Enterprise Search kann auch für kleinere Kanzleien ein Mehrwert sein

Eine einfache Stichwortsuche über die Informationen in der Kanzlei, wie sie im Windows-Explorer durchgeführt werden kann, ist in der Regel viel zu ungenau, um nach Präzedenzfällen zu suchen. Kanzleien können insofern Microsoft SharePoint anpassen, damit er als zentraler Dokumentenspeicher mit umfassenden Kollaborationsmöglichkeiten dient. Das ist eine günstige Option für Kanzleien, die bereits viel mit dem Microsoft-Ökosystem arbeiten. Trotzdem wird man auch hier bei einer spezifischen Frage unter einer Lawine zu allgemeiner Ergebnisse begraben. Hier wäre eigentlich Relevanz gefragt.

Etliche Kanzleien nutzen deshalb inzwischen weiterentwickelte Dokumentenmanagementsysteme (DMS). iManage, LEXolution oder OpenText eDOCS sind bekannte Namen in diesem Bereich. Sie bieten weiterreichende Möglichkeiten der Suche und helfen dabei, Dokumente, E-Mails und andere Informationen sicher zu speichern, zu organisieren, zu teilen und zu bearbeiten.

Um kontextsensitiv zu suchen, bieten Enterprise-Search-Lösungen – über DMS hinaus – spezifische Vorteile, insbesondere, wenn es um Informationen im juristischen Alltag geht. Sie kontextualisieren Anfragen durch KI, d. h.: Sie suchen nach Inhalten, die denselben Bezug haben, also „nahe beieinander stehen“ und in einem Zusammenhang gesehen werden. Dazu durchforsten sie Informationen aus mehreren, heterogenen Datenquellen (DMS, E-Mails, Intranet, CRM, Cloud-Speicher, Wissensdatenbanken) gleichzeitig. Das ermöglicht eine einheitliche Suche, selbst, wenn die Informationen über verschiedene Systeme verteilt sind.

Die Nützlichkeit hängt also von der „intelligenten“ Extraktion des Wesentlichen aus einer großen Datenmenge ab. Eine solche Extraktion liefert Informationen, die sich nicht nur auf den Inhalt der Frage beziehen, sondern auch auf die Identität der fragenden Person. So muss z. B. deren Arbeitskontext bei der Auswahl der relevanten Antworten eine Rolle spielen. Genau dies vermag Enterprise Search. Diese sucht Informationen innerhalb eines bestehenden Datenfundus, während generative KI Antworten unabhängig von ihrem Wahrheitsgehalt formuliert. Eine Lösung dieses Problems liegt in der Verbindung eines KI-Chatbots mit der Enterprise-Search-Software, auch Retrieval-Augmented Generation (RAG) genannt.

In einer Kanzlei müssen Anwälte auf eine Vielzahl an Dokumenten, Gerichtsentscheidungen und Fallakten zugreifen. Diese werden oft in separaten Systemen, wie E-Mail-Postfächern, externen Datenbanken und internen Laufwerken, abgelegt. Eine Enterprise-Search-Plattform verbindet alle relevanten Dokumente, Verträge, E-Mails, juristischen Fälle sowie interne Wissensdatenbanken und bettet sie in eine zentrale, durchsuchbare Oberfläche ein. Das spart deutlich Zeit in der Recherche. Geschwindigkeit und Genauigkeit der Fallbearbeitung steigern sich.

Die Anforderungen an die Dokumentation und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sind auch für kleinere Kanzleien hoch. Eine strukturierte und rechtskonforme Archivierung aller Akten, E-Mails und Unterlagen ist erforderlich. Eine Enterprise-Search-Lösung mit Archivierungsfunktion hilft dabei, alle relevanten Informationen strukturiert und revisionssicher abzulegen. Sie kann auch Funktionen, wie automatische Indexierung, Verschlagwortung und Filterung nach gesetzlichen Anforderungen bieten. Die Einhaltung von Compliance-Vorgaben wird dadurch erleichtert.

Besonders in kleinen Teams geht Fachwissen schnell verloren, wenn Fachkräfte die Kanzlei verlassen. Durch eine Enterprise-Search-Lösung können Sie eine interne Wissensdatenbank aufbauen, die Wissen aus vergangenen Fällen, juristischen Gutachten und Expertise von Kollegen speichert und abrufbar macht. Die Plattform kann anhand von bestimmten Schlüsselwörtern und Themen die passenden Experten der Kanzlei identifizieren. So bleibt das Wissen langfristig in der Kanzlei erhalten und ist schnell zugänglich.

Mandanten erwarten von ihren Anwälten schnelle und präzise Antworten auf rechtliche Fragen zu laufenden Fällen. Oft ist es zeitaufwendig, die aktuelle Situation eines Falls herauszufinden und die entsprechenden Informationen dem Mandanten bereitzustellen. Mit einer Enterprise-Search-Plattform erhalten Kanzleien eine 360-Grad-Ansicht auf jedes Mandat und finden schnell alle relevanten Dokumente, Kommunikation und Notizen zum Fall.

Gesetze und Regelungen ändern sich regelmäßig und jeder Anwalt muss auf dem neuesten Stand bleiben. Enterprise-Search-Lösungen integrieren externe Datenbanken und juristische Quellen. Sie informieren proaktiv über neue Entwicklungen im relevanten Rechtsgebiet. Damit die Enterprise-Search-Lösung auf bereits bezahlte Datenbanken, z. B. Beck oder juris, zugreifen kann, muss die Kanzlei dies beim Datenbankprovider anmelden. Dieser öffnet eine Schnittstelle, über die die Suchlösung andockt, um die Beck/juris-Inhalte zu indizieren. Ob und zu welchen Konditionen er dies tut, ist abhängig vom geschlossenen Vertrag: Wie viele User haben Zugriff, sind Downloads möglich etc. Technisch gesehen ist das Andocken der Suchsoftware einfach. Von dieser Seite aus verursacht es keine zusätzlichen Kosten.