Neun Tipps gegen langweilige Besprechungen

Ein Meeting ist dazu da, dass sich Menschen zu einer bestimmten Uhrzeit an einem bestimmten Ort zu bestimmten Fragen austauschen und im besten Fall gemeinsame Entscheidungen treffen. Der Vorteil von Meetings liegt darin, die Aufmerksamkeit der Beteiligten innerhalb dieses Zeitraums zu bündeln, um schnell gute Ergebnisse zu erzeugen. Das setzt voraus, dass die Tagesordnungspunkte (TOP) eine Besprechung rechtfertigen. Wenn nicht, gehören sie nicht in die Besprechung. Wenn es nichts zu besprechen gibt, gibt es auch keine Besprechung.

Daran schließt sich die Frage an: Gibt es für die einberufene Gruppe etwas zu entscheiden? Geht es nämlich ausschließlich um Informationsaustausch, können Sie dazu ebenso gut eine Rundmail verfassen, auf ein Dokument in Ihrem Praxismanagementsystem verweisen oder die Informationen in Ihrem Kollaborationstool (z. B. Microsoft Teams) hinterlegen. Ein Meeting ist dafür nicht notwendig. Manchmal kann es allerdings sinnvoll sein, ein Meeting dafür zu nutzen, um den anderen etwas zu zeigen (z. B. eine Programmneuerung). Das geht zwar auch mit einer Anleitung, aber für einen kurzen Austausch ist ein Meeting eine gute Gelegenheit.

Ein Meeting soll diejenigen erreichen, die es angeht. Rechtfertigen die TOP die Anwesenheit aller? Ist der Inhalt nur für einen Bereich / ein Team wichtig, sollten sich Ihre Beschäftigten selbstständig zu einem internen Meeting verabreden. Klärungen von Anliegen zwischen wenigen Personen haben im Plenum nichts zu suchen. Es spricht nichts dagegen, dass nur diejenigen erscheinen, die mit den Themen zu tun haben. Am besten entscheidet das jeder selbst. Das funktioniert aber nur dann, wenn alle die Verantwortung für ihren Bereich übernommen haben und nicht diese Möglichkeit ausnutzen, um an keiner Besprechung mehr teilzunehmen.

Es spricht auch nichts dagegen, die Themenabfolge so zu verändern, dass zunächst die Themen besprochen werden, die die meisten angehen, damit diejenigen schon wieder zurück an ihre Arbeitsplätze gehen können, die mit den nachfolgenden Themen nichts mehr zu tun haben. Das hat nichts mit Unhöflichkeit zu tun, sondern mit Effizienz.

und sie enden pünktlich. Dazwischen ist man beim Thema. Die Teilnehmenden haben daher – vorab – genügend Gelegenheit bekommen, sich vorzubereiten und sind auch vorbereitet. Die Führungskraft geht mit gutem Beispiel voran. Den Gang zur Toilette kann man ebenso vorweg planen wie das Kaffeeholen. Auch sollte es selbstverständlich sein, fünf Minuten vorher nicht mehr ans Telefon zu gehen. Die telefonische Vertretung übernimmt ein Anrufbeantworter.

Trotz bester Vorbereitung kann es passieren, dass man sich so richtig an einem Thema festbeißt und zu überziehen droht. Dann gibt es mehrere Möglichkeiten: Wenn nur einige wenige involviert sind, können diese vielleicht im Anschluss an das allgemeine Meeting weiterarbeiten und das Protokoll um die Ergebnisse ergänzen. Oder Sie vereinbaren sofort einen Nachfolgetermin und können dann mit der Tagesordnung weitermachen bzw. die Besprechung pünktlich beenden. Beziehen Sie die Mitarbeitenden in diese Entscheidung ein, damit ihre Motivation erhalten bleibt.

Gerade, wenn schwierige Punkte auf der Agenda stehen, sollten alle Beteiligten versuchen, so viel wie möglich am Flipchart oder am Whiteboard zu visualisieren. Diese spontanen Notizen sind nicht nur im Nachhinein Gold wert, wenn man nachvollziehen will, worum es damals ging. Sie wirken bereits im Gespräch klärend und verhindern, dass man aneinander vorbei diskutiert.

Wenn Sie eine der kreativen Methoden verwenden, mag es u. U. ausreichend sein, Bilder der Flipcharts zu machen und in einem kurzen Begleittext die nächsten gemeinsamen Schritte und Verantwortlichkeiten zu benennen. Ansonsten sind Protokolle immer noch das Mittel der Wahl. Protokolle halten das Besprochene fest und teilen Verantwortlichkeiten und Termine zu. Nutzen Sie dieses wertvolle Instrument konsequent und haken Sie bei den kommenden Meetings oder an anderer Stelle nach, ob die Aufgaben erledigt wurden. Machen Ihre Mitarbeitenden nämlich die Erfahrung, dass es keine Konsequenzen hat, ob Sie etwas umsetzen oder nicht, wird in Zukunft nichts umgesetzt werden und die Veranstaltung verkommt zur reinen Farce. Hier empfiehlt es sich, in der Vorlage zum Protokoll einfach die Felder „verantwortlich“ und „umzusetzen bis Datum“ einzufügen. Denn dann kann man das Protokoll auch als Prozessdokumentation nutzen.

Bei klassischen Meetings vereinbaren Sie doch einfach ein rollierendes System der Protokollierung: Dann ist jeder einmal dran. Oder es wird zur Azubi-Aufgabe. Das ist ein sehr gutes Lernfeld! Natürlich mit einem Paten an der Seite, der über das Protokoll schaut, bevor es veröffentlicht wird.

Zur Kritik am Protokoll: Sie wird niemals im öffentlichen Rahmen geäußert. Natürlich darf man eine Nachfrage stellen, wenn man etwas nicht verstanden hat, was im Protokoll steht. Aber bitte sachlich und wertschätzend gegenüber der Person, die das Protokoll geschrieben hat. Sonst aber gilt: Ein Vieraugengespräch mit dem Protokollanten suchen und die Dinge klären.

Auch Besprechungen verfallen in einen alten Trott. Hier sind ein paar Anregungen, wie Sie dem begegnen können.

Wer in der Rolle der Besprechungsleitung ist, braucht Moderations- und Methodenkenntnisse. Nur so lassen sich gerade größere Gruppen ergebnisorientiert in Besprechungen leiten. Methodenvielfalt wiederum fördert Beteiligung und erhöht die Bereitschaft zur Umsetzung. Und es macht viel mehr Spaß als die ewig gleichen Diskussionsrunden.

Wenn Sie verantwortliche Mitarbeitende beschäftigen, wird es immer wieder Situationen geben, in denen diese ein Meeting für unerlässlich halten. Gewähren Sie Termineinsicht und die Möglichkeit, selbst Termine einzutragen. Dann können Sie sicher sein, dass die Beteiligung und das Interesse groß sind.