Optimale Terminorganisation für Ihre Kanzlei

Notieren Sie sich den Gerichtstermin und etwaig gesetzte Fristen, die sich aus der Ladung ergeben und mit der Zustellung in Gang gesetzt werden. Gewöhnen Sie sich an, zwei Fristen für vorbereitende Schriftsätze einzutragen:

Schauen Sie sich vor einem Antrag auf Terminverlegung die Sache an. Wenn es sich um ein Eilverfahren handelt, könnte ein Verlegungsantrag schädlich sein. Dieser signalisiert in der Regel, dass die Angelegenheit „doch nicht besonders dringlich“ ist. Wenn das der Fall ist, versuchen Sie, einen anderen Termin zu verschieben oder eine Vertretung zu finden.

Ist das persönliche Erscheinen Ihres Mandanten angeordnet, teilen Sie ihm den Termin mit und sagen ihm, dass er bei Gericht eingeplant ist. Zu dem „Rundum-Sorglos-Paket“ für Ihren Mandanten gehört auch, dass Sie ihn darauf hinweisen, dass er zu dem Termin mitkommen muss. Bitten Sie ihn, sich den Termin freizuhalten oder Ihnen bestehende Verhinderungsgründe mitzuteilen. Noch ist Zeit für einen Verlegungsantrag!

Ein bis zwei Wochen vor dem Termin ist ein Blick in die Akte erforderlich: Haben Sie auf den letzten Schriftsatz des Gegners erwidert? Prüfen Sie noch einmal, ob der Mandant geladen ist bzw. ob er die Terminteilnahme bestätigt hat. Dies ist nicht nur ein Service, sondern dient auch der Qualitätssicherung.

Lassen Sie am Tag vor dem Termin die digitale oder analoge Akte vom Sekretariat auf Vollständigkeit und Chronologie überprüfen. Denn Sie wollen nicht während der Verhandlung einen Schriftsatz suchen, der falsch abgeheftet oder digital nicht in der entsprechenden Akte gelandet ist. Gerade, wenn Teilerledigungserklärungen, Klageänderungen oder Widerklagen erfolgt sind, erleichtert ein Dokument direkt am Anfang einen schnellen Zugriff auf die entsprechenden Dokumente. Aus dem Dokument sollte auf den ersten Blick erkennbar sein:

Sofern der Termin noch mit Papierakte wahrgenommen wird, empfiehlt es sich zudem, einen „Terminzettel“ vorzubereiten, auf dem Stichpunkte, im Termin verkündete Fristen oder andere Notizen aufgenommen werden können. Diese können anschließend im Sekretariat weiterverarbeitet werden. Auch digital sollten Sie entsprechende Notizen anfertigen.

Nach Verlassen des Gerichtssaals läuft das Mandat weiter. Es kommt immer wieder vor, dass Anwälte diesen wichtigen Teil der Organisation vergessen. Die Ergebnisse müssen dokumentiert, der Mandant informiert und die Akte abschließend bearbeitet werden.

Das gilt auch, wenn der Termin in Begleitung des Mandanten wahrgenommen wurde. Erfahrungsgemäß kann dieser in der Stresssituation eines Gerichtstermins nicht alle Informationen aufnehmen. Skizzieren Sie ihm kurz den Verlauf der Verhandlung und zeigen Sie die weiteren Schritte auf: Wie geht es weiter? Wann ist der Verkündungstermin oder wurde bereits im Anschluss an die Sitzung verkündet? Wann ist mit der Vorlage einer Entscheidung zu rechnen?

Wurde eine (überwiegend positive) Entscheidung am Ende der Sitzung getroffen, sollten Sie bereits jetzt einen Kostenfestsetzungs- oder Kostenausgleichungsantrag stellen. Das sichert einen frühen Zinslauf. Sofern es um eine Leistungsklage geht, fordern Sie den Gegner auf, die titulierte Schuld zu begleichen. Zudem können Sie bereits die Formalien für die Zwangsvollstreckung beantragen (Vollstreckungsklausel, ggf. Zustellungsklausel).

Beachten Sie | Die Vorlage der Entscheidung ist nicht notwendig, sofern der Inhalt bekannt ist. Die sofortige Beantragung der Formalien der Zwangsvollstreckung zeigt dem Mandanten, dass Sie sein Anliegen ernst nehmen und Formalien korrekt abarbeiten.