ePA für alle – die „neue“ elektronische Patientenakte kommt

Die ePA, auch die neue ePA für alle, ist eine Anwendung der Telematikinfrastruktur (TI).

Alle gesetzlich Versicherten erhalten von ihrer Krankenkasse künftig eine ePA, ohne dass sie etwas dafür tun müssen. Wer keine ePA möchte, muss gegenüber der Krankenkasse aktiv widersprechen (Opt-out-Verfahren). Zahnarztpraxen benötigen für die neue ePA lediglich ein Update für ihr Praxisverwaltungssystem (PVS). Bislang musste die elektronische Patientenakte von den Patienten aktiv bei ihrer Krankenkasse beantragt werden. Die neue ePA für alle wird deshalb sukzessive Normalität in der Zahnarztpraxis werden. Sie enthält wichtige Gesundheitsdaten (z. B. Befunde, Diagnosen und Therapiemaßnahmen) und strukturierte Informationsobjekte (z. B. Medikationsliste, Zahnbonusheft), die von Zahnärzten und anderen Gesundheitsberufen eingestellt und eingesehen werden können.

Zahnarztpraxen können bei Versicherten im Rahmen eines Behandlungskontextes automatisch über das PVS auf die neue ePA zugreifen. Das Suchen, Lesen, Herunterladen und Einstellen von Gesundheitsdaten wird über ein neues ePA-Modul im PVS organisiert. Bei gesetzlich Versicherten wird der Behandlungskontext durch das Stecken der Gesundheitskarte (eGK) oder per ePA-App nachgewiesen. Privatversicherte müssen den Zugriff aktiv über ihre ePA-App freigeben.

Durch den schnellen Zugriff auf die Gesundheitsdaten können (Zahn-)Ärztinnen, Apotheker und Pflegekräfte ihre Patientinnen und Patienten noch individueller behandeln und so z. B. die Therapie besser auf Vorerkrankungen abstimmen oder einfacher Koexistenzen zwischen Krankheiten erkennen.

Versicherte können ihre ePA über eine App ihrer Krankenkasse selbstständig steuern. Hierüber kann z. B. der Zugriff von Zahnarztpraxen auf das Aktenkonto verlängert, eingeschränkt oder zurückgenommen werden. Zudem werden die von Zahnärzten und anderen Gesundheitsberufen eingestellten bzw. aktualisierten Gesundheitsdaten, wie z. B. Befunde, Diagnosen, Medikationspläne, Arztbriefe oder Laborbefunde, in der App verwaltet. Versicherte können mittels der ePA-App einsehen, wer wann auf ihre Daten zugegriffen hat.

Die ePA für alle bekommt eine neue Sicherheitsarchitektur, die nach modernsten Standards funktioniert. Daten werden nur verschlüsselt in die ePA übertragen und sind dort für niemanden erreichbar, nicht einmal für die Krankenkassen als Betreiber des ePA-Aktensystems. Nur die Patienten selbst oder zugriffsberechtigte Heilberufler haben die Möglichkeit, Daten aus der ePA abzurufen. Die Sicherheitsarchitektur verhindert zudem, dass schädliche Daten in die ePA für alle gelangen können.

Die Praxis muss an die TI angebunden sein und über ein E-Health-Kartenterminal für den Versichertenstammdatenabgleich (VDSM) verfügen. Darüber hinaus muss das Praxisverwaltungssystem (PVS) ab dem 15.01.2025 die neue ePA unterstützen. Ein Update des Konnektors ist nicht erforderlich.

Im Rahmen des Versichertenstammdatenabgleichs (VDSM) kann das PVS beim ePA-Aktensystem eine sog. Befugnis zum Zugriff einrichten, falls der Patient dem nicht widersprochen hat. Dieser Zugriff hält für 90 Tage. Alternativ können die Versicherten auch über die ePA-App ihrer Kasse einen längeren oder kürzeren Zeitraum für den Zugriff für Ihre Praxis einstellen.

Die Daten und Dokumente, wie zum Beispiel aktuelle Befunde oder Röntgenbilder, werden über das Praxisverwaltungssystem (PVS) in die ePA eingestellt. Auch die Ansicht von bereits in die ePA eingestellten Daten und Dokumenten erfolgt über die Praxissoftware. Die konkrete Vorgehensweise ist abhängig vom jeweils eingesetzten PVS.

Es gibt keine Übergangsphase für Patienten, die bereits heute eine ePA haben. Ab dem 15.01.2025 werden die alten ePA-Konten nicht mehr erreichbar sein. Die betreffenden Patienten müssen den Umzug der Akte vom alten in das neue System einmal in der ePA-App ihrer Kasse anstoßen. Dabei werden die Dokumente von der alten in die neue Akte übertragen.

Schon heute sind Zahnarztpraxen verpflichtet, die ePA zu befüllen. Diese Aufgabe können Zahnärzte an das Praxispersonal delegieren. Mit der „ePA für alle“ wird es allmählich mehr Patienten geben, die eine ePA nutzen. Das Bundesgesundheitsministerium (BMG) geht davon aus, dass bis Ende 2025 vier von fünf Versicherten (80 Prozent) eine ePA nutzen. Damit wird die neue „ePA für alle“ sehr viel präsenter im Behandlungsalltag werden.

Die Aufwendungen für die Weiterentwicklung der TI-Anwendungen sind in der monatlichen TI-Pauschale, wie das BMG sie mit Wirkung zum 01.07.2023 festgelegt hat, dem Grunde nach enthalten und werden nicht durch Einzelpauschalen erstattet. Die Erstbefüllung sowie die Aktualisierung der ePA, bspw. durch Eintragung eines eZahnbonusheft-Eintrags, sind jedoch abrechenbare Einzelleistungen, die bereits seit einiger Zeit in den Leistungskatalog des BEMA aufgenommen sind. Folgende Gebührenpositionen stehen zur Verfügung:

In diesem Zusammenhang sind auch der elektronische Medikationsplan und der Notfalldatensatz zu nennen, die ggf. in die ePA aufgenommen werden können.

Ein umfangreiches Informationsangebot finden Zahnarztpraxen auf den Internetseiten der gematik (gematik.de). Die gematik hält für Zahnärzte einen Downloadbereich mit Infomaterialien, Erklärvideos und Grafiken bereit (online unter iww.de/s11569). Weitere Infos gibt es bei der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (kzbv.de) sowie bei den jeweiligen PVS-Herstellern.

Die konkrete Benutzung der neuen ePA ist abhängig von der Menüführung im Primärsystem. Für eventuelle Schulungen oder Informationen für den technischen Umgang mit der neuen ePA sollte sich die Praxis daher an den jeweiligen Hersteller des Systems oder auch den IT-Dienstleister wenden.