Mandanten bei Nachhaltigkeitsprojekten erfolgreich unterstützen

Unternehmen stehen zunehmend unter Druck, ihre Nachhaltigkeitsaktivitäten zu kommunizieren und weiterzuentwickeln – je nach Branche, Größe und Geschäftsmodell unterschiedlich stark. Dieser Druck kommt von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitenden, Kreditgebern, Partnern und der Öffentlichkeit. Kein Unternehmen kann das Thema ignorieren. Daher ist es ein Beitrag zur Zukunftssicherung der Mandanten, wenn Steuerberatungskanzleien hier unterstützen. Die Bereitschaft, sich damit zu befassen, variiert. Geringe Resonanz sollte jedoch kein Hinderungsgrund sein: Man beginnt mit den interessierten Mandanten, während andere über regelmäßige Kanzleikommunikation mit Informationen und Beispielen versorgt werden. Oft führt wachsender externer Druck später zu eigener Initiative. Gleichzeitig sichert die Beratung auch die Zukunft der Kanzlei – denn nur nachhaltige Mandanten bleiben langfristig zahlungsfähig.

Die hier empfohlenen Schritte unterscheiden sich in ihrer Intensität, sind aber grundsätzlich für jede Kanzlei geeignet. Wo man beginnt und in welcher Reihenfolge die nächsten Schritte folgen, hängt vom eigenen Wissensstand ab. Wichtig ist, dass jede Kanzlei den passenden Einstieg findet – auch mit individueller Ausgestaltung.

Im ersten Schritt informiert die Kanzlei über ihre üblichen Kommunikationskanäle, dass sie beim Thema Nachhaltigkeit unterstützt, wie z. B. erste Fragen beantwortet oder bei konkreten Themen begleitet. Gleichzeitig wird dabei die Bedeutung des Themas aus dem Blickwinkel der verschiedenen Stakeholder der Mandanten angesprochen. Kommunikationskanäle sind z. B. Kanzleirundschreiben, Newsletter, Internetseite, elektronische Kanäle wie LinkedIn etc. sowie natürlich die persönlichen Kontakte des Kanzleiteams zu den Mandanten. Wichtig ist, die Information in regelmäßigen Abständen zu wiederholen, wobei der Informationsschwerpunkt durchaus jeweils ein wenig anders gesetzt werden kann. Das Motto dazu lautet: „Steter Tropfen höhlt den Stein.“ Diese Informationen gehören zum kostenlosen Serviceangebot der Kanzlei. Dieser Schritt ist Voraussetzung dafür, dass die Mandanten bei steigendem eigenen Handlungsdruck die Kanzlei als natürlichen ersten Ansprechpartner zum Thema Nachhaltigkeit kontaktieren.

Ein möglicher Einstieg könnte ein einstündiges Gespräch über die Bedeutung von Nachhaltigkeit für das Unternehmen sein. Die Kanzlei bereitet dazu Kernfragen vor, um die Gespräche strukturiert zu führen. Der Fokus liegt auf den Überlegungen der Mandanten – Grundinformationen wurden bereits mit Schritt 1 vermittelt. Die Mandanten entscheiden nach dieser Stunde, ob und wie sie das Thema weiterverfolgen möchten.

Sie können entscheiden, ob Sie dem Mandanten ein Kurzprotokoll des Gesprächs in Form einer Datei oder eines Fotos anbieten, wenn Sie im Gespräch z. B. Flip-Chart, Pinnwand oder Whiteboard genutzt haben. Wichtig wird das Protokoll vor allem für die evtl. mit dem Mandanten besprochenen oder gar von diesem schon beschlossenen (und beauftragten) weiteren Aktivitäten.

Ob die Kanzlei für diese Stunde (und bei der sollte es bleiben!) bereits ein Festhonorar berechnet oder dies als Akquiseleistung verbucht, sollte vorher unbedingt entschieden und durchgehalten werden. Das Honorar für diese Einstiegsstunde kann ggf. auch unter dem normalen Stundenberatungssatz liegen. Wichtig ist, dass nach der einen Stunde klar wird, dass es jetzt Geld kostet. Ebenso wichtig: Bei Folgeaufträgen von Beginn an für eine eindeutige Auftragsklärung sorgen und eine klare Honorarvereinbarung treffen.

Viele Unternehmen wissen gar nicht, welche Aktivitäten bereits stattfinden, die zum Themenkomplex Nachhaltigkeit mit seinen drei Bestandteilen E (Environment – Umwelt), S (Social – Sozial) und G (Governance – Unternehmensführung) gehören und damit belegen, was das Unternehmen bereits für die Nachhaltigkeit tut. Daher bietet es sich an, diese Aktivitäten zusammen mit der Belegschaft zu sammeln. Die Steuerberatungskanzlei kann dabei auf verschiedene Weisen unterstützen:

Oft werden Unternehmen mit der Frage nach ihrem CO₂-Fußabdruck konfrontiert. Dies ist der einfachste Einstieg in das Thema Nachhaltigkeit/ESG. Hierbei kann die Kanzlei auf vorhandene Instrumente hinweisen, die die Mandanten nutzen können, wie z. B. das bundesweit kostenlos verfügbare Instrument der Effizienzagentur NRW (www.efa.nrw). Natürlich können auch andere Instrumente genutzt werden. Die Kanzlei kann ergänzend die Unterstützung bei der Arbeit mit diesem oder anderen Instrumenten anbieten. Auf jeden Fall sollte nach Durchführung der Analyse angeboten werden, die Ergebnisse gemeinsam zu besprechen und Aktivitäten abzuleiten.

Aus der Arbeit des Mandanten am Themenkomplex werden sich immer wieder Fragestellungen ergeben, bei denen Mandanten weitere Unterstützung benötigen. Sei es, weil die zeitlichen und/oder die fachlichen Ressourcen fehlen. Für die Kanzlei ist es wichtig, dass sie auf Basis der vorherigen Schritte erste Ansprechpartnerin für die Mandanten bei auftauchenden Fragen ist. Wie diese Fragen dann weiterbearbeitet werden, hängt wiederum von deren Inhalt und den vorhandenen zeitlichen und fachlichen Ressourcen in der Kanzlei ab. Dahinter steht die Frage: Selbst machen oder Netzwerkpartner einbeziehen? Letzteres dürfte für viele Kanzleien ein wichtiger Erfolgsfaktor bei der Nachhaltigkeitsberatung sein.

Während Schritt 1 alle Mandanten erreicht, sollten die weiteren Schritte gezielt bei passenden Mandanten erfolgen. Eine ABC-Analyse kann helfen, vorrangig A-Mandanten anzusprechen – oder solche, die dem Thema bereits offen gegenüberstehen. Einschätzungen dazu geben idealerweise die betreuenden Mitarbeitenden auf Basis ihrer Erfahrungen.

Aber vielleicht sind es gerade Unternehmen aus den Gruppen B oder C, die besonders offen für das Thema Nachhaltigkeit sind? Wenn dies den betreuenden Personen in der Kanzlei bekannt ist, wäre auch das ein sinnvolles Selektionskriterium über alle Mandantengruppen hinweg.

„Und wer macht das alles?“ Diese Frage steht bei jedem weiteren Thema, mit dem sich die Kanzlei beschäftigen und bei den Mandanten und im Markt profilieren möchte, natürlich ebenfalls im Mittelpunkt. Für alle dargestellten Beratungsschritte sollte bei den verantwortlichen Personen in der Kanzlei eine doppelte Voraussetzung gegeben sein: Einerseits ist eine bestimmte fachliche Grundkompetenz erforderlich, die schrittweise weiter ausgebaut werden kann. Andererseits ist eine emotionale Nähe zum Thema hilfreich. Sie stärkt die Überzeugungskraft gegenüber den Mandanten, darf aber von diesen nicht als „zu ideologisch“ wahrgenommen werden. Wie immer kommt es auf das richtige Maß an.

Dabei können diese Aufgaben schrittweise entwickelt und übertragen werden. Je nach dem Umfang der gewollten Aktivitäten bedeutet dies natürlich, dass die Mitarbeitenden von anderen Aufgaben entlastet werden müssen. Die erste direkte Ansprache wird sicherlich von den die Mandanten betreuenden Personen erfolgen, die dann dem Mandanten die mit dem Thema Nachhaltigkeit betraute Person vorstellen und so ihren erarbeiteten Vertrauensvorschuss übertragen. Im weiteren Unterstützungsprozess für den Mandanten ist es sinnvoll, wenn die betreuenden Personen in der Kanzlei auf dem Laufenden gehalten werden. So können sie ggf. unterstützend oder auch korrigierend eingreifen, wenn der Mandant sich ihnen gegenüber zum Beratungsfortgang äußert.

Bei der Aufnahme neuer Leistungen in den Dienstleistungskatalog der Kanzlei ist es nicht nur entscheidend, die passende Person aus dem Team damit zu betrauen. Ebenso wichtig ist, dass eine Person in der Kanzleiführung dieses Thema zum eigenen Thema macht und den Prozess steuert. Dazu gehört einerseits die punktuelle Unterstützung der beauftragten Person, andererseits die Steuerung der vereinbarten Aktivitätenpläne sowie die Einführung von Rückkopplungsschleifen auch in den normalen Teamgesprächen, damit alle in der Kanzlei den Prozess mitverfolgen.