Löhne outsourcen und Fachkräftemangel umgehen

Die TSG Treuhand Steuerberatungsgesellschaft mbH & Co. KG aus Müllheim im Markgräflerland an der Schweizer Grenze ist eine mittelständische Kanzlei mit angegliederter Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Sie hat zehn Mitarbeiter und betreut Mandanten aller Branchen, von der Privatperson bis zum Konzern samt Personengesellschaften. Die Arbeit erfolgt mandantenorientiert, d. h., der verantwortliche Mitarbeiter übernimmt für seinen Mandanten alle anfallenden Aufgaben von der Finanzbuchhaltung, über die Lohnabrechnung bis zur Steuererklärung.

Das Thema Lohnabrechnung pressierte aus mehreren Gründen: Die beiden eigenen Mitarbeiterinnen, die das Thema Lohn in der Kanzlei bearbeiten, waren an der Kapazitätsgrenze; hinzu kamen Schwierigkeiten bei der Vertretung. Eine Mitarbeiterin fiel für sechs Wochen aus; eine Vertretung war angesichts der engen Fristen bei der Lohnabrechnung kurzfristig nur schwer zu organisieren. Auch neues Personal für diese Aufgabe ist nicht leicht zu bekommen. Geschäftsführer Jochen Lang erinnert sich: „Im September hatte sich eine Bewerberin mit großer Expertise in der Buchhaltung vorgestellt. Sie wollte aber keine Lohnabrechnung übernehmen.“ Dieses Problem ist nicht selten, da viele Steuerfachangestellte die Lohnabrechnung nicht gern durchführen. „Sie ist steuerrechtlich und sozialversicherungsrechtlich anspruchsvoller, Haftung und Fristen müssen beachtet werden“, so Jochen Lang. „Anders als bei der Steuererklärung oder der Buchführung gibt es bei der Lohnabrechnung auch keine Fristverlängerung – die Angestellten wollen schließlich alle pünktlich ihr Geld zum Monatsende.“ Damit ist die Lohnabrechnung immer zeitkritisch. „Nehmen wir einen neuen Mandanten an, stellen unsere Mitarbeiter sofort die Frage, ob eine Lohnabrechnung gefragt ist – je seltener diese verlangt wird, desto besser“, so Lang weiter.

Vor rund einem Jahr nahm die TSG Treuhand Steuerberatungsgesellschaft das Thema Lohnauslagerung dann mit der CONVOTIS Köln GmbH in Angriff. Der Kontakt war bereits vor über zehn Jahren entstanden, als die TSG Treuhand mit der Kölner geigerBDT, die 2021 in CONVOTIS aufging, das Dokumentenmanagementsystem DATEV DMS einführte und ein Jahr danach die PARTNER asp (Application Service Provider) Dienste in der Cloud. „Wir sind mit geigerCLOUD sehr zufrieden und da lag es nahe, dass CONVOTIS auch die Lohnabrechnung übernehmen wird.“, erklärt Lang. Die technischen Voraussetzungen waren gegeben, da das ASP-System der TSG Treuhand bereits von CONVOTIS verwaltet wird; denn die Auslagerung der Lohnabrechnung erfordert durchgehende digitale Prozesse.

Eine Mitarbeiterin von CONVOTIS ist nun der Steuerberatungsgesellschaft zugeordnet und bearbeitet die Löhne der Mandanten. Da sie die Lohnabrechnung in der DATEV-Anwendung der TSG Treuhand ausführt, waren eine digitale Arbeitsweise und die Benutzung von Cloudanwendungen die Voraussetzungen. Rahmenbedingungen und Vertrag wurden abgestimmt und die Übergabe auf einen Stichtag hin vorbereitet. Die Kanzlei übergab dafür eine Liste über die Lohnbesonderheiten ihrer Mandanten, die beinhaltet, wie jeder einzelne seine Auswertung wünscht. In den DATEV-Portalen „Unternehmen online“ und „Arbeitnehmer online“ können Unternehmen und deren Angestellte auf die Abrechnungen zugreifen und Informationen etwa zur Lohnvorerfassung bereitstellen. Insgesamt hat der Übergang gut funktioniert, die Mandanten wurden angeschrieben und über die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister informiert – Rückfragen gab es keine.

Die TSG Treuhand profitiert nun von der CONVOTIS-Expertise bei der Lohnabrechnung. Die Kooperation erlaubt es der Kanzlei, Kunden anzunehmen, die sie vorher wegen nicht vorhandener Kapazitäten bei der Lohnabrechnung hätte ablehnen müssen. „Die Lohnabrechnung für 100 Mitarbeiter eines Unternehmens können wir als mittelständische Kanzlei nicht stemmen – auch wenn Buchhaltung, Abschluss und Steuererklärung des Kunden für uns lukrativ gewesen wären.“ Diesen Flaschenhals hat die TSG Treuhand nun beseitigt. Eine hochwertige Bearbeitung der Lohnabrechnung ist sichergestellt und über die anderen Dienstleistungen kann Gewinn erwirtschaftet werden. Auch komplexe Aufgaben wie Baulöhne können nun abgedeckt werden.