und ohne Genehmigung beendet.

Risikoerhöhend wirkt, dass der Zurechnungszusammenhang zwischen Ursache, Schaden und Verursacher (z. B. ein Planungsbeteiligter, der für die Unvollständigkeit verantwortlich ist) relativ leicht nachvollziehbar ist. Deshalb müssen Sie alles daran setzen, die Fristen einzuhalten.

Dem Redaktionsteam sind einige Fälle bekannt, bei denen der Bauherr eine Nachreichungsfrist erhielt, diese jedoch erst nach 14 Tagen weiterleitete. So etwas sollte auf keinen Fall passieren. Solche bad-case-Szenarien lassen sich am besten durch vorausschauende Regelungen vermeiden, die Sie im Planungsteam und mit dem Auftraggeber treffen. Wichtig ist z. B.,

Um hier eine praktikable Lösung zu finden, empfiehlt PBP, eine entsprechende Vereinbarung zu treffen. Diese muss nicht bereits zwingend in den Planungsvertrag aufgenommen werden. Sie sollte aber spätestens in Lph 2 getroffen werden, wenn klar ist, worauf es ankommt. Damit können sich alle Beteiligten darauf einrichten und spätere Schuldzuweisungen und Schadenersatz vermeiden.

Wichtig | Trifft eine Nachreichungsaufforderung der Genehmigungsbehörde beim Auftragnehmer (angegebener Entwurfsverfasser im baurechtlichen Sinn) ein, sollte er diese unverzüglich an den Auftraggeber und in Kopie an die betreffenden Fachplaner weiterleiten. Die Weiterleitung sollte auch eine kurze baufachliche Handlungsempfehlung enthalten (keine Bearbeitung von Rechtsfragen).

Bei allen relevanten Projekten sollte ein entsprechender Zeitraum im Anschluss an die Einreichung des Genehmigungsantrags in den Terminplan aufgenommen werden. Unterbleibt das und ergeben sich daraus unnötige Terminverzüge bei der Arbeitsvorbereitung bzw. Bauausführung sowie Nachforderungen bereits beauftragter ausführender Unternehmen, könnte das größeren auslösen. Bedenken Sie ferner, dass Sie immer öfter gehalten sind, früh auf Defizite in der Beauftragung zusätzlich erforderlicher Leistungen hinzuweisen. Diese Beratungsleistung ist eminent wichtig, um Haftungsrisiken zu vermeiden und für einen geordneten Projektablauf zu sorgen.