Bei Betriebsveranstaltungen Lohnsteuer optimal pauschalieren und Steuervorteile geschickt nutzen

Der Gesetzgeber hat im Zollkodexanpassungsgesetz mit § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a S. 1 EStG eine Legaldefinition für Betriebsveranstaltungen in das EStG aufgenommen, die seit dem Jahr 2015 anzuwenden ist: Betriebsveranstaltungen sind demnach Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Diese Legaldefinition wendet der BFH zwischenzeitlich auch an. Er verlangt nicht mehr, dass die Veranstaltung allen Betriebsangehörigen offenstehen muss (BFH, Urteil vom 27.03.2024, Az. VI R 5/22, Abruf-Nr. 241427).

Relevant ist aber nach wie vor der Teilnehmerkreis. Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn sich der Teilnehmerkreis überwiegend, d. h. zu mindestens 50 Prozent, aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen, Leiharbeitnehmern und Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt. Nehmen in geringem Umfang Geschäftspartner und Kunden an der Veranstaltung teil, ist das für den Charakter einer Betriebsveranstaltung unschädlich.

Nimmt ein Arbeitnehmer an einer Betriebsveranstaltung teil, so führt der daraus resultierende Vorteil zu steuer- und beitragspflichtigem Arbeitslohn (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Das gilt nicht nur für aktiv in Voll- oder Teilzeit beschäftigte Arbeitnehmer, sondern auch für ehemalige Arbeitnehmer, Praktikanten und Referendare. Unerheblich ist dabei, ob die Veranstaltung direkt vom Arbeitgeber oder vom Betriebs- bzw. Personalrat organisiert wird.

Wichtig | Auch wenn der Begriff der Betriebsveranstaltung seit 2015 auch Events für individuell ausgesuchte Arbeitnehmer umfasst, gilt für den Freibetrag nach wie vor, dass die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen muss.

Übersteigt die Zuwendung beim Arbeitnehmer den Freibetrag oder ist er ausgeschöpft oder nicht nutzbar, ist die Zuwendung mit den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen zu versteuern und zu verbeitragen. Alternativ kann der Arbeitgeber die Pauschalversteuerung wählen.

Der Arbeitgeber kann den sich insgesamt für alle Teilnehmer ergebenden Arbeitslohn gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG zu seinen Lasten mit einem Pauschalsteuersatz von 25 Prozent zzgl. Soli und ggf. Kirchensteuer versteuern. So kommt die Einladung zu der Veranstaltung beim Arbeitnehmer real an, der Arbeits- und Bürokratieaufwand wird verringert und parallel führt die Pauschalierung dazu, dass keine Sozialabgaben anfallen (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Wichtig | Zuwendungen aus Anlass von Betriebsveranstaltungen an Arbeitnehmer anderer Unternehmen im Konzernverbund und an Leiharbeitnehmer kann nicht nur der Arbeitgeber, sondern auch der Zuwendende besteuern. Möchte der Zuwendende die Besteuerung übernehmen, so kann er die Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG nutzen. Möchte der Zuwendende dabei jedoch den Freibetrag von 110 Euro abziehen, dann muss er sich vorab beim Arbeitgeber vergewissern, dass die Voraussetzungen dafür erfüllt sind.

Der zu pauschalierende Betrag ermittelt sich in drei Schritten.

Im ersten Schritt sind die Aufwendungen für die Veranstaltung zu ermitteln. Hier müssen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschl. Umsatzsteuer einbezogen werden. Und zwar unabhängig davon, ob die Kosten einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Gesamtkosten handelt. Zu berücksichtigen sind daher:

Wichtig | Die Selbstkosten des Arbeitgebers, bspw. für Energie- und Wasserverbrauch bei einer Feier in den eigenen Räumlichkeiten und die anteiligen Kosten der Lohnbuchhaltung sind dagegen nicht einzubeziehen.

Im zweiten Schritt sind die ermittelten Gesamtkosten auf alle anwesenden – nicht auf alle eingeladenen oder angemeldeten – Teilnehmer pauschal nach Köpfen zu verteilen (BFH, Urteil vom 29.04.2021, Az. VI R 31/18, Abruf-Nr. 223501).

Bei Arbeitnehmern, die an der Veranstaltung alleine teilgenommen haben, ist dieser Betrag anzusetzen. Bei Arbeitnehmern, die mit einer Begleitperson an der Veranstaltung teilgenommen haben, ist hingegen der auf die Begleitperson entfallende Anteil dem Arbeitnehmer zuzurechnen. Es verdoppelt sich dadurch der anzusetzende Betrag.

Im dritten Schritt muss geprüft werden, ob der in § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG für Betriebsveranstaltungen enthaltene Freibetrag von 110 Euro je Arbeitnehmer abzuziehen ist. Der Freibetrag gilt dabei für maximal zwei Betriebsveranstaltungen jährlich unter der Voraussetzung, dass die Teilnahme an der Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Alles was an Sachbezügen danach verbleibt stellt den steuer- und beitragspflichtigen Anteil dar. Dieser kann gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG mit 25 Prozent pauschaliert werden.

Wichtig | Der Freibetrag muss individuell je Arbeitnehmer geprüft und abgezogen werden.

Nicht immer ist am Anfang des Jahres klar, wie viele Betriebsveranstaltungen es in diesem Jahr geben wird. Das kann zu einem Problem führen. Z. B. wenn zunächst günstige Betriebsveranstaltungen durchgeführt und der Vorteil über den Freibetrag von 110 Euro je Arbeitnehmer nicht versteuert wird, im späteren Verlauf des Jahres aber noch deutlich teurere Veranstaltungen erfolgen und sich für diese der Freibetrag wegen des Verbrauchs durch die günstige Veranstaltung nicht mehr nutzen lässt. Aus diesem Grund kann eine bereits durchgeführte Betriebsveranstaltung auch rückwirkend pauschal zulasten des Arbeitgebers versteuert und so der Freibetrag bei einer späteren Veranstaltung genutzt werden.

Wichtig | Die Sozialabgaben entfallen bei einer rückwirkenden Pauschalierung aber nur, wenn die Pauschalierung zeitnah vorgenommen wird (BSG, Urteil vom 23.04.2024, Az. B 12 BA 3/22, Abruf-Nr. 241172). Damit muss die Pauschalversteuerung vor dem 28.02. des Folgejahres und vor Erstellung der Lohnsteuerjahresbescheinigung erfolgen.

Mit folgendem Prüf- und Rechenschema haben Sie die lohnsteuerlichen Berechnungs- und Besteuerungsschritte bei Betriebsveranstaltungen im Griff: