Unbezahlter Urlaub: Was Arbeitgeber zum Sonderurlaub wissen müssen

Bezahlter Erholungsurlaub ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Bei einer Vollzeitbeschäftigung beträgt er mindestens 24 Tage im Jahr (§ 3 BUrlG). Dagegen ist unbezahlter Urlaub nicht gesetzlich geregelt. Das bedeutet: Ob Sie zusätzliche Urlaubstage gewähren, liegt grundsätzlich in Ihrem Ermessen als Arbeitgeber. Ein Anspruch kann sich aber z. B. aus vertraglichen Vereinbarungen mit dem Mitarbeiter ergeben, wie z. B. aus dem Arbeits- oder Tarifvertrag.

Wichtig | Ein gesetzlicher Anspruch auf unbezahlten Urlaub besteht nur in Sonderfällen, z. B. wenn Ihr Mitarbeiter nahe Angehörige pflegen muss (maximal sechs Monate – § 3 PflegeZG), er kranke Kinder unter zwölf Jahren betreuen muss (maximal zehn Tage pro Kind – § 45 SGB V), er seinen Anspruch auf Elternzeit geltend macht oder er unverschuldet in eine Notsituation geraten ist (z. B. Überschwemmung).

Während des unbezahlten Urlaubs besteht das Arbeitsverhältnis weiter. Es entfallen aber die Hauptpflichten, also die Pflicht zur Arbeit sowie zur Vergütung. Zudem besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung, falls während des unbezahlten Urlaubs ein Krankheitsfall eintreten sollte. Nebenpflichten wie z. B. das Wettbewerbsverbot, die Treue- und Fürsorgepflicht und der Kündigungsschutz bleiben bestehen. Dennoch ist es möglich, einen Arbeitnehmer während des unbezahlten Urlaubs zu kündigen. Hierfür müssen die regulären Voraussetzungen für eine Kündigung vorliegen. Zudem wird der unbezahlte Urlaub nicht auf den bezahlten Erholungsurlaub angerechnet. Allerdings dürfen Sie den bezahlten Erholungsurlaub anteilig kürzen, wenn für mindestens einen Monat unbezahlter Urlaub genommen wird.

Gewähren Sie unbezahlten Urlaub, wirkt sich dieser auch auf das dem Mitarbeiter zustehende Arbeitsentgelt aus. Einfach ist es, wenn sich der unbezahlte Urlaub über einen kompletten Monat erstreckt. In diesem Fall erhält der Mitarbeiter für diesen Monat kein Arbeitsentgelt. Dauert der unbezahlte Urlaub jedoch keinen ganzen Monat an, ist das dem Mitarbeiter zustehende Arbeitsentgelt wie folgt zu berechnen:

Ein Teillohnzahlungszeitraum entsteht dabei nicht (R 39b.5 Abs. 2 S. 2 LStR). Stehen dem Mitarbeiter neben dem Grundlohn zusätzliche Gehaltsbestandteile zu, die auch im unbezahlten Urlaub weitergewährt werden (z. B. Dienstwagen), ist der Sachbezug insoweit nicht zu kürzen.

Bei Erstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung müssen Sie neben dem reduzierten Bruttolohn noch eine weitere Besonderheit beachten. Erstreckt sich der unbezahlte Urlaub auf mindestens fünf zusammenhängende Arbeitstage im Jahr, müssen Sie im Lohnkonto und auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung den Großbuchstaben „U“ (Unterbrechung) vermerken (§ 41 Abs. 1 S. 5 und § 41b Abs. 1 Nr. 2 EStG; § 4 Abs. 2 Nr. 2 LStDV). Der genaue Zeitraum ist jedoch nicht anzugeben.

Während der regulären Beschäftigung besteht für den Mitarbeiter eine Absicherung in allen Zweigen der Sozialversicherungen, insbesondere besteht Krankenversicherungsschutz. Dieser Versicherungsschutz läuft auch während des unbezahlten Urlaubs weiter – allerdings nur für einen Monat (§ 7 Abs. 3 SGB IV). Nach Ablauf des Monats müssen Sie den Mitarbeiter abmelden (Meldegrund 34) und erst mit Wiederaufnahme der Tätigkeit neu anmelden (Meldegrund 13). Das bedeutet: In der Zwischenzeit muss Ihr Mitarbeiter selbst für seinen Versicherungsschutz sorgen.