So lässt sich die Position der Filialapothekenleitung erfolgreich gestalten

Die allermeisten Führungskräfte in Deutschland befinden sich in einer Art Sandwich-Position. Einerseits werden sie von mindestens einer hierarchisch über ihnen stehenden Führungskraft geführt, andererseits müssen sie ihre direkten Mitarbeiter führen. Selbst der Vorstand eines Großkonzerns wird vom Aufsichtsrat kontrolliert. Somit unterscheidet sich die Position der Filialapothekenleitung – einmal abgesehen von den apothekenrechtlichen Besonderheiten (siehe dazu AH 01/2022, Seite 10) – nicht grundsätzlich von vielen anderen Führungspositionen. Die größte Herausforderung ist, mit den zahlreichen Erwartungen umzugehen, die von mehreren Seiten an die Filialleitung gestellt werden:

Mit zunehmender Unternehmensgröße steigt i. d. R. auch die Anzahl der Führungsebenen. Die meisten Apotheken-Filialverbünde kommen mit zwei Führungsebenen (Inhaber und Filialleitungen) aus. Aber auch hier ist ein Trend zu weiteren Führungsebenen erkennbar. Größere Filialverbünde mit mehreren Filialen und vielen Mitarbeitern gehen zunehmend dazu über, weitere Führungspositionen zu installieren, z. B. Bereichsleitungen oder Teamleitungen für Labor, Einkauf, Marketing, Personalentwicklung, pharmazeutische Dienstleistungen, E-Commerce etc. Dadurch können die Filialleitungen entlastet werden.

Um die Position der Filialleitung im Apothekengefüge einordnen zu können, müssen zunächst einmal die unterschiedlichen Aufgaben von Inhabern und Filialleitungen abgegrenzt werden. Während Apothekeninhaber als Manager insbesondere strategische Entscheidungen über die Ausrichtung der Apotheke treffen, obliegt den Filialleitungen die operative Führung der Filiale. Sie haben im täglichen Betrieb die Anweisungen des Inhabers umzusetzen und koordinieren die betrieblichen Abläufe in der Apotheke.

Welche konkreten Verantwortungsbereiche übernommen und welche Vollmachten (z. B. Bankvollmacht) erteilt werden sollen, wird im Arbeitsvertrag individuell festgelegt. Dasselbe gilt für eine eventuelle Budgetverantwortung. Darüber hinaus sind Aufgabengebiete, in denen die Filialleitung selbstständig entscheiden darf, von denjenigen abzugrenzen, in denen Entscheidungen nur in Absprache mit dem Inhaber getroffen werden dürfen. Die Verantwortungsbereiche und deren Umfang werden im Arbeitsvertrag bzw. in der Stellenbeschreibung dokumentiert.

Neben der reinen Arbeit im HV gehören die Kontaktpflege zu Ärzten und Pflegeeinrichtungen, die Verwaltung des Onlineshops, der Bestellapps und des Botendienstes sowie das Angebot von pharmazeutischen Dienstleistungen zu den Verantwortungsbereichen einer Filialleitung.

Eine der wichtigsten Aufgaben von Führungskräften ist es, die Mitarbeiter zu begleiten, anzuleiten, zu inspirieren und dadurch zum Erfolg zu führen. Aus dieser Personalverantwortung ergeben sich zahlreiche Einzelaufgaben, z. B.:

In welchem Umfang eine Filialleitung für den Einkauf verantwortlich ist, kann individuell sehr unterschiedlich sein. Damit es hier nicht zu einem Kompetenzgerangel kommt, sollten die einzelnen Zuständigkeitsbereiche genau geregelt sein. Möglicherweise wird der Einkauf bei den Industriepartnern über die Hauptapotheke zentral gesteuert, sodass die Filialleitungen hier nicht involviert sind. Allerdings sollten diese zumindest über aktuelle Bestellungen informiert werden. Die Verantwortung für fristgerechte Großhandelsbestellungen und Verfügbarkeitsabfragen liegt bei der Filialleitung. Die Großhandelskonditionen werden dagegen i. d. R. vom Inhaber selbst ausgehandelt.

Beachten Sie | Ebenso sollte geregelt sein, inwieweit die Filialleitung für Instandhaltungsreparaturen und die Beschaffung von Büromaterial, Fachliteratur, Laborausstattung etc. zuständig ist. Hierfür empfiehlt es sich, ein konkretes Budget festzulegen.

Da im Warenlager ein großer Teil des Kapitals gebunden ist, trägt die Filialleitung auch weitreichende finanzielle Verantwortung. So sollte sie dafür sorgen, dass das Warenlager nicht übermäßig aufgebläht wird. Andererseits muss eine möglichst hohe Lieferfähigkeit gewährleistet sein, was angesichts der aktuellen Lieferengpässe eine besondere Herausforderung darstellt. Im Bereich der Warenwirtschaft ergeben sich für die Filialleitungen mehrere Verantwortungsbereiche:

Ob im gesamten Filialverbund eine einheitliche Marketingstrategie umgesetzt wird oder ob jede Filiale ihre eigene Strategie verfolgt, liegt im Ermessen des Inhabers und ist zudem von der Ausrichtung, dem Standort und der Kaufkraft der Zielgruppe abhängig. Denkbar ist, die filialübergreifende Aktionsplanung sowie die Organisation des passenden Werbe- und Dekorationsmaterials in die Verantwortung einer Filialleitung zu legen. Die Entscheidung über eine Category-Management-Strategie für die Frei- und Sichtwahl wird i. d. R. zentral vom Inhaber gesteuert. Für die Umsetzung einer attraktiven Warenpräsentation vor Ort ist jedoch die Filialleitung verantwortlich.

Mithilfe von Kennzahlen wie z. B. Wareneinsatz, Rohgewinn, Deckungsbeitrag, Lagerkosten, Lagerumschlagshäufigkeit, Lieferfähigkeit etc. können Führungskräfte die Abläufe der Filiale steuern.

Zu diesem vielfältigen Aufgabenspektrum treten diese weiteren Verantwortlichkeiten hinzu:

Über die formalen Regelungen von Verantwortlichkeiten und klare Zielvorgaben hinaus benötigen Filialleitungen weitere Befugnisse, um als Führungskräfte erfolgreich zu sein. Insbesondere brauchen sie individuelle Freiräume, wie sie die Vorgaben des Inhabers umsetzen. Sie sollten außerdem die Möglichkeit haben, eigene kreative Ideen auszuprobieren und sich regelmäßig mit dem Inhaber über Fortschritte und Probleme auszutauschen.

Gute Führungskräfte werden nicht geboren, sondern im Laufe ihrer Karriere zu Führungspersönlichkeiten weiterentwickelt. Wichtige Eigenschaften sind Offenheit für Neues, Gestaltungswille, Entscheidungsfreude, Ehrlichkeit, Selbstreflexion, um eigene Fehler zu erkennen und zu korrigieren, ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, die Lust, Menschen zu führen und zu entwickeln, Einfühlungsvermögen und der Blick für das Wesentliche. So werden Führungskräfte zu Vorbildern und Vertrauenspersonen für ihre Mitarbeiter.

Mit der Approbation ist zwar die formale Voraussetzung für die Leitung einer Filiale gegeben, jedoch fehlen vielen Apothekern betriebswirtschaftliche Kenntnisse und Fähigkeiten, um ein Wirtschaftsunternehmen erfolgreich führen zu können. Daher können Zusatzqualifikationen wie Führungskräftetrainings, Managementkurse oder betriebswirtschaftliche Aufbaustudiengänge sinnvoll sein. Da Führungsqualitäten einen großen Einfluss auf das Team haben, ist bei der Neubesetzung einer Filialleiterstelle sehr genau darauf zu achten, dass Person und Stelle möglichst genau zusammenpassen.