Vorsicht beim Zurückbehaltungsrecht

Die Ausübung des Zurückbehaltungsrechts ist an Voraussetzungen geknüpft:

Das Zurückbehaltungsrecht gilt auch im Rahmen eines einstweiligen Verfügungsverfahrens auf Herausgabe der Unterlagen. Voraussetzung ist, dass sich der Hauptsachestreit nicht erledigt und dem Mandanten angeboten wird, sich dringend benötigte Buchhaltungsunterlagen beim Steuerberater kopieren zu können.

Beachten Sie | Das Zurückbehaltungsrecht kann auch wegen eines bereits verjährten Gebührenanspruchs ausgeübt werden, wenn der Herausgabeanspruch des Mandanten bereits zu einem Zeitpunkt bestanden hat, als der Gebührenanspruch noch nicht verjährt war (§ 215 BGB).

Der Auftraggeber kann das Zurückbehaltungsrecht des Steuerberaters bei Streitigkeiten über Grund und Höhe der noch offenstehenden Gebühren durch Sicherheitsleistung (§ 273 Abs. 3 BGB), d. h. Hinterlegung des strittigen Betrags beim zuständigen Amtsgericht (§§ 232 Abs. 1, 372 BGB i. V. m. der Hinterlegungsverordnung) abwenden. Das gilt jedoch nicht für die Arbeitsergebnisse. Das ist für den Auftraggeber misslich, weil er die volle Gebühr inklusive der Gebühren für die Arbeitsergebnisse hinterlegt, aber nur Anspruch auf Herausgabe seiner Unterlagen hat.

Bei unberechtigter Zurückbehaltung von Unterlagen kann der Mandant Schadenersatzansprüche geltend machen. Der zu ersetzende Schaden umfasst die Kosten der neuen Zusammenstellung der Daten sowie auch die Kosten, die durch das Bemühen entstehen, die Herausgabe der (Buchhaltungs-)Daten zu erreichen. Gleiches gilt, wenn der Berater kurz nach Beendigung des Mandats die im Rechenzentrum gespeicherten Buchhaltungsdaten des Mandanten löschen lässt. Er ist vielmehr verpflichtet, dem Mandanten vor der Löschung eine Übertragung auf den Datenspeicher eines Kollegen anzubieten. Dies korrespondiert auch mit der Verpflichtung aus § 66 StBerG, Handakten, die ja auch EDV-mäßig geführt werden können, sieben Jahre aufzubewahren oder den Mandanten unter Fristsetzung aufzufordern, diese abzuholen. Nach Zustellung dieses (Mahn-)Schreibens wäre eine Vernichtung (Löschung) erst nach Ablauf von sechs Monaten zulässig.

Achtung bei Stundungsvereinbarungen über offene Honoraransprüche: Wenn der Mandant nach Abschluss einer solchen Vereinbarung das Mandatsverhältnis kündigt und seine Unterlagen herausverlangt, tut er dies zu Recht, denn der Mandant leistet die geschuldeten Raten. Damit hat der Steuerberater aber kein Druckmittel mehr, wenn der Mandant nach der Herausgabe der Unterlagen die Zahlungen auf die Stundungsvereinbarung einstellt. Grundsätzlich könnte man zwar vereinbaren, dass die Gewährung von Ratenzahlung das Zurückbehaltungsrecht unberührt lässt. Faktisch ist dies aber kaum möglich, weil der Nachfolgeberater mit den zurückgehaltenen Unterlagen weiterarbeiten muss. Es bleibt deswegen nur die Empfehlung, Stundungsvereinbarungen entweder so weit wie möglich zu vermeiden oder sich eine zusätzliche Sicherheit einräumen zu lassen (z. B. Schuldbeitritt oder Bürgschaft eines zahlungskräftigen Dritten).

Der Steuerberater kann sein Zurückbehaltungsrecht jedoch nicht der Finanzverwaltung gegenüber geltend machen. Denn er ist nach §§ 93, 97 AO auch als Nichtverfahrensbeteiligter zur Mitwirkung verpflichtet. Dadurch darf aber das Zurückbehaltungsrecht des Steuerberaters gegenüber seinem Mandanten nicht ausgehebelt werden. Deshalb sollten Unterlagen nur gegen ausdrückliche schriftliche Bestätigung herausgegeben werden, dass die Finanzverwaltung diese nach Beendigung der Betriebsprüfung ausschließlich an den Steuerberater zurückgibt, auch wenn sich damit der Wert der Unterlagen für den Mandanten mangels weiteren steuerlichen Bedarfs deutlich reduziert haben dürfte.