Virtuelle Mitgliederversammlung (Teil 2): Probleme bei hybriden Versammlungen meistern

Sind die technischen, organisatorischen und rechtlichen Voraussetzungen für eine virtuelle Mitgliederversammlung geschaffen, liegt es nahe, auch Mischformen anzubieten. Die Idee dabei ist meist, dass die Mitgliederversammlung grundsätzlich in Präsenz erfolgt, aber Mitglieder, die daran nicht teilnehmen können oder wollen, sich online zuschalten. Tatsächlich ist die Umsetzung einer hybriden Versammlung aber deutlich anspruchsvoller als eine rein virtuelle Versammlung – zumindest, wenn es sich um größere Mitgliederzahlen handelt. Es gilt nämlich der Grundsatz, dass es generell keinen Unterschied machen darf, ob ein Mitglied virtuell oder vor Ort teilnimmt.

Es ist also nicht damit getan, die Präsenzversammlung als Livestream zu übertragen. Vielmehr müssen den online zugeschalteten Mitgliedern grundsätzlich die gleichen Mitwirkungsmöglichkeiten geboten werden wie den Mitgliedern, die vor Ort anwesend sind. Das bedeutet:

Bei der Durchführung einer hybriden Mitgliederversammlung sollten die online Teilnehmenden eine guten „Blick“ auf das Geschehen vor Ort haben. Umgekehrt müssen über Bildschirme/Projektionen die Onlineteilnehmer sichtbar gemacht werden – zumindest bei Redebeiträgen. In jedem Fall muss für jeden Beteiligten erkennbar sein, wer gerade spricht.

Das könnte zu der Überlegung führen, die Online-Teilnahme technisch zu beschränken. Denkbar wäre z. B., Redebeiträge nur per Chat oder ähnlichem zu erlauben. Das ist zwar grundsätzlich denkbar, erfordert aber wegen des Gleichbehandlungsgrundsatzes eine entsprechende Satzungsregelung. Auf keinen Fall darf das Rede- und Antragsrecht faktisch beschränkt werden.

In der Praxis kann sich bei hybriden Versammlungen der Aufwand gegenüber rein virtuellen und Präsenzversammlungen leicht verdoppeln:

Wichtig | Es muss unterschieden werden zwischen einer synchronen Teilnahme an der Versammlung und einer nachträglichen (oder auch vorausgehenden) Stimmabgabe. Im zweiten Fall handelt es sich um Formen der schriftlichen Abstimmung, die eigens geregelt werden müssen. Zur eigentlichen Mitgliederversammlung gehört nur, was zwischen der Eröffnung und der Schließung der Versammlung passiert. Es spielt keine Rolle, wenn dabei verschiedene Medien eingesetzt werden – etwa ein Videokonferenzsystem und ein Abstimmungstool auf getrennter Hard- oder Softwaregrundlage.

Erlaubt die Satzung eine virtuelle Versammlung, wird sich daraus nicht automatisch die Möglichkeit ergeben, Mischformen durchzuführen. Die Möglichkeit einer hybriden Versammlung sollte in der Satzung also ausdrücklich geregelt sein. Stellt sich später heraus, dass hybride Versammlungen im jeweiligen Verein nicht praktikabel sind, ist das kein Problem. Grundsätzlich entscheidet das Einberufungsorgan (Vorstand) über die Art der Durchführung. Ein Anspruch der Mitglieder auf eine Online-Teilnahme jedenfalls gäbe es nur, wenn die Satzung das so regelt.