Vereinsregister: Notarielle Beglaubigungen sind künftig per Videokonferenz möglich

Anmeldungen zum Vereinsregister müssen nach § 77 BGB Vorstand oder Liquidatoren durch öffentlich beglaubigte Erklärung abgeben. In den meisten Bundesländern bedeutet das eine notarielle Beurkundung.

Durch die Neufassung des § 16c Beurkundungsgesetz kann die öffentliche Beglaubigung auch per Videokonferenz erfolgen. Das bedeutet, dass fast alle Anmeldungen zum Vereinsregister dann ohne den Gang zum Notariat möglich sind. Das gilt auch für die Ersteintragung von Vereinen. Ausgenommen sind lediglich Vorgänge nach dem Umwandlungsrecht, z. B. die Verschmelzung von Vereinen.

Wichtig | Möglich sind auch gemischte Beurkundungen, bei denen ein Teil des Vorstands persönlich beim Notar anwesend ist und die anderen Vorstandsmitglieder per Videokommunikation zugeschaltet sind. Eine gleichzeitige Beurkundung durch alle Vorstandsmitglieder ist aber schon jetzt nicht erforderlich. Sie können die Anmeldungen auch getrennt und bei verschiedenen Notaren vornehmen.

Das technische Verfahren ist vergleichsweise aufwändig, weil nur so die Identität der anmeldenden Vorstandmitglieder sichergestellt werden kann.

Bei der Registrierung wird die eID über das Smartphone mit der Notar-App ausgelesen. Zusätzlich wird das Lichtbild übermittelt, das auf dem Chip des Personalausweises hinterlegt ist. Am notariellen Onlineverfahren nehmen die Beteiligten dann per Computer über eine Internetplattform der Bundesnotarkammer teil, über die auch Dokumente ausgetauscht werden können. In der Videokonferenz werden die Beteiligten anhand der ausgelesenen eID-Daten und des ausgelesenen Lichtbilds durch den Notar identifiziert.

Wie bisher verliest der Notar die Urkunde (d. h. das elektronische Dokument) und erläutert bei Bedarf dessen Inhalt. Abschließend wird das Dokument durch die Beteiligten sowie durch den Notar jeweils mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Die Beteiligten erhalten dafür eine SMS-TAN auf ihr Smartphone und geben diese auf der Internetplattform ein. Die so entstandene elektronische Urkunde wird anschließend in die elektronische Urkundensammlung hochgeladen.

Sobald die Eintragung ordnungsgemäß im Register vollzogen wurde und der Notar das geprüft hat, können die Beteiligten über eine Mitteilung auf der Notar-App über den erfolgreichen Verfahrensabschluss informiert werden.

Geändert worden ist auch das Bekanntmachungswesen für Registereintragungen. Seit dem 01.08.2022 werden Registerinformationen nicht mehr über ein separates Amtsblatt oder Portal bekanntgemacht. Das erfolgt stattdessen dadurch, dass sie in dem jeweiligen Register erstmalig (online) zum Abruf bereitgestellt werden. Das geschieht über das gemeinsame Registerportal der Länder (www.handelsregister.de).

Wichtig | Mit dem Inkrafttreten des DiRUG ist der Abruf der Registerinhalte kostenfrei. Eine Registrierung oder ein Login sind nicht mehr erforderlich. Die gesonderte Bekanntmachung der Ersteintragung eines Vereins ins Vereinsregister wird aufgehoben, weil alle Eintragungen in den Vereinsregistern schon über das Registerportal abrufbar sind.