Mit Struktur die Informationsflut bewältigen

Es wird immer klarer, dass die Kanzleileitung hier gefragt ist. Sie muss Strukturen schaffen, die die Informationsflut bändigen, den Überblick bewahren und den Fokus auf das Wesentliche ermöglichen. Denn die Herausforderung der Informationsüberflutung lässt sich nicht allein durch mehr Einsatz oder längere Arbeitszeiten bewältigen – sie erfordert gezielte und systematische Ansätze.

Um die Informationsflut in den Griff zu bekommen, ist es entscheidend, zunächst die Hauptquellen zu identifizieren. Denn nur wenn klar ist, woher die Belastung kommt, lassen sich gezielte Maßnahmen entwickeln.

Eine der größten Herausforderungen im Umgang mit der Informationsflut ist der ständige Reaktionsmodus, in den viele Steuerberater und Kanzleimitarbeiter gezwungen werden. Kaum trifft eine Anfrage ein, wird sie sofort bearbeitet, ohne darüber nachzudenken, ob sie wirklich Priorität hat. Dieses reaktive Verhalten verhindert jedoch, dass man sich auf die wichtigen und wertschöpfenden Aufgaben konzentriert.

Um diesen Kreislauf zu durchbrechen, ist Priorisierung der Schlüssel. Dabei geht es nicht nur darum, Aufgaben zu sortieren, sondern auch zu erkennen, was überhaupt bearbeitet werden muss – und was vielleicht gar nicht. Ein bewährtes Mittel ist die Unterscheidung zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben: Dringend sind jene, die sofort Aufmerksamkeit erfordern, oft jedoch keinen nachhaltigen Wert schaffen. Wichtige Aufgaben hingegen tragen langfristig zur Zielerreichung bei und sollten daher Vorrang haben.

Beachten Sie | Eine Mandantenanfrage, die nur Informationen wiederholt, welche bereits klar kommuniziert wurden, mag dringend erscheinen, bringt jedoch keinen zusätzlichen Mehrwert. Solche Anfragen können durch bessere Kommunikation im Vorfeld vermieden oder delegiert werden. Ein strategisches Projekt zur Digitalisierung der Kanzlei hingegen ist weniger dringend, hat aber einen langfristigen Einfluss auf die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.

Ein weiterer Schritt, um Klarheit zu schaffen, ist die Einführung eines Systems zur Aufgaben- und Informationsverwaltung. Klare Prozesse und Verantwortlichkeiten helfen dabei, Informationen effizient zuzuweisen und sicherzustellen, dass die richtigen Personen an den richtigen Aufgaben arbeiten. Auf diese Weise wird die Kanzleileitung entlastet und es bleibt mehr Zeit für strategische Themen. Die Macht der Klarheit liegt darin, dass sie nicht nur die Effizienz erhöht, sondern auch die mentale Belastung reduziert. Wer weiß, was wirklich wichtig ist, kann den Arbeitstag strukturierter und fokussierter gestalten – und gewinnt so die Kontrolle über die Informationsflut zurück.

Eine der effektivsten Strategien zur Bewältigung der Informationsflut besteht darin, nicht jede Information direkt bei der Kanzleileitung ankommen zu lassen. Oft liegt der Schlüssel darin, Informationen frühzeitig zu filtern, gezielt weiterzuleiten oder sogar ganz abzufangen. Denn nicht jede Anfrage oder jedes Problem erfordert die Aufmerksamkeit der Kanzleileitung – und viele Themen lassen sich besser direkt bei den zuständigen Mitarbeitern klären. Ein zentraler Ansatzpunkt ist hierbei die Einrichtung klarer Filtermechanismen. Eine erste Instanz, wie das Sekretariat oder eine Assistenz, kann Informationen sichten und bewerten, bevor sie weitergeleitet werden. Dabei geht es nicht nur darum, die Kanzleileitung zu entlasten, sondern auch darum, eine gezielte und strukturierte Weitergabe von Informationen sicherzustellen. So kommen nur die wirklich relevanten Themen auf den Tisch – und diese sind bereits so aufbereitet, dass Entscheidungen schnell und fundiert getroffen werden können. Ganz entscheidend hierbei ist die klare Definition von Verantwortlichkeiten. Wenn jedem Teammitglied bekannt ist, welche Art von Informationen oder Anfragen es selbst bearbeiten darf, reduziert dies den Rückfluss von Aufgaben zur Kanzleileitung erheblich. Zum Beispiel könnten Mandantenfragen zur Terminorganisation oder zu allgemeinen Fristen direkt von den zuständigen Sachbearbeitern oder dem Sekretariat beantwortet werden, anstatt unnötig eskaliert zu werden.

Beachten Sie | Hilfreich ist es außerdem, Kommunikationswege zu strukturieren. Statt Informationen über mehrere Kanäle wie E-Mail, Telefon und persönliche Anfragen zu verteilen, kann ein zentrales System genutzt werden, um die Bearbeitung zu steuern. Solche Systeme erlauben es, Aufgaben direkt der zuständigen Person zuzuweisen und Fortschritte nachzuvollziehen, ohne dass die Kanzleileitung eingreifen muss.

Selbst wenn die Informationsflut gefiltert und priorisiert wird, bleibt ein erheblicher Anteil an Aufgaben und Anfragen bestehen, die bearbeitet werden müssen. Hier kommt es darauf an, diese effizient zu managen, ohne dabei in die Falle ständiger Unterbrechungen oder ineffizienter Prozesse zu tappen. Ein weit verbreiteter Ansatz ist das Konzept von „Inbox Zero“ – der Versuch, das E-Mail-Postfach täglich leer zu halten. Doch die Praxis zeigt: Für viele Kanzleien ist dies eher Mythos als machbare Realität. Der Fokus sollte daher nicht auf dem vollständigen Leeren des Postfachs liegen, sondern darauf, E-Mails und andere Informationen systematisch zu verarbeiten. Dazu gehört, Nachrichten zu kategorisieren – beispielsweise in solche, die sofort beantwortet werden müssen, solche, die weitergeleitet werden können, und solche, die in einer späteren Phase bearbeitet werden.

Ein weiterer Schritt ist der Einsatz von Automatisierungstools. Regelmäßige oder standardisierte Anfragen – etwa zu Fristen oder Dokumentenanforderungen – können mithilfe von Vorlagen und Automatisierungen erheblich schneller bearbeitet werden. So können Standardantworten in E-Mails direkt bereitgestellt werden, ohne dass immer wieder neue Texte formuliert werden müssen. Neben der Bearbeitungsgeschwindigkeit ist die Strukturierung von Informationen ein zentraler Erfolgsfaktor. Besonders hilfreich ist es, wenn Informationen so organisiert werden, dass unnötige Nachfragen reduziert werden. Transparenz in den Prozessen sorgt dafür, dass alle Beteiligten den Status einer Aufgabe kennen. Abschließend ist die persönliche Effizienz nicht zu unterschätzen. Wer konsequent Zeitfenster für die Bearbeitung von Informationen reserviert, vermeidet das Risiko, ständig von einer Aufgabe zur nächsten zu springen. Auch das Deaktivieren von Benachrichtigungen oder das Festlegen klarer Zeiten für die Bearbeitung von E-Mails und Anfragen kann einen erheblichen Unterschied machen.

Beachten Sie | Effizienz bei der Informationsbearbeitung bedeutet nicht, alles sofort zu erledigen. Es geht darum, durch strukturierte Prozesse und gezielte Werkzeuge die Kontrolle zu behalten – und die Belastung für sich und das Team nachhaltig zu senken.

Ein zentraler Hebel zur Bewältigung der Informationsflut liegt in der strukturierten Organisation von Informationen – und hier können Collaborations-Tools wie Microsoft Teams einen enormen Unterschied machen. Der Vorteil solcher Systeme besteht darin, dass sie die interne Kommunikation bündeln und vereinfachen, indem sie klare Strukturen schaffen. Anstatt E-Mails als Hauptkommunikationskanal zu nutzen, können wichtige Themen in Kanälen organisiert werden. Diese Struktur sorgt dafür, dass Informationen thematisch oder nach Verantwortlichkeiten sortiert werden und nicht zwischen unzähligen E-Mails verloren gehen. Beispielsweise können interne Themen wie Fristen, organisatorische Updates oder spezielle Aufgabenbereiche jeweils in separaten Kanälen behandelt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den relevanten Informationen haben, ohne von irrelevanten Inhalten abgelenkt zu werden.

Beachten Sie | Damit solche Tools ihren vollen Nutzen entfalten können, ist eine klare Struktur entscheidend. Kanäle sollten logisch gegliedert und entsprechend den tatsächlichen Arbeitsabläufen eingerichtet sein. Gleichzeitig hilft es, einfache Regeln für die Nutzung festzulegen – etwa, welche Themen in welchen Kanälen behandelt werden oder wie die Kommunikation möglichst präzise gestaltet werden kann.

Die beste Strategie zur Bewältigung der Informationsflut wird wenig Wirkung zeigen, wenn die zugrunde liegende Kommunikationskultur nicht passt. Eine Kultur der Klarheit ist entscheidend, um langfristig den Umgang mit Informationen zu verbessern und produktiver zu arbeiten. Die Kanzleileitung spielt dabei eine Schlüsselrolle: Führungskräfte sollten klare Kommunikationsstandards setzen, Informationen präzise weitergeben und Erwartungen konkret formulieren, z. B. „Rückmeldung bis Mittwoch, 12 Uhr“ statt „zeitnah melden“. Ebenso wichtig ist es, feste Regeln für Kommunikationskanäle zu etablieren, um Nachrichten effizienter an die richtige Stelle zu lenken.

Beachten Sie | Eine klare Kultur definiert auch Verfügbarkeiten: Dringende Anliegen könnten über einen Kanal kommuniziert werden, während weniger dringende Themen in Meetings oder Tools behandelt werden. Regelmäßiges Feedback hilft, Kommunikationslücken zu schließen und Prozesse zu verbessern. So wird die Informationsflut spürbar reduziert.