Abläufe rund um den HKP optimieren (Teil 2): HKP bei Privatpatienten und Terminvergabe

Der HKP bzw. Therapieplan des Privatpatienten wird nach Nr. 0030 GOZ (Aufstellung eines schriftlichen Heil- und Kostenplans nach Befundaufnahme und ggf. Auswertung von Modellen) bzw. nach Nr. 0040 GOZ im Falle der Planung von funktionstherapeutischen/funktionsanalytischen oder kieferorthopädischen Leistungen berechnet. Er muss in der Regel vorab nicht genehmigt werden – es sei denn, der Tarif der Versicherung sieht dies vor.

Sollten Sie dem Patienten direkt nach der Zahnersatzberatung einen HKP aushändigen oder zuschicken, ist es nützlich, ihn im Vorfeld über die Erstattungsmodalitäten zu informieren. Das hilft, spätere Fragen des Patienten zu reduzieren. Ein entsprechendes Informationsschreiben oder Merkblatt könnte wie folgt formuliert sein:

Insbesondere Praxen mit vollem Terminkalender sollten die Termine für prothetische Versorgungen frühzeitig planen und Termine schon etwa fünf Wochen im Voraus vergeben, egal ob Kassen- oder Privatpatient. Bis dahin ist der HKP – sofern erforderlich – in der Regel genehmigt. Und z. B. bei einer Einzelkrone ist nicht zu erwarten, dass der Patient zum Gutachter muss.

Bei Zahnarztpraxen, die noch mit Karteikarten arbeiten, empfiehlt es sich, den Terminzettel zu kopieren oder ein Duplikat auszudrucken und in die Karteikarte abzuheften. Das Original erhält der Patient. Durch die Kopie der Terminkarte haben Sie eine gute Übersicht über sämtliche Termine, können Übertragungsfehler überprüfen und dem Patienten schnell aushelfen, falls er seinen Terminzettel verlegt hat.

Praxen, die digitalisiert sind, können die Termine elektronisch speichern und haben so eine gute Übersicht. Die Terminerinnerung kann dann später z. B. direkt auf das Handy des Patienten – sofern er zugestimmt hat – erfolgen.

Sollte der Patient nun Termine mit Ihnen vereinbaren, notieren Sie diese (bei Karteikarten) für ihn auf einem Terminkärtchen und senden ihm dieses zu. Bitte fertigen Sie auch hier wieder ein Duplikat an und sagen Sie ihm, dass Sie ihm eine Übersicht seiner Termine zukommen lassen. Für den Patienten ist es hilfreich, wenn Sie kurz vermerken, wie lange die jeweiligen Sitzungen sind. Die Behandlungsdauern sind vorher mit dem Zahnarzt abzusprechen. Bei digitaler Terminplanung und Kartei können Sie dem Patienten eine Übersicht seiner Termine direkt auf sein Handy schicken.

Wie viele Arbeitstage von der Präparation bis zur Anprobe oder Fertigstellung liegen müssen, ist mit dem Labor geklärt. Hierfür empfiehlt sich die Anfertigung einer Merkliste oder Sie lassen sich einen Vordruck aus dem Fremdlabor kommen.

Nach der Terminvergabe informiert die Mitarbeiterin das zahntechnische Labor über die Art der Versorgung und gibt die Patientennummer, XML-Nummer, Daten der Präparation und Eingliederungssitzung weiter. Da auch das Dentallabor zeitweise unter Druck arbeiten muss (erkrankte Mitarbeiter etc.), kann es dank dieser Informationen besser planen und bei eventuellen Terminschwierigkeiten mit der Praxis rechtzeitig Absprachen treffen.

Da die Praxis für Präparationen regelmäßig bestimmte Zeitfenster blockt (z. B. Mittwochvormittag und Donnerstagnachmittag), kann die Praxismitarbeiterin rechtzeitig eine Woche vorher die Karteikarten der kommenden Zahnersatzbehandlungen überprüfen bzw. über den elektronischen Terminkalender erinnern lassen. Sie kontrolliert, ob alle Unterlagen und Unterschriften vorhanden sind, die Gesundheitskarte eingelesen wurde, die Anamnese aktuell ist oder sonstiges zu beachten ist. Danach schickt sie dem Patienten einen Erinnerungsbrief, der als Muster in der Software gespeichert ist. Die Terminerinnerung könnte z. B. wie folgt verfasst sein:

Das Erstellen und Versenden eines Erinnerungsbriefs oder einer Nachricht kostet Sie nur etwas Zeit, ggf. einen Briefumschlag und eine Briefmarke. Sie beugen damit weitestgehend vor, dass der Patient seinen Termin vergisst und Sie unnötig freie Zeit in Ihrem Bestellsystem haben. Versäumte Termine sind für Praxis und Patient ärgerlich – besonders bei recht eiligen notwendigen Behandlungen oder bei vielen Folgeterminen. Zudem geben Sie dem Patienten noch die Möglichkeit, vorab Fragen zu klären – und nicht erst am Behandlungstag, wenn durch die Beratung kostbare Behandlungszeit verloren geht.