Ehrenamtsvereinbarung mit Stiftungsvorstand: Hierauf ist bei der Vertragsgestaltung zu achten

Wird einem Vorstandsmitglied nicht mehr als die Ehrenamtspauschale ausgezahlt, wird hierdurch kein Arbeitsverhältnis begründet (BAG, Urteil vom 29.08.2012, Az. 10 AZR 499/11, Abruf-Nr. 123786). Es liegt ein sog. Auftragsverhältnis vor (§§ 662 ff. BGB), sodass rein rechtlich gesehen, auch keine schriftliche Vereinbarung erforderlich wäre.

Eine schriftliche Ehrenamtsvereinbarung bietet sich gleichwohl in mehrfacher Hinsicht an: Für unentgeltlich tätige Stiftungsvorstände oder solche, deren Tätigkeitsvergütung 840 Euro jährlich nicht übersteigt, gilt eine gesetzliche Haftungsprivilegierung. Sie haften nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit (§§ 86 S. 1, 31a BGB bzw. nach der Stiftungsrechtsreform §§ 84a Abs. 3, 31a BGB). Ist ein Stiftungsvorstand teilweise ehrenamtlich und teilweise gegen Vergütung für die Stiftung tätig, liegt es an der Stiftung zu beweisen, dass bei der Verursachung des Schadens keine ehrenamtliche Tätigkeit vorlag, sodass die Haftungsprivilegierung nicht greift. Unklarheiten bei der Abgrenzung zwischen ehrenamtlicher und vergüteter Tätigkeit gehen zu Lasten der Stiftung (LG Osnabrück, Urteil vom 05.12.2018, Az. 3 O 1628/18, Abruf-Nr. 211366).

Da die Ehrenamtspauschale nur für bestimmte Tätigkeiten und nur in einem bestimmten zeitlichen Umfang gewährt werden kann, ist es auch in dieser Hinsicht sinnvoll, diesen Punkt in der Vereinbarung zu regeln.

Im Saldo ist in punkto „Satzung und Ehrenamtspauschale“ in Stiftungen Folgendes veranlasst.

Es ist eine Satzungsregelung dafür nötig, dass der Stiftungsvorstand eine Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG erhalten soll (AEAO Nr. 25 zu § 55 Abs. 1 Nr. 3 AO). Denn die gesetzlichen Regelungen gehen von einer unentgeltlichen Ausübung aus (§§ 86, 27 Abs. 3 S. 2 BGB; § 84a Abs. 1 S. 2 BGB n. F.).

Die Satzungsregelung kann sich auf die Ehrenamtspauschale beschränken oder auch eine angemessene Vergütung vorsehen. Im letzten Fall muss dann ein Dienstvertrag geschlossen werden und keine Ehrenamtsvereinbarung (mehr zur Gestaltung in SB 6/2022, Seite 108 → Abruf-Nr. 48294780).

Satzungsregelung für weitere Organe

Die Satzung der Stiftung sollte ein Aufsichtsorgan bestimmen, z. B. Stiftungsrat bzw. Kuratorium. Ein solches Organ ist bei Stiftungen sinnvoll, z. B. als Kontrollorgan für den Stiftungsvorstand, zur Bestellung und Abberufung von Vorstandsmitgliedern, zum Abschluss und zur Beendigung von Verträgen sowie zur Gewährung der Ehrenamtspauschale.

Die Vorstandsmitglieder der Stiftung dürfen nicht jederzeit grundlos abberufen werden (OLG Hamm, Teilurteil vom 08.05.2017, Az. I-8 U 86/16, Abruf-Nr. 229042). Aus diesem Grund bedarf es einer Satzungsklausel, wenn eine Widerrufsmöglichkeit bestehen soll; das kann dann auch in der Ehrenamtsvereinbarung aufgenommen werden. Fehlt eine Satzungsklausel, ist eine Abberufung nur aus wichtigem Grund möglich.

Nachfolgend finden Sie eine Musterformulierung mit den wesentlichen Punkten für eine Ehrenamtsvereinbarung, die mit einem Rechtsanwalt abgestimmt und an die Bedürfnisse der Stiftung angepasst werden sollten. Im Anschluss an die Musterformulierung finden Sie Erläuterungen. Die Ehrenamtsvereinbarung ist im Gegensatz zu dem Dienstvertrag (Muster in SB 6/2022 → Abruf-Nr. 48330419) nicht so umfangreich, weil hier Fragen von Urlaub oder Krankheit nicht geregelt werden müssen.

Im Rubrum der Ehrenamtsvereinbarung ist aufzunehmen, mit wem die Stiftung die Vereinbarung schließt (hier: mit dem Vorsitzenden der Stiftung) und wer die Stiftung in diesem Fall vertritt (hier: Vorsitzender des Kuratoriums).

Wenn die Satzung keine feste Amtszeit vorsieht, wird der Vorstand auf unbestimmte Zeit bestellt. Sofern eine Amtszeit vorgesehen ist, kann dies in der Vereinbarung aufgenommen werden.

Der Vorstand ist für die Geschäftsführung der Stiftung zuständig. Sein Aufgabenbereich ist ihm durch die Satzung zugewiesen. Dies wird in die Ehrenamtsvereinbarung übernommen (§ 2 Nr. 1). Zusätzlich kann die Vereinbarung weitere Pflichten des Vorstands enthalten, wie Geheimhaltungspflichten.

Der Steuerfreibetrag nach § 3 Nr. 26a EStG kann nur in Anspruch genommen werden, wenn es sich um eine „nebenberufliche“ Tätigkeit handelt. Bei einer regelmäßigen Wochenarbeitszeit dürfen es nicht mehr als 14 Stunden sein (OFD Frankfurt am Main, Verfügung vom 02.09.2019 Az. S 2245 A – 002 – St 29, Abruf-Nr. 229568). Dem wird die Regelung in § 2 Nr. 3 gerecht.

Die Stiftung wird durch den Vorstand gerichtlich und außergerichtlich vertreten (§§ 86, 26 BGB; § 84 BGB n. F.). Besteht der Vorstand aus mehreren Personen, wird die Stiftung durch die Mehrheit der Vorstandsmitglieder vertreten (§§ 86, 26 Abs. 2 BGB; § 84 Abs. 2 BGB n. F.). Eine andere Satzungsregelung ist möglich und hier vorgesehen; diese Regelung wird hier klarstellend auch in der Ehrenamtsvereinbarung übernommen (hier in § 2 Nr. 4: Der Vorsitzende vertritt die Stiftung gerichtlich und außergerichtlich allein).

Eine Ehrenamtspauschale kann nur für den ideellen Bereich gewährt werden (OFD Frankfurt am Main, Verfügung vom 22.03.2018, Az. S 2245 A - 2 - St 213). Dies wird ebenfalls klarstellend aufgenommen. Da es sich um einen persönlichen Steuerfreibetrag handelt, wird der Vorstand darauf verpflichtet, sie nur einmal bis zu dem jeweiligen Höchstbetrag in Anspruch zu nehmen (§ 3 Nr. 1).

Auf die Geschäftsführung des Vorstands finden die für den Auftrag geltenden Vorschriften der §§ 664 bis 670 entsprechende Anwendung (§§ 86, 27 Abs. 3 S. 1 BGB, § 84a Abs. 1 S. 1 BGB n. F.), sodass ein Aufwendungsersatzanspruch (§ 670 BGB) besteht. Dieser wird vornehmlich im Ersatz der Fahrtkosten bestehen, welche gegen Nachweis erstattet werden können. Hier kann auf das Bundesreisekostengesetz (BRKG) oder allgemein auf einen zu erstattenden km-Satz verwiesen werden.

Die Stiftung kann für den ehrenamtlichen Vorstand einen Versicherungsschutz vorsehen, z. B. wie hier eine Vermögensschadens-Haftpflichtversicherung („D&O-Versicherung“) sowie Haftpflicht- und Unfallversicherung.

Im Hinblick auf den Regelungsbereich im Rahmen der Ehrenamtsvereinbarung erscheint eine salvatorische Klausel entbehrlich.