Kombinierte Teamevents mit betrieblichem und geselligem Teil – sind die Kosten steuerpflichtig?

Wird das kombinierte Teamevent im ganz überwiegend betrieblichen Interesse Ihres Vermittlerbetriebs durchgeführt, ergibt sich auf Ebene Ihrer teilnehmenden Mitarbeiter kein steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn (R 19.7 Abs. 1 LStR). Dabei ist es gleichgültig, ob Sie die Bildungsmaßnahme am Arbeitsplatz, in zentralen betrieblichen Einrichtungen oder in außerbetrieblichen Einrichtungen durchführen.

Dieses überwiegend betriebliche Interesse liegt vor, wenn die Maßnahme die Einsatzfähigkeit der Teilnehmer in Ihrem Vermittlerbetrieb erhöhen soll. Es muss sich also um eine Bildungsmaßnahme handeln, die keine Gegenleistung für eine vom Mitarbeiter erbrachte oder zu erbringende Arbeitsleistung darstellt. Die Maßnahme muss vielmehr überwiegend im Hinblick auf die Funktionsfähigkeit des Vermittlerbetriebs als Ganzes erbracht werden. Sie müssen sich durch die Maßnahme also einen gewissen konkreten Vorteil für die spätere Tätigkeit Ihres Mitarbeiters innerhalb Ihres Betriebs erhoffen.

Wichtig | Rechnen Sie die Teilnahme zumindest teilweise auf die Arbeitszeit an, ist stets von einer Bildungsmaßnahme im ganz überwiegend betrieblichen Interesse von Ihnen als Arbeitgeber auszugehen (19.7 Abs. 2 S. 3 LStR). Dies gilt nur dann nicht, wenn konkrete Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass es sich bei der Bildungsmaßnahme um eine Bildungsmaßnahme mit Belohnungscharakter handelt.

Liegt kein ganz überwiegend betriebliches Interesse an dem kombinierten Event vor und ergibt sich Arbeitslohn, kann dieser nach § 3 Nr. 19 EStG steuer- und beitragsfrei sein. Das gilt z. B. für Weiterbildungsleistungen, mit denen Sie die Beschäftigungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter verbessern wollen.

Gemeint sind Weiterbildungen, die eine Anpassung und Fortentwicklung der beruflichen Kompetenzen Ihres Mitarbeiters ermöglichen und somit zur besseren Begegnung der beruflichen Herausforderung beitragen. Diese Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit ist gegeben, wenn durch die Maßnahme Kenntnisse und Fertigkeiten vermittelt werden, die ganz allgemein der Berufstätigkeit förderlich sein können. Ein direkter Bezug zur aktuellen beruflichen Tätigkeit ist nicht erforderlich.

Wichtig | Auch diese Steuerbefreiung gilt nicht für Maßnahmen, die überwiegenden Belohnungscharakter haben (§ 3 Nr. 19 S. 3 EStG). Privat motivierte Fortbildungen sind folglich regelmäßig nicht begünstigt. Gleiches gilt für nicht berufsbezogene, sondern gesellschaftsbezogene Weiterbildungen wie einer Bildungsreise ins Ausland zu einem allgemein gesellschaftspolitischen Thema.

Sollte die Teambuildingaktivität Belohnungscharakter haben und sich deshalb insoweit steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn ergeben, sollten Sie prüfen, ob es sich um eine privilegierte Betriebsveranstaltung handelt.

Diese liegt vor, wenn es sich bei der Teambuildingaktivität um eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter handelt und sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen wie aktiven oder passiven Arbeitnehmern, Praktikanten zusammensetzt.

Von Vorteil ist für Sie die Regelung des § 19 Abs. 1 Nr. 1a S. 3 EStG. Hiernach unterliegt der Vorteil aus der Betriebsveranstaltung bei Ihrem Mitarbeiter insoweit nicht der Besteuerung, wie die Zuwendung je Mitarbeiter einen Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung nicht übersteigt (Freibetrag, keine Freigrenze). Damit der Freibetrag von 110 Euro gewährt wird, müssen Sie zwei Voraussetzungen erfüllen:

Nach den Regelungen zu Betriebsveranstaltungen sind individuelle Reisekosten zum Ort der Betriebsveranstaltung steuerfreie Reisekosten (BMF, Schreiben vom 14.10.2015, Az. IV C 5 – S 2332/15/10001, Abruf-Nr. 145573). Damit kann die Aufteilung von Reisekosten bei Veranstaltungen, die fachliche und gesellige Teile enthalten, unterbleiben, – z. B. wenn Ihre Mitarbeiter mit einem Betriebs-Pkw oder Dienstwagen fahren. Fahren die Mitarbeiter aber gemeinsam mit dem Bus oder Zug, gilt das nicht. Den gemeinsamen Transfer zur Betriebsveranstaltung sieht die Finanzverwaltung als Zuwendung aus Anlass der Betriebsveranstaltung und bezieht die Kosten in den 110-Euro-Freibetrag ein.

Ist nach alledem weiterhin zumindest die Teambuildingaktivität als steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn einzustufen, müssen Sie den sich daraus ergebenden Vorteil grundsätzlich mit den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Mitarbeiters versteuern und verbeitragen. Doch es gibt auch eine bessere Variante – die Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 Prozent zzgl. Soli und ggf. Kirchensteuern zulasten des Arbeitgebers nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG. Der dreifache Vorteil:

Einziger Haken: Die Steuern tragen Sie als Arbeitgeber – nicht der Arbeitnehmer.

Wichtig | Bislang war eine Pauschalierung der Lohnsteuer nur möglich, wenn die Teilnahme an der Veranstaltung allen Arbeitnehmern des Betriebs offensteht. Diese Einschränkung hat der BFH jedoch kassiert (BFH, Urteil vom 27.03.2024, Az. VI R 5/22, Abruf-Nr. 241427), sodass auch bei einem begrenzten Teilnehmerkreis eine Pauschalierung erfolgen kann.