Die interessantesten Förderprogramme für Planungsbüros (Teil 3): Das INQA-Coaching

Schneller, weiter, digitaler: Als Büroinhaber spüren Sie, wie sich die Arbeitsrealität rasant verändert. Hier greift Ihnen das Förderprogramm INQA-Coaching unter die Arme. Initiator ist das Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Ziel des Programms ist es, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) dabei zu unterstützen, passgenaue Lösungen für die personalpolitischen und arbeitsorganisatorischen Veränderungsbedarfe im Zusammenhang mit der digitalen Transformation zu finden.

INQA-Coaching ist ein partizipativer Beratungsprozess, der bis zu 80 Prozent der Kosten fördert und maximal zwölf Beratungstage umfasst. Entscheidend ist der ganzheitliche Ansatz: Statt isolierte Probleme zu lösen, wird die gesamte Büroorganisation systematisch analysiert und weiterentwickelt. Die Förderung richtet sich an KMU bis max. 249 Beschäftigte.

Mit einer Förderquote von 80 Prozent der Beratungskosten und einem maximalen Beratungsumfang von zwölf Tagen à 1.200 Euro entstehen für das Büro lediglich 20 Prozent Eigenanteil. Bei einem Gesamtvolumen von bis zu 14.400 Euro bedeutet dies eine Investition von maximal 2.880 Euro für eine umfassende Organisationsentwicklung. Der einfache Zugang über regionale INQA-Beratungsstellen und die unkomplizierte Antragstellung über einen INQA-Coaching-Scheck machen das Programm besonders niedrigschwellig.

Alle Informationen zu Fördervoraussetzungen, -inhalt und -umfang finden Sie hier: www.inqa.de/DE/angebote/inqa-coaching.

Planungsbüros stehen vor einer der größten Transformationsphasen ihrer Geschichte. Als langjähriger Branchenkenner und Auditor des Qualitätssiegels „AUSGEZEICHNETES PLANUNGSBÜRO“ beobachte ich täglich, wie strukturelle Veränderungen die Branche herausfordern.

Die Abschaffung der verbindlichen HOAI-Sätze hat zu einem ruinösen Preiswettbewerb geführt, der die Qualitätsstandards der Branche bedroht. In unserer Beratungspraxis erleben wir sehr häufig, wie Büros unter Margendruck ihre Leistungstiefe reduzieren müssen. Besonders kritisch: Die Kalkulation von Planungsleistungen erfolgt oft noch nach veralteten Mustern, ohne die gestiegenen Anforderungen an Dokumentation, Koordination und digitale Planungsmethoden angemessen zu berücksichtigen.

Konkrete Auswirkungen zeigen sich in der Reduzierung der Planungstiefe bei gleichbleibenden Haftungsrisiken. Zeitdruck führt zu unzureichender Qualitätssicherung. Nachwuchskräfte erhalten weniger intensive Betreuung. Und Investitionen in moderne Planungswerkzeuge werden aufgeschoben.

Der Fachkräftemangel in Planungsbüros ist vielschichtiger als oft dargestellt. Aus meinen Audits weiß ich: Es fehlen nicht nur Ingenieure, sondern vor allem erfahrene Projektleiter mit interdisziplinärer Kompetenz. Die Anforderungen haben sich dramatisch gewandelt. Moderne Projektleiter müssen neben technischer Expertise auch Change-Management, digitale Planungsmethoden und komplexe Stakeholder-Kommunikation beherrschen.

Spezifische Kompetenzlücken umfassen BIM-Koordination und modellbasierte Zusammenarbeit, Lean Construction und agile Planungsmethoden, Nachhaltigkeitszertifizierungen (DGNB, BREEAM, LEED), digitale Bauherrenberatung mit Virtual Reality-Präsentationen, sowie interdisziplinäre Koordination in komplexen Planungsteams.

In meiner Beratungspraxis sehe ich häufig den Fehler, Digitalisierung rein technologisch zu betrachten. Erfolgreiche digitale Transformation in Planungsbüros erfordert jedoch eine fundamentale Neuorganisation der Arbeitsabläufe. BIM ist nicht nur Software – es ist ein neues Planungsparadigma, das andere Kommunikationsstrukturen, Verantwortlichkeiten und Qualitätssicherungsprozesse erfordert.

Der INQA-Coaching-Prozess gliedert sich in vier aufeinander aufbauende Phasen:

Die folgenden vier Statements beratener Büros zeigen die Anwendungsbereiche des INQA-Coaching und dessen konkreten Nutzen:

„Das INQA-Coaching hat uns geholfen, unsere bereits hohen Qualitätsstandards in der Projektarbeit systematisch weiterzuentwickeln“, berichtet Lars Kuhn, Geschäftsführung von Kuhn + Partner Ingenieure. „Besonders wertvoll war die strukturierte Analyse unserer Projektmethodik. Wir konnten Optimierungspotenziale identifizieren, die uns vorher nicht bewusst waren – etwa bei der interdisziplinären Koordination in komplexen Infrastrukturprojekten.“

Die Sicht des Beraters: Das Büro nutzte das Coaching zur Implementierung eines systematischen Wissensmanagements, das die Erfahrungen aus verschiedenen Projekten strukturiert erfasst und für künftige Planungen nutzbar macht.

„Wir waren zunächst skeptisch, ob externes Coaching unsere vielfältigen Herausforderungen im digitalen Wandel verstehen würde“, erklärt Sebastian Reihsner von IB Reihsner. „Das INQA-Coaching hat uns jedoch dabei unterstützt, eine maßgeschneiderte Strategie zu entwickeln, die unsere gewachsenen Strukturen respektiert und gleichzeitig moderne Planungsmethoden integriert.“

Die Sicht des Beraters: Besonders erfolgreich war die schrittweise Einführung von BIM-Prozessen, die durch das Coaching systematisch begleitet wurde – von der Mitarbeiterschulung bis zur Anpassung der Projektabwicklung.

„Der Fachkräftemangel hat uns dazu gebracht, unsere vorhandenen Mitarbeiter gezielter zu entwickeln“, berichtet Oliver Kottmeier, Geschäftsführer von Team Kaufmann. „Das INQA-Coaching hat uns dabei geholfen, individuelle Entwicklungspläne zu erstellen und die Eigenverantwortung im Team klar zu stärken.“

Das Ergebnis: Deutlich reduzierte Fluktuation und eine spürbare Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, die sich auch in der Qualität der Planungsleistungen niederschlägt.

„Wir konnten durch das INQA-Coaching unsere Angebote an Mitarbeiter und Bewerber auf die Anforderungen des digitalen Wandels hin inhaltlich gut weiterentwickeln“, fasst Janus Janoschka, Gesellschafter und Geschäftsführer der WPW Planungsgruppe, seine Erfahrungen zusammen. „Besonders hilfreich war die systematische Analyse auch unserer standortübergreifenden Potenziale.“

Das INQA-Coaching kann für Planungsbüros der erste Schritt zu einer umfassenden Qualitätsentwicklung und Zukunftssicherung sein. Die im Coaching entwickelten Prozesse und Strukturen schaffen die Grundlage für eine systematische und nachhaltige Büroentwicklung.

In einer Branche, die sich im fundamentalen Wandel befindet, ist proaktive Organisationsentwicklung kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. INQA-Coaching bietet die Chance, diesen Wandel strukturiert und mit externer Unterstützung zu gestalten – und dabei von den Erfahrungen anderer erfolgreicher Planungsbüros zu profitieren.

Die Investition in INQA-Coaching ist damit nicht nur eine Investition in die aktuelle Wettbewerbsfähigkeit, sondern in die langfristige Zukunftsfähigkeit des Planungsbüros. In einer Zeit, in der sich die Anforderungen an Planungsleistungen kontinuierlich erhöhen, können sich nur die Büros erfolgreich behaupten, die ihre Organisation systematisch weiterentwickeln und dabei die Qualität ihrer Leistungen kontinuierlich steigern. Das INQA-Coaching ist der ideale Katalysator für diese notwendige Transformation.