E-Rechnung und ZUGFeRD: Wie Steuerberater ihre Mandanten sicher durch die Umstellung begleiten

Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht erfolgt stufenweise:

Beachten Sie | Privatkunden bleiben weiterhin von dieser Pflicht ausgenommen. Dennoch kann sich auch hier ein Umstieg auf das ZUGFeRD- Format lohnen – zur Vereinfachung interner Prozesse oder um einheitliche medienbruchfreie Abläufe zu schaffen.

Für öffentliche Auftraggeber gilt oft die XRechnung als verpflichtendes Format. Diese basiert standardmäßig auf der Syntax UBL (Universal Business Language). Alternativ ist auch die Syntax CII (Cross Industry Invoice) zulässig, sofern der Empfänger – in diesem Fall der öffentliche Auftraggeber – dies akzeptiert. In der Praxis hat sich jedoch UBL als Standard durchgesetzt.

Beachten Sie | Jede Rechnung an eine Behörde muss über deren Leitweg-ID adressiert werden – eine eindeutige Kennung für die elektronische Zustellung.

Für den B2B-Bereich hat sich ZUGFeRD als praxistaugliches Hybridformat etabliert. Es kombiniert ein PDF-Dokument mit einem strukturierten XML-Anhang – lesbar für Mensch und Maschine. So lassen sich Rechnungen sowohl digital verarbeiten als auch manuell prüfen, ideal für kleinere Unternehmen mit überschaubarer IT-Struktur.

Beachten Sie | Es kann auch sein, dass nicht-öffentliche Unternehmen die XRechnung verlangen. Allerdings gibt es in diesen Fällen keine Leitweg-ID!

Es ist so, dass es für die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format mehrere Profile gibt. Sie unterscheiden sich in ihrer Eignung für verschiedene Abrechnungsfälle:

Berater sollten daher zusammen mit ihren Mandanten prüfen, welche Abrechnungsfälle es heute oder in Zukunft gibt, und dann das entsprechende Profil wählen. Nicht gelöst ist damit die Herausforderung, dass die Lieferanten das aus ihrer Sicht passende Profil einsetzen werden. Der Empfänger muss damit alle ZUGFeRD-Profile beherrschen können.

Gerade kleinere Unternehmen glauben oft, für ein ERP-System „zu klein“ zu sein – und erstellen ihre Rechnungen noch mit Word oder Excel. Doch die Umstellung auf E-Rechnungen funktioniert auch ohne umfassendes ERP. Es gibt E-Rechnungsportale, kleine Faktura-Tools, Cloud-Lösungen und Branchensoftware, die auch Einzelunternehmern oder Handwerksbetrieben den Einstieg ermöglichen. Hier können Steuerberater aufzeigen, welche Softwarelösungen sinnvoll sind – und welche Integrationen ins Rechnungswesen oder zur Steuerkanzlei möglich sind.

Eine häufig unterschätzte Herausforderung ist die Archivierung. Die GoBD fordern u. a.:

In der Praxis werden E-Rechnungen jedoch oft nur als PDF in einem Dateisystem abgelegt – ohne Prüfbarkeit, Versionierung oder Dokumentation des Eingangs. Bei der Archivierung der E-Rechnung wird jedoch die Archivierung des XML-Teils gefordert. Auch hier kann der Steuerberater aufklären: Nur ein GoBD-konformes Archiv – ob lokal oder cloudbasiert – schützt vor Ärger bei Betriebsprüfungen.